Não é raro que uma empresa saia um pouco da linha da estratégia traçada quando o momento é de crise ou quando é preciso “apagar algum incêndio”. A pressão para atingir os objetivos financeiros e aumentar a receita obriga às organizações colocar muita atenção em problemas de curto prazo e acaba deixando de lado tudo que foi estabelecido previamente.

Por isso, as reuniões de revisão de resultados são fundamentais para manter viva, na mente dos colaboradores, a necessidade de não cometer desvios. De fato, não estamos falando para sua companhia ignorar as pendências diárias, mas é fundamental tomar decisões informadas e pautadas na estratégia macro. Assim, juntamos ambos conceitos: organização (estratégia) com os objetivos (execução).

Preparação para reunião de resultados

De uma forma geral, a função da reunião de revisão é exatamente manter o acompanhamento dos resultados, validar as hipóteses e realizar qualquer ajuste necessário para que as operações continuem funcionando de forma alinhada com o estabelecido.

As reuniões, para que sejam produtivas, devem envolver a equipe de operações, os líderes setoriais e todos os colaboradores com papel chave. Dessa forma, todos os setores da organização estarão representados e as informações e resoluções podem ser compartilhadas com o resto das equipes.

Em primeiro lugar, é importante definir quem vai participar do evento. Citamos alguns cargos acima, mas, fundamentalmente, considere convidar os seguintes envolvidos: diretor geral, diretor executivo, diretor por áreas e representantes de equipes. Caso seja necessário, outros membros podem ser convidados. O importante é que os decisores tenham papel e lugar neste tipo de encontro.

Em segundo lugar, definir a data da reunião e pauta. Sobre a data, é importante antecipar os encontros em, pelo menos, uma semana. Dessa forma, todos têm tempo para reunir informações, atualizar-se sobre o estado atual dos processos e participar com base em dados concretos. Levantamentos, KPIs, informes, tudo deve ser assimilado e estar à disposição no momento.

Sobre a Pauta, informar aos participantes o que será visto ajuda a manter o foco durante as reuniões e a não mudar de assunto. A pauta deve ser clara e objetiva. Sua equipe pode, por exemplo, considerar: ações corretivas para reverter quadros de objetivos não atingidos, aprovar ou reprovar sugestões de modificação nas iniciativas relacionadas à estratégia, revisar os KPIs e etc.

Condução da reunião

A reunião de revisão de resultados  não deve ser confundida com um momento de briefing de processos. De fato, os participantes podem atualizar os outros sobre as condições do avanço de processos ou execução de tarefas, mas a reunião não deve focar em falhas por área, na busca de “culpados”. Nem sempre é tão fácil obter respostas e resultados rápidos, principalmente em instituições mais complexas.

Exatamente por isso, uma reunião eficiente precisa envolver toda a equipe para que soluções sejam encontradas e os problemas sejam resolvidos em conjunto. Dessa forma, o líder tem um papel ativo na participação de todos os executivos, sempre buscando gerar um clima apropriado. A condução precisa levar o evento de forma que a responsabilidade seja um sentido estimulado e que os logros e perdas sejam compartilhadas.

A reunião também precisa ser objetiva. Sugira que os celulares sejam guardados durante a duração da mesma, desmotive as conversas paralelas que não tenham a ver com o que se debate na reunião e, caso surja algo pertinente, mas que não tenha o tempo necessário, anote como um novo item para incluir na pauta do próximo encontro.

Por último, mas não menos importante, o responsável pela convocação e acompanhamento das ações deverá consolidar as decisões e deliberações documentando tudo em uma Ata.

Periodicidade da reunião de resultados

As reuniões de acompanhamento de resultados podem ter periodicidade variáveis com pautas padrão pré-estabelecidas. Cada empresa encontra a melhor maneira para trabalhar.

No entanto, identificamos que as organizações que realizam as reuniões em dois ciclos: um mais curto, denominado monitoramento e controle, e outro mais longo, denominado aprendizado estratégico, costumamter melhores resultados. Os ciclos mais curtos podem ser mensais e os mais longos, trimestrais.

Deixando a reunião de resultados mais prática

Para deixar sua reunião de revisão dos resultados mais prática, sugerimos algumas rotinas que ajudarão a manter o foco e maior produtividade. Veja a seguir:

1.    Projetar os resultados de uma das áreas hierarquicamente subordinadas;

2.    Verificar se há metas não atingidas na área. Se houver, discutir quais são as ações corretivas para que o resultado negativo não volte a se repetir. Também é importante verificar as causas para o não atingimento e suas justificativas.

3.    Verificar o cronograma dos projetos da área – Se houver problemas no andamento do projeto, inserir novas atividades no próprio projeto para corrigir o andamento

4.    Repetir os passos 1 a 3 para todas as áreas, seguindo a ordem da hierarquia, ou seja, colocando as áreas mais importantes para o negócio primeiro.

Sua empresa realiza reuniões de revisão de resultados? Qual é a frequência? São funcionais? As reuniões deste tipo têm um papel fundamental na organização das empresas, desenvolvimento de processos e acompanhamento tanto setorial como global da companhia.