O modelo de trabalho conhecido como home office tem ganhado força nos últimos anos, especialmente devido à influência da pandemia. Esse cenário levou várias empresas a se empenharem na criação de políticas de trabalho remoto, visando estabelecer diretrizes para esse formato de serviço.
A ascensão do home office é claramente evidenciada pelos números. Aproximadamente 40% dos trabalhadores nos Estados Unidos já adotaram esse método, e essa tendência tem perspectiva de crescimento nos próximos anos.
Para muitas pessoas que almejam adentrar no universo do home office, a priorização do bem-estar e da saúde se configura como fator determinante. Contudo, permanecem diversas incertezas a respeito de uma política para o home office, no que diz respeito às responsabilidades tanto da empresa quanto do funcionário, bem como estratégias para manter a produtividade mesmo à distância. Pensando nisso, este texto tem como objetivo esclarecer todos esses pontos. Continue a leitura e compreenda melhor!
Como surgiu o trabalho home office?
Os aplicativos de mensagens, tanto para uso pessoal (Skype, Messenger, Whatsapp) quanto para o ambiente empresarial (Slack, Google Hangouts), e as soluções de Cloud Computing (Dropbox, G Suite) transformaram profundamente a maneira como as pessoas se comunicam, compartilham informações e realizam suas atividades de trabalho.
Esses avanços impulsionaram o conceito de home office, permitindo que ele se firmasse como uma prática consolidada. Hoje, essas ferramentas, baseadas na ideia de Computação em Nuvem, oferecem a capacidade de armazenar e compartilhar diversos tipos de arquivos na web, como textos, imagens, áudios, vídeos e planilhas.
Nesse contexto, qualquer tarefa que exija somente um computador e uma conexão à internet está apta a ser realizada no formato de home office.
Como funciona a política de home office?
Para que o trabalho remoto seja eficaz e produtivo, algumas condições são essenciais. Primeiramente, a empresa deve fornecer as ferramentas e recursos necessários para que o colaborador possa desempenhar suas funções de maneira produtiva. Isso inclui a disponibilização de um computador adequado, uma cadeira ergonômica e outros equipamentos necessários.
Além disso, a conectividade é crucial. Uma conexão de internet estável e de alta velocidade é fundamental para que o colaborador possa participar de videochamadas, acessar sistemas da empresa e realizar suas tarefas online sem problemas. Plataformas de comunicação e colaboração, como videoconferências e aplicativos de mensagens, também são vitais para manter a equipe conectada.
No contexto da legislação brasileira, o trabalho remoto está regulamentado pela Lei 13.467. Isso significa que, mesmo atuando à distância, os colaboradores ainda estão sujeitos às regras estabelecidas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A jornada de trabalho, que é de 44 horas semanais, precisa ser respeitada, assim como os direitos trabalhistas e benefícios previstos.
É importante destacar que existem duas formas principais de trabalho remoto:
1- Trabalho 100% remoto: Nesse cenário, o colaborador não precisa comparecer à empresa fisicamente. Todas as interações, reuniões e colaborações são realizadas virtualmente, por meio de plataformas online. Essa abordagem oferece máxima flexibilidade, permitindo que os colaboradores escolham onde desejam trabalhar.
2- Home office híbrido: Essa modalidade combina o trabalho remoto com a presença física na empresa em alguns dias. Essa abordagem equilibra a flexibilidade do trabalho à distância com a necessidade de interações pessoais e colaboração presencial.
Quais são as vantagens do trabalho home office para as empresas e os colaboradores?
De acordo com um estudo conduzido na Universidade de Stanford, na Califórnia, os efeitos positivos do trabalho remoto foram destacados através de uma análise realizada em uma agência de viagens.
O líder da pesquisa, Nicholas Bloom, ao realizar o experimento, constatou um notável aumento de 13% na produtividade dos colaboradores que adotaram o home office. Além desse aumento quantitativo, os funcionários demonstraram maior satisfação no desempenho de suas funções e tendiam a fazer menos pausas ao longo do expediente.
O estudo também revelou que a adoção do trabalho remoto estava associada a uma diminuição no índice de enfermidades entre os trabalhadores, contribuindo para um índice reduzido de ausências por motivos de saúde. Surpreendentemente, a empresa experimentou uma economia de 50% em custos, em comparação com os funcionários que permaneceram trabalhando no escritório convencional.
Outro estudo, realizado pelo site Indeed, aprofundou ainda mais as vantagens do trabalho remoto para as organizações. Os benefícios destacados, são:
- Redução substancial de 52% na taxa de rotatividade de funcionários (turnover), indicando uma maior fidelidade dos colaboradores.
- Um notável corte de 50% nos gastos operacionais, resultando em economias significativas para as empresas.
- Diminuição expressiva de 31% nos custos relativos a benefícios oferecidos aos trabalhadores.
- Aumento de 57% no nível de engajamento dos funcionários, apontando para uma maior motivação e envolvimento no trabalho.
- Queda de 50% na taxa de absenteísmo, indicando uma maior presença dos colaboradores nas atividades laborais.
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Na prática, as organizações também têm observado vantagens adicionais, incluindo a retenção efetiva de talentos, uma vez que o trabalho remoto é percebido como um benefício concedido pelas empresas aos seus colaboradores. Essas descobertas ressaltam não apenas os benefícios para os funcionários, mas também as oportunidades de otimização e crescimento que o trabalho remoto pode proporcionar às organizações.
Dicas práticas para aumentar a produtividade no home office
O trabalho remoto trouxe à tona a necessidade de adotar estratégias para manter a produtividade e a eficiência em um ambiente menos estruturado. Aqui estão algumas dicas para otimizar seu desempenho enquanto trabalha remotamente:
1- Defina um ambiente de trabalho adequado
Para alcançar um nível elevado de produtividade no home office, estabeleça um espaço dedicado ao trabalho. Evite trabalhar na cama ou em ambientes com muito barulho, pois isso pode comprometer sua concentração. Converse com os membros da família sobre seu horário de trabalho e peça que respeitem o espaço durante esses momentos.
Também é importante priorizar a ergonomia: Sua cadeira, mesa e monitor devem estar alinhados ergonomicamente para garantir conforto e prevenir problemas de saúde. Lembre-se das recomendações da NR-17 para ajustar a altura da mesa, cadeira e posição do monitor.
2- Mantenha uma rotina consistente
Manter uma rotina semelhante à que você tinha no ambiente de escritório é fundamental. Estabeleça horários para começar e encerrar o trabalho, bem como para pausas ao longo do dia. Evite emendar os horários, pois isso pode levar à exaustão. Programar pausas curtas a cada 1-2 horas é uma ótima maneira de reenergizar sua mente e corpo para manter a produtividade.
3- Vista-se adequadamente
Evite a tentação de trabalhar de pijama. Vestir-se de maneira adequada, mesmo que não seja formal, ajuda seu cérebro a entrar no modo de trabalho. Além disso, você estará pronto para reuniões de vídeo ou chamadas de última hora, mantendo uma sensação profissional.
4- Evite multitarefa
Acredite ou não, a multitarefa não é tão eficaz quanto parece. Concentre-se em uma tarefa de cada vez para obter resultados de melhor qualidade e evitar o esgotamento mental. Alternar entre várias tarefas pode diminuir sua produtividade.
5- Mantenha a comunicação
Mantenha-se conectado com sua equipe por meio de videoconferências regulares. Isso não apenas alinha as expectativas e metas, mas também evita a sensação de isolamento. Utilize ferramentas de chat para comunicação contínua, troca de ideias e colaboração.
6- Defina expectativas claras
Seja transparente com sua equipe sobre metas, prazos e responsabilidades. Isso reduzirá mal-entendidos e garantirá que todos estejam alinhados com o trabalho que precisa ser feito. Manter a clareza nas expectativas ajuda a criar um ambiente de trabalho mais tranquilo e produtivo.
7- Aproveite os benefícios do trabalho remoto
O trabalho remoto oferece flexibilidade, permitindo otimizar sua rotina e agenda. Use essa vantagem para equilibrar o tempo entre tarefas profissionais e pessoais, mas lembre-se de manter limites claros entre eles para evitar esgotamento.
Como implementar o home office de modo eficaz?
Implementar o home office na empresa é um processo que requer planejamento e cuidados para garantir a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. Aqui estão os três passos essenciais para realizar essa transição de maneira eficaz:
1- Defina critérios para a modalidade de home office:
- Comece identificando quais funções na empresa podem ser desempenhadas remotamente. Geralmente, atividades que dependem principalmente de um computador são as mais adequadas.
- Estabeleça critérios claros para a elegibilidade ao home office. Isso pode incluir a natureza da função, a capacidade de realizar o trabalho sem depender de equipamentos físicos da empresa, entre outros.
2- Crie uma política de home office:
- Desenvolva uma política detalhada que aborde os cenários em que o trabalho remoto é permitido, quantos dias por semana, como solicitar o home office, etc.
- Inclua diretrizes para a comunicação entre a equipe e os gestores, para que todos permaneçam conectados e alinhados. Isso inclui a utilização de ferramentas de comunicação online, horários para reuniões virtuais, e a necessidade de relatórios de progresso.
3- Fortaleça a cultura organizacional:
- Incentive a autonomia dos colaboradores, permitindo que eles tomem decisões e resolvam problemas do cotidiano de trabalho.
- Mantenha uma cultura de trabalho em equipe, mesmo à distância. Valorize a colaboração e o compartilhamento de conhecimentos, e encoraje os colaboradores a buscar soluções juntos.
- Garanta que todos estejam cientes das políticas e responsabilidades associadas ao home office, destacando que, embora remoto, o trabalho continua sendo uma prioridade.
Também é fundamental manter uma boa comunicação interna em todos os processos. Certifique-se de manter uma plataforma de comunicação eficaz para facilitar a colaboração e o acompanhamento do progresso, independentemente da ferramenta utilizada, desde que seja eficaz e acessível a todos os colaboradores. Mas caso você encontre dificuldade em alguma etapa, uma boa dica é contar com a ajuda de um software de gestão de desempenho. Essas ferramentas auxiliam na avaliação do desempenho da equipe, proporcionando insights valiosos para determinar a eficácia desse modelo de trabalho.
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No cenário atual, em que o trabalho remoto se tornou uma realidade predominante, a gestão de equipes ganha uma importância ainda maior. Nesse contexto, a gestão de desempenho surge como um elemento essencial para apoiar o crescimento das empresas nesse novo ambiente.
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