Você conhece a área de gestão de riscos? Assim como a área estratégica, financeira e administrativa, por exemplo, a gestão de riscos é uma área que precisa de bastante atenção e cuidado dentro de uma organização.
Mas como assim, a minha empresa possui riscos?
Gestão de riscos – tudo o que você precisa para realizar a gestão de riscos em sua empresa.
Sim, a sua empresa possui riscos, assim como todas as outras. Os riscos existem em qualquer empresa, justificando a importância de existir a área de gestão de riscos nas organizações.
Quer entender mais sobre o assunto e ver como a gestão de riscos é importante e pode ser facilmente aplicada na sua empresa? Então continue a leitura deste conteúdo que a Actio preparou para você.
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Como definir os riscos?
Do latim, periculum, risco, em seu significado literal, é a possibilidade de algo dar errado, ou seja, podemos considerar como riscos, aqueles acontecimentos inesperados ou não, que ocorrem fora do planejamento.
Com isso em mente, já é possível entender melhor porque os riscos estão presentes em todos os lugares e em todas as organizações. Trazendo essa visão para o mundo empresarial, podemos citar alguns riscos bem comuns, com os quais você e sua organização lidam diariamente, mas provavelmente não os classificam como tal.
- Crises financeiras;
- Quebra de um maquinário, que atrasa a produção e pode acarretar perda de contratos;
- Falta de matéria-prima;
- Falta de energia;
- Danos estruturais
Esses são só alguns exemplos de riscos que uma empresa pode ter e é preciso entender e aceitar que eles fazem parte de qualquer negócio. Podemos considerar essas duas palavras quase como sinônimos, não importa o quão grande é a estrutura, a sua marca ou quão bom o seu serviço é.
O importante é que as organizações tenham consciência de que os riscos existem e sempre vão existir. O que fará diferença é a maneira como ela lida com o risco e é aqui que entra o tema central deste conteúdo, a gestão de riscos, que proporciona as ferramentas necessárias para solucionar e/ou minimizar os problemas.
Mas afinal, o que é a gestão de riscos?
Como falamos, os riscos são aqueles acontecimentos inesperados que podem trazer algum tipo de prejuízo para a organização. A gestão de riscos é o conjunto de boas práticas e metodologias que ajudam a gerenciar e controlar esses problemas.
Ao aplicar essas metodologias, a empresa consegue se organizar em relação a esses problemas, planejando e utilizando recursos materiais e humanos para solucionar. Dessa forma, a empresa consegue se preparar e até solucionar essas ameaças em potencial. Para isso, é preciso planejar e utilizar ferramentas, digitais ou não, para minimizar, solucionar ou tratar os riscos.
Basicamente, é possível desenvolver a gestão de riscos em duas frentes de trabalho: a preventiva, que busca antecipar os riscos, e a prescritiva, que lida com os riscos que acontecem inesperadamente. O monitoramento constante, além de obviamente servir para prevenir e solucionar os riscos, desenvolve a habilidade de responder de maneira dinâmica aos eventos inesperados e aos cenários de incertezas.
Isso está diretamente relacionado, inclusive, com a globalização e a constante evolução do mundo e da sociedade. Se o mundo, a sociedade e as pessoas mudam, os riscos inerentes a eles também evoluem e mudam. Daí a importância do monitoramento constante dos riscos, afinal, ações desenvolvidas que foram efetivas em um determinado momento podem não ser em outros. É preciso desenvolver e avaliar as soluções de acordo com os riscos, sua evolução e o momento em que ele se encontra.
Importante salientar que a função da gestão de riscos não é buscar um culpado ou justificativas para um problema, e sim encontrar soluções que evitem consequências maiores e negativas para aquela situação.
Quais são os tipos de riscos que podem ser gerenciados?
Os riscos são incertezas e problemas que podem surgir a qualquer momento na organização. Podem ser operacionais, financeiros, gerenciais, por falha humana e até mesmo por azar, afinal, tem coisas que é realmente difícil de prever.
Entre os riscos mais comuns nas empresas e que podem ser gerenciados, podemos destacar:
- Acidentes de trabalho;
- Processos judiciais;
- Acidente ambiental;
- Reputação da marca;
- Fraude financeira;
- Perda de funcionários;
- Elevação de custos de produtos/matéria-prima.
Vale destacar que existem muitos outros riscos e eles variam conforme a realidade e o segmento de cada empresa. Por isso, é importante que as empresas monitorem os riscos iminentes à sua realidade e apliquem ações para mitigá-los.
Quais são as etapas da gestão de riscos?
Assim como toda metodologia, o gerenciamento de riscos também sugere que algumas etapas sejam seguidas. Vamos falar um pouco neste tópico sobre cada uma delas, que basicamente podem ser divididas em 5 etapas.
Passo 1 – Organização
Aqui, em primeiro lugar, é preciso conhecer a fundo a empresa, sua realidade, o contexto e o local onde está inserida. Esse é o elemento principal de uma gestão de riscos eficiente, afinal, quanto mais você conhece o seu negócio, mais fácil é definir quais são os riscos inerentes a ele. É necessário, inclusive, utilizar da matriz de riscos para conseguir identificar os riscos com mais efetividade. Para isso, comece definindo um setor ou funcionário responsável por essa gestão. Além de ter a função centralizada para facilitar o acesso a informações quando necessário, a empresa também consegue direcionar investimentos para a capacitação de profissionais, visando aumentar a qualidade e eficiência do setor.
Passo 2 – Identificação
Para planejar soluções, mitigar e tratar os riscos, primeiro é preciso identificá-los. Portanto, realize uma análise profunda para identificar quais os riscos que devem ser gerenciados, sem preconceitos e medo de encontrá-los.
Passo 3 – Mensuração
Agora que os riscos já foram identificados, é hora de definir prioridades e mensurar quais devem receber mais atenção e quais podem ser mitigados em um segundo momento. Para isso, calcule a probabilidade do risco se concretizar, o impacto que ele pode causar e realize análises quantitativas e qualitativas de danos.
Passo 4 – Solução
Com os riscos e sua gravidade em mãos, é hora de começar a planejar as soluções para evitar e/ou diminuir os riscos e consequências. Com o gerenciamento correto, é possível inclusive transformar seus riscos em oportunidades. Ter uma equipe centralizada e especializada para desenvolver essas soluções é fundamental para garantir a eficiência do setor.
Passo 5 – Monitoramento
Esse é o momento de maior atenção. Temos o costume de ficar desatentos após a resolução de problemas, como se eles não pudessem acontecer novamente. E é aqui que se encontra o perigo da gestão de riscos. Por mais que os riscos tenham sido solucionados momentaneamente, eles podem voltar a aparecer.
Além disso, é importante verificar se houve riscos residuais ou se novos riscos podem surgir, certificando se as ações planejadas pela equipe tiveram o resultado esperado. Por isso, quando falamos em gestão de riscos, monitoramento deve ser a palavra-chave.
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Quais ferramentas posso utilizar para gerenciar riscos?
A gestão de riscos não é tão difícil quanto você pensa ou possa parecer. Na verdade, existem metodologias e ferramentas que tornam esse processo bem mais fácil e intuitivo. Neste tópico vamos falar disso, assim, você pode começar aplicar as ferramentas de gestão de riscos na sua empresa. Vamos conhecer cada uma delas?
PFMEA – Process Failure Mode and Effective Analysis
Achou o nome difícil? Calma, que a gente explica. PFMEA em tradução para o português, significa Modo de Falha de Processo e Análise Eficaz.
É uma metodologia que auxilia na identificação de falhas em produtos ou processos. Ele ocorre basicamente em 4 etapas: identificação, análise, geração da prioridade do risco e solução.
O segredo desta metodologia está na fase de análise, na qual é realizada o diagnóstico da gravidade do problema (G), a probabilidade de ocorrência (O) e a possibilidade de detecção da falha (D) com notas de 1 a 10, sendo 1 maior probabilidade de risco acontecer e 10 menor.
Com isso, na fase de geração de prioridade, aplica-se a fórmula G x O x D = RPN, ou número de prioridade de risco. Ela pode ser aplicada para diferentes produtos, processos e setores de uma empresa.
What if?
E se…? É isso mesmo, com essa ferramenta você pode dar asas à imaginação (mas cuidado para não exagerar) e imaginar cenários e possibilidades que possam afetar a empresa.
Essa ferramenta funciona com bases em perguntas que você se faz no cotidiano sem nem perceber, como e se acontecer isso ou aquilo? Para trazer para o universo empresarial, separamos algumas perguntas que podem ajudar você a começar:
- E se a matéria-prima acabar?
- E se um novo imposto surgir?
- E se um equipamento quebrar?
- E se faltar energia?
- E se eu não atingir as metas de vendas?
Com essas e outras perguntas feitas, a equipe de gerenciamento de riscos consegue analisar e criar soluções ou formas de amenização caso essas situações venham a acontecer.
Matriz GUT
A matriz GUT é um acrônimo para Gravidade, Urgência e Tendência. Seu objetivo é ajudar a equipe que realiza o gerenciamento a definir as prioridades, providências e soluções que devem ser tomadas para evitar que o risco em questão aconteça e se complique ainda mais.
Para isso, o primeiro passo é listar em uma planilha os possíveis riscos que possam afetar a empresa e, depois, criar três colunas que conterão cada um dos quesitos que devem ser avaliados, o GUT.
Feito isso, você irá numerá-los de 1 a 5, sendo 1 o mais grave e que deve ser priorizado, e 5 o menos grave e que pode esperar para ser solucionado.
Ao final, é preciso multiplicar as notas dadas para chegar a um resultado e, com base neles, a equipe conseguirá visualizar melhor o que deve ser priorizado e o que pode esperar para ser solucionado.
Matriz de Risco
É uma ferramenta que ajuda a identificar e visualizar de maneira mais eficiente os riscos que uma organização pode vir a enfrentar. Com ela, fica muito mais fácil e didático entender quais riscos são graves e quais são mais leves, ajudando na hora de elencar as prioridades para a definição de estratégias e planos de ação.
Basicamente, ela é uma tabela onde a probabilidade fica no eixo vertical e o impacto no horizontal. Ao alimentar essa tabela, é possível visualizar os principais riscos.
Análise SWOT
Essa é uma ferramenta de análise estratégica muito utilizada no mercado. Com ela, é possível analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças com o auxílio de um quadro.
É um método muito importante e essencial não só na gestão de riscos, como também na elaboração de planejamento estratégico empresarial, podendo ser aplicado em processos, produtos ou serviços.
Com cada uma das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças elencadas, é hora da equipe de gestão de risco iniciar o desenvolvimento de estratégias para garantir que os pontos positivos continuem apresentando o resultado esperado e que os pontos negativos possam ser amenizados e talvez até solucionados.
Análise Preliminar de Riscos
Também conhecida como APR, a Análise Preliminar de Riscos possui um fundamento bastante similar ao da Matriz GUT. Ela é simples, bem prática e prevê os riscos empresariais e a possibilidade de que eles aconteçam.
Basta elencar todos os riscos possíveis e imagináveis que possam acontecer, suas causas e atribuir uma nota de 1 a 3. Quanto maior for a nota que o risco receber, maior a probabilidade dele acontecer. Dessa forma, ficará mais fácil saber qual deles você deverá priorizar.
Essas são só algumas das várias ferramentas e metodologias de gerenciamento de riscos que existem. Como você pode perceber, elas partem do mesmo pressuposto, identificação, análise e definição de prioridade para cada um dos riscos, a fim de criar estratégias para solucionar ou mitigar.
Na gestão de riscos, o monitoramento constante é o segredo e, com essas e outras ferramentas em mãos, fica muito mais fácil realizar essa tarefa. Ao contrário do que você possa imaginar, a fase de monitoramento não precisa ser difícil ou complexa. Ela pode, inclusive, ser automatizada por softwares, como o Belt by Actio, o software de gestão de risco aprovado pela Falconi, que disponibiliza de forma automatizada essas e outras ferramentas para empresas. Conheça o Belt by Actio
Porque as empresas devem investir em gestão de risco?
Para além das metas individuais de cada organização, um objetivo comum às empresas é o crescimento. E para crescer, é preciso, independentemente do tamanho da empresa, ter um planejamento estratégico bem definido, bem como um plano para gestão de riscos.
De acordo com dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), mais de 70% das empresas brasileiras fecham as portas em menos de 10 anos de atividades e a cada 5 empresas abertas, uma delas encerra suas atividades em menos de um ano.
Os motivos principais que acarretam nesse cenário são os problemas financeiros, de planejamento e relacionados ao produto e/ou serviço em si. O gerenciamento de risco, junto com o planejamento estratégico, ajudam a empresa a estar preparada caso esses riscos venham a se concretizar.
Pensando nestes possíveis cenários, separamos aqui alguns motivos que evidenciam a importância do gerenciamento de risco no mundo empresarial:
Prevenção de riscos financeiros
Os riscos financeiros são os mais presentes nas empresas brasileiras. Crises financeiras, aumento de impostos e taxas, baixa lucratividade, são alguns dos problemas que as empresas enfrentam. A gestão de riscos não evita que esses problemas aconteçam, mas deixa a sua empresa preparada para enfrentar essas adversidades.
A falta dessa preparação, seja no produto ou serviço, pode acarretar prejuízos irreversíveis, podendo levar, inclusive, a empresa a falência.
Processos e recursos otimizados
Quando um risco se concretiza e a empresa não tem nenhum plano de contingência ou solução, a tendência é que os processos e recursos operacionais sejam afetados e fiquem fragilizados, piorando ainda mais a situação. Com o planejamento de riscos, além de ser possível identificar previamente os problemas, o manejo de recursos será feito de maneira mais eficiente e os processos ficarão mais seguros e assertivos.
Lucros
Sabemos que o lucro é ponto de extrema importância para as empresas. Lidar com os riscos depois de concretizados gera gastos e prejuízos. Quando isso acontece, podemos classificá-los, inclusive, como danos.
Os riscos, quando monitorados e controlados, podem não se tornar um problema e caso isso ocorra, a empresa estará organizada e preparada para enfrentá-los, desde a alocação de recursos até possíveis baixas no financeiro. O importante, é que ela não será pega desprevenida com gastos emergenciais e fora do planejado.
Normativas para auxiliar na gestão de riscos
Assim como existem as famosas normas de qualidade, como a ISO 9001 ou a BPF (Boas Práticas de Fabricação), existem também normas e certificações que garantem a eficiência dos processos de gestão, inclusive a de riscos.
E porquê a sua empresa deve se preocupar em estar alinhada à essas normas?
Essas certificações e normas, muitas vezes internacionais, garantem a qualidade não só em concorrências no mercado nacional , mas asseguram a qualidade a nível global. Ou seja, para uma empresa que deseja crescer, prosperar e garantir a qualidade de produtos e processos para além do tradicional, essas normativas são essenciais.
ISO 310000
A ISO (International Organization for Standardization) possui normas reconhecidas em todo o mundo que buscam assegurar a qualidade de processos, produtos e serviços.
A norma ISO 31000 é uma das mais importantes para o gerenciamento de riscos. Ela busca melhorar a eficiência operacional do negócio, tornar a tomada de decisão mais assertiva e claro, prevenir os riscos.
Alguns dos passos principais que devem ser seguidos para essa norma são a identificação, classificação, avaliação e tratamento de riscos. Ou seja, como falamos acima, sua aplicação é bastante similar e baseadas nas diversas ferramentas e metodologias de gestão de riscos que tratamos anteriormente.
COSO
Criado em 1992, o COSO, sigla para Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, é um guia para orientar as empresas para as melhores práticas internas visando prevenir fraudes.
Na prática, ele é um processo de controle interno que objetiva diminuir os riscos e aumentar a chance de alcançar os objetivos.
PMI
Project Management Institute ou Instituto de Gerenciamento de Projetos onde é possível retirar certificados que atestam o nível de conhecimento dos profissionais em suas respectivas áreas.
Ao todo, são seis tipos de certificações reconhecidas mundialmente para gerentes de projetos que desejam consolidar suas habilidades. Essa associação especializada criou o PMBOK, que é um guia com as melhores práticas para o gerenciamento de projetos.
A importância da automatização de processos no gerenciamento de riscos
Agora que você já conhece o que é a gestão de riscos, sua importância, etapas, metodologias e até mesmo suas normativas, imagine gerir e fiscalizar tudo isso manualmente?
Podemos até dizer que isso é possível, mas não efetivo. As chances de erros e, principalmente, falhas humanas são muito grandes. Quando o assunto são riscos, que já são inesperados e perigosos para o universo da sua organização, não podemos nos arriscar ainda mais.
Sendo assim, se olharmos por outra perspectiva, percebemos cada vez mais que tempo é dinheiro. As organizações prezam por eficiência, agilidade, inovação e tecnologia. Não faz sentido delegar um time inteiro para realizar uma tarefa que pode ser realizada de maneira automatizada. Mais do que isso, não é melhor utilizar essa equipe e esse recurso para encontrar as soluções, atuando na parte estratégica e não na operacional?
Fazendo todo esse processo de gerenciamento de risco manualmente, a chance de que ele seja ineficiente é muito alta. Entre as desvantagens, podemos citar:
- Ausência de monitoramento constante;
- Falta de padronização nos dados e processos;
- Perda de tempo com análises manuais;
- Alto custo;
- Baixa efetividade.
Foi pensando em criar um ambiente seguro, automatizado, padronizado e propício para tomada de decisão assertiva e mais eficiente, que a Actio desenvolveu o Belt, um software de gestão de riscos.
Com uma ferramenta simples, intuitiva e automatizada, reunimos em um só lugar todas as soluções necessárias para realizar o gerenciamento de riscos da sua organização. Dados e processos padronizados, alta eficiência, monitoramento em tempo real, ganho de produtividade e diminuição de custos, tudo isso está ao alcance de quem utiliza o Belt by Actio.
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Você e sua equipe terão acesso a relatórios detalhados para conseguir realizar o monitoramento de riscos com mais eficiência, identificando, elencando prioridades e criando planos de mitigação embasados em dados. Além disso, o Belt oferece uma interface que facilita a visualização do todo e conta com ferramentas como:
- Dashboard;
- Matriz de Risco;
- Plano de Mitigação;
- Matriz de Risco por Processo;
- Acompanhamento de ações;
- Gestão de pendências;
- Comunicação centralizada;
- Riscos.
Em um único lugar, é possível assegurar que a sua empresa está protegida ou então, preparada para enfrentar suas principais ameaças, adversidades e riscos. Gostamos de pensar que os riscos sempre existirão, o que vai fazer diferença é a maneira com que você e a sua organização lidam com eles. Essa nova solução desenvolvida pela Actio vai mudar de uma vez por todas a sua relação com as ameaças e a forma como você cria soluções.
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