Você sabe como gerenciar projetos na sua empresa, e transformar grandes ideias em resultados concretos? Esse é um ponto fundamental em qualquer negócio, certo?
A área de gestão de projetos é responsável por usar ferramentas, conhecimentos, habilidades e os demais recursos necessários para a execução de suas grandes ideias inovadoras, dando forma àquilo que antes estava apenas no papel.
Com um bom gerenciamento de projetos, eles tendem a ser concluídos com sucesso, e a empresa consegue manter-se competitiva no mercado. Quer saber como conseguir tudo isso? Então continue lendo esse artigo com dicas de como gerenciar um projeto, para que você possa começar a executar o quanto antes!
Tenha metas específicas para os projetos
É muito comum que ainda existam projetos internos sem objetivos especificamente estabelecidos, e isso é um erro. Por exemplo: a organização tem como um de seus planos ampliar sua rede de clientes até o final do ano.
Tente encontrar uma meta determinada para isso, ampliar seus investimentos em captação de clientes em um determinado prazo, por exemplo. Isso vai ajudar a definir quais são as tarefas necessárias e os custos necessários, pois isso será fundamental para o controle de resultados.
Faça o planejamento do escopo antes da atividade
Escopo é a definição dos objetivos do projeto, dos resultados esperados e do trabalho a ser realizado. Deixá-los de lado é como fazer as malas sem saber o destino da viagem, as chances de tudo dar errado é certeira!
A definição do escopo ajuda a evitar que as equipes dos projetos percam tempo e recursos resolvendo problemas que fogem da sua alçada, garantindo a segurança da equipe, do percurso e, consequentemente, o sucesso do projeto.
Entenda o propósito dos seus projetos
A capacidade de entender por que seu projeto é importante para a organização e como ele se encaixa no planejamento estratégico geral da empresa, é um componente essencial para seu sucesso.
A capacidade de relacionar o sucesso do seu projeto com todas as metas e estratégias organizacionais é uma maneira eficaz de aumentar a dedicação, a moral, a motivação e o senso de importância dos membros da equipe.
Além disso, ao compreender e internalizar qual o propósito do seu projeto, fica mais claro onde você quer chegar e o que deve fazer para alcançar os objetivos estabelecidos.
Faça um cronograma dos projetos
Não há como planejar projetos sem ter um cronograma estabelecido. É ele que determinará o prazo para execução do projeto e para cada atividade a ser executada. A intenção do cronograma é segmentar o projeto em etapas e determinar o tempo aproximado para executar cada uma dessas etapas.
Quanto mais detalhado for o cronograma, maiores as chances de sucesso do projeto. Assim, evitam-se desvios de percurso, atrasos, imprevistos e perda de tempo com coisas desnecessárias.
Procure ser razoável com os prazos: nem muito curtos e nem muito longos. Leve em consideração as peculiaridades de cada equipe.
Lembre-se do orçamento
Quanto o seu projeto vai custar? Essa é a pergunta fundamental para se fazer durante o controle de projetos. Afinal, sem dinheiro para financiá-lo, ele dificilmente será concretizado. Por isso, coloque no papel o valor que precisará ser destinado para cada etapa do seu projeto. Além disso, monitore todos os custos a fim de evitar gastos desnecessários.
Esteja sempre ciente de quanto, quando e como o dinheiro está sendo gasto. E lembre-se: não gaste mais do que aquilo que você possui. Orçamento é uma peça fundamental nesse momento!
Faça reuniões periódicas com as equipes
Uma dica super importante de como planejar os projetos tem a ver com transparência, um dos fatores essenciais para a condução eficiente dos trabalhos.
Para que você possa alcançar os objetivos do seu projeto, é importante saber comunicar-se com as equipes, organizar reuniões e garantir que eles compreendam as etapas, e a importância de cada colaborador para um resultado bem sucedido.
Por isso, durante a execução do projeto, separe um dia da semana para discutir a evolução dos trabalhos, esclarecer dúvidas, alinhar pontos e fazer os ajustes que forem necessários. Desta forma, evita-se a baixa produtividade e promove-se uma integração entre todos os envolvidos no projeto.
Conheça os pontos fortes e fracos da sua equipe
O sucesso de um projeto depende muito das habilidades dos membros da equipe. Um líder eficiente deve conhecer os pontos fortes e fracos inerentes a cada colaborador do time, de modo que ele possa distribuir as tarefas de maneira mais assertiva, levando isso em consideração.
Aproveitar os pontos fortes dos membros da equipe certamente garantirá uma conclusão mais rápida das tarefas e um melhor gerenciamento do tempo. Com todos em uma equipe dando o melhor de si, e aproveitando ao máximo os seus pontos fortes, o projeto tende a ser bem-sucedido.
Automatize algumas tarefas
Uma maneira interessante de otimizar tempo, e também recursos humanos, é por meio da automação de tarefas, principalmente aquelas consideradas repetitivas.
Sistemas informatizados podem te ajudar a usar a tecnologia a seu favor. De forma prática e eficiente, você consegue agilizar a comunicação entre as equipes de trabalho, reduzir burocracias processuais, potencializar a qualidade de entrega das tarefas e fazer um controle de projetos mais eficiente.
Avalie o seu projeto
O último item da nossa lista de dicas para gestão de projetos tem a ver com a etapa mais importante de um projeto: a conclusão!
Ao terminar o projeto, é interessante que você faça uma avaliação de tudo o que foi feito, considerando erros e acertos. Por meio dessa análise, você saberá o que fazer e o que não fazer em projetos futuros, terá conhecimento sobre as etapas de execução, e irá adquirir expertise para lidar com situações futuras.
Gostou das dicas de gestão de projetos que preparamos? Então não perca mais tempo e coloque-as logo em prática! Aproveite e use um software para realizar a gestão dos projetos. Conheça o Tune, um sistema multimetodologia que poderá atender as suas necessidades.
