Las 5 mejores herramientas de gestión estratégica

Para lograr el éxito y alcanzar los objetivos deseados, es esencial contar con una gestión estratégica eficaz. Sin embargo, desarrollar una planificación estratégica puede ser una tarea ardua. Afortunadamente, existen diversas herramientas de gestión estratégica que hacen que este proceso sea más práctico y eficaz. 

Con eso en mente, en este post, presentaremos las cinco mejores herramientas de gestión estratégica que te ayudarán a impulsar tu negocio. Además, hablaremos de cómo un software con multimetodología puede ser un gran aliado en tus tareas estratégicas. ¡Disfruta de la lectura!

OKRs 

OKR (Objetivos y Resultados Clave) es una innovadora herramienta de gestión estratégica que destaca por su sencillez y eficacia y que ha sido ampliamente adoptada por empresas de gran crecimiento como Intel, Google, LinkedIn, Amazon y muchas otras.

Lo que diferencia a OKR de los modelos tradicionales es su enfoque centrado en la colaboración y la alineación. A través de los OKR, los objetivos se establecen de forma clara y objetiva, impulsando la colaboración entre los miembros del equipo. Después, cada objetivo se controla mediante resultados clave, que son indicadores específicos para evaluar el progreso hacia el objetivo.

¿Cómo utilizar OKR? 

En primer lugar, es importante definir los resultados clave y pensar en las acciones necesarias para alcanzar el objetivo de su empresa. Por lo general, se establecen entre 3 y 5 resultados clave para cada objetivo.

Además, puede ser útil evaluar las tareas necesarias para lograr cada resultado clave. Aunque no es obligatorio, exponer las tareas necesarias proporciona un marco más detallado para lograr los resultados clave.

Por ejemplo, si uno de los resultados clave es «aumentar la base de clientes en un 15%», algunas tareas relacionadas podrían ser hacer llamadas de prospección a diario, enviar correos electrónicos con cupones promocionales y reducir el precio del producto.

También es interesante implicar al personal en la definición de los OKR, pero recuerde: se recomienda que el 60% de los OKR sean definidos por los empleados responsables de sus actividades, mientras que el resto sean establecidos por el consejo de administración y los directivos. Además, es importante que los objetivos principales, que suelen tener un plazo más largo, se dividan en entregables trimestrales para su seguimiento semanal.

Mediante el cumplimiento de estas tareas, se espera lograr resultados clave que conduzcan al cumplimiento del objetivo principal de la empresa. Así se crea en la organización una cultura del logro.

SMART

SMART son las siglas de Specific (específico), Measurable (medible), Attainable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-bound (limitado en el tiempo). Estos cinco criterios son esenciales para convertir las ideas en objetivos realistas y prácticos, y por este motivo, la metodología se utiliza ampliamente para ayudar a personas y empresas a definir y alcanzar objetivos de forma clara y eficaz. 

Utilizando el enfoque SMART, es posible evitar metas poco claras y definir objetivos específicos para alcanzar el resultado esperado por la empresa. Además, la metodología proporciona expectativas, indicadores y acciones que aumentan las posibilidades de alcanzar el objetivo propuesto.

¿Cómo utilizar la metodología SMART? 

Para aplicar el modelo SMART es necesario seguir cada uno de los aspectos del acrónimo para facilitar la fijación de objetivos: 

• Específicos: los objetivos deben ser precisos y bien definidos, evitando generalidades. Esto garantiza que todo el mundo entienda claramente lo que hay que conseguir.
• Mensurables: Los objetivos deben ser cuantificables, para que sea posible medir los avances y determinar cuándo se han alcanzado. Además, unos indicadores claros y mensurables son esenciales para seguir los avances hacia el objetivo.
• Alcanzables: Los objetivos deben ser realistas. Es importante tener en cuenta los recursos, el tiempo y las capacidades disponibles para determinar si el objetivo puede alcanzarse.
• Pertinentes: los objetivos deben estar en consonancia con los objetivos generales de la persona o empresa y ser significativos y pertinentes para impulsar el progreso y el éxito.
• Limitados en el tiempo: Los objetivos deben estar limitados en el tiempo, fijando un plazo específico para su consecución. Esto ayuda a mantener la atención y a establecer hitos en el camino.

Para que lo entiendas mejor, vamos a ilustrar lo que sería un objetivo No-SMART y un objetivo SMART:

Objetivo no SMART: «Quiero ganar más dinero».

Meta SMART: «Hasta diciembre de este año, quiero aumentar mi salario actual en un 10% consiguiendo un nuevo puesto en otra empresa o siendo ascendido en mi empresa actual».

En el ejemplo anterior, el objetivo SMART es más específico y alcanzable que el objetivo no SMART. Es específico en el sentido de que establece un objetivo concreto, indicando el porcentaje de aumento salarial deseado y un plazo definido para alcanzar dicho objetivo. Por lo tanto, es preferible utilizarlo.

BSC 

El Cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta de gestión estratégica muy utilizada para facilitar la planificación y medir el rendimiento empresarial de forma equilibrada. Desarrollado por los profesores de la Universidad de Harvard Robert Kaplan y David Norton en la década de 1990, el BSC surgió como respuesta a las limitaciones de los métodos existentes centrados principalmente en indicadores financieros.

Lo más destacado del BSC se debe a su enfoque innovador, que permite evaluar y mejorar el rendimiento empresarial de forma integral. Además de ayudar a las organizaciones a alinear su misión, visión y valores, el BSC va más allá del análisis financiero, adoptando una visión completa del negocio desde una perspectiva de 360º.

A diferencia de medir únicamente los beneficios o pérdidas a corto plazo, el BSC evalúa el progreso de la empresa con respecto a las metas a largo plazo, convirtiéndolas en objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas. Además, este modelo de gestión permite tolerar algunas pérdidas en el presente mientras se aspira al éxito en el futuro.

¿Cómo utilizar el BSC? 

La herramienta de gestión estratégica, Balanced Scorecard (BSC) se desarrolló sobre la base de cuatro perspectivasque le ayudan a analizar el rendimiento de la organización de forma integral. Éstas son:

Perspectiva financiera: En esta perspectiva se consideran los objetivos financieros de la empresa a corto, medio y largo plazo, teniendo en cuenta las expectativas de los inversores. Se utilizan métricas como el Retorno de la Inversión (ROI), el Valor de Vida (LTV), el Coste de Adquisición de Clientes (CAC), el Ticket Medio y el Churn Rate, entre otras, que deben estar alineadas con el tipo de negocio y el mercado en el que opera.

Perspectiva de Clientes: Esta perspectiva se centra en las relaciones con los clientes y la cuota de mercado. Se definen estrategias para asegurar la retención y captación de clientes, así como su rentabilidad y el Perfil del Cliente Ideal (PCI).

Perspectiva de los procesos internos: El objetivo de esta perspectiva es identificar los procesos que más afectan a la empresa y mejorarlos. Además de centrarse en la calidad de los procesos internos, también es importante identificar la necesidad de crear nuevos procesos que hagan más plausible la estrategia.

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento: Esta perspectiva tiene como objetivo el aprendizaje continuo de la empresa y el desarrollo de su personal. Invertir en competencias y formación, aplicar un Código de Cultura adecuado, promover la satisfacción de los empleados y supervisar el clima organizativo son algunos de los puntos clave para el crecimiento sostenible de la empresa.

Es importante destacar que estas perspectivas del Cuadro de Mando Integral son interdependientes, es decir, para alcanzar los objetivos financieros es necesario satisfacer las necesidades de los clientes, mejorar los procesos internos e invertir en el aprendizaje y crecimiento del equipo.

PDCA

El ciclo PDCA es una herramienta de gestión estratégica que consta de cuatro pasos principales: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar. Su objetivo es promover mejoras continuas en procesos y productos, con el fin de resolver problemas y superar obstáculos.

Inicialmente desarrollado para el área de calidad, el PDCA es aplicable en diferentes sectores de la organización. Cuando una empresa identifica un problema o una necesidad, sigue los pasos del PDCA para buscar soluciones eficaces. 

Sin embargo, también es importante dejar claro que la herramienta de gestión estratégica PDCA es un ciclo continuo, que permite hacer una revisión de la planificación al final y reiniciar el ciclo, siempre con el objetivo de mejoras constantes. Por lo tanto, los procesos pueden y deben mejorarse constantemente a lo largo del tiempo.

¿Cómo aplicar el ciclo PDCA?

Para aplicar el Ciclo PDCA en las empresas, es fundamental que el equipo comprenda la metodología y sus etapas. Los empleados deben saber cómo funciona el PDCA y ser conscientes de la importancia de seguir los pasos para mejorar los procesos. Por eso, antes de nada, hay que comprobar cómo funciona cada tema:

• Planificar: Identificar problemas o necesidades, establecer metas y objetivos y definir indicadores de éxito.
• Hacer: Poner en práctica el plan de acción, siguiendo lo definido en el plan.
• Comprobar: Analizar los resultados y aprender de ellos, utilizando los indicadores definidos, y corregir los fallos identificados.
• Actuar: Transformar el aprendizaje en acciones de mejora, normalizando los procesos eficientes y corrigiendo los fallos.

En el momento de la aplicación, es fundamental establecer los responsables y los plazos del Ciclo PDCA de forma clara y precisa. De este modo se garantiza la correcta aplicación de la metodología. Además, el equipo también debe comprender cuáles son los objetivos de la aplicación del PDCA y qué resultados se espera conseguir con ella.

Tal como propone el PDCA, la empresa también debe planificar, ejecutar, verificar y actuar en la aplicación de la propia metodología. Es fundamental monitorear constantemente la eficacia y la mejora de los procesos de la empresa, ya que esta acción ayuda a mejorar la aplicación del Ciclo.

Estando siempre atenta al PDCA, la empresa podrá potenciar su desempeño y promover mejoras continuas en sus procesos, alcanzando resultados cada vez más eficientes.

Scrum

Desarrollado por Ken Schwaber y Jeff Sutherland, Scrum es una herramienta de gestión estratégica ágil para abordar proyectos complejos. Se utiliza ampliamente en el ámbito del desarrollo de software y sistemas por equipos de diversos tamaños y escenarios. Scrum se basa en ciclos de actividades denominados Sprints, planificados con antelación, centrados en la calidad y el cumplimiento de los plazos. 

Además, la metodología es conocida por conseguir resultados eficientes con menos recursos y tiempo, ya que permite el trabajo en equipo, el seguimiento del progreso del producto y el aprendizaje continuo. La herramienta también permite corregir problemas durante el proceso, obteniendo feedback de los usuarios a lo largo de los Sprints. 

¿Cómo aplicar el Scrum?

La implantación de la metodología Scrum puede llevarse a cabo siguiendo los siguientes pasos:

• Elige un proyecto piloto: Comienza con un proyecto de desarrollo sencillo y de bajo riesgo que permita al equipo familiarizarse con el proceso Scrum sin preocuparse demasiado por tareas específicas. Esto aumentará las posibilidades de éxito y facilitará la curva de aprendizaje del equipo.

• Define al Propietario del Producto: El Propietario del Producto actúa como puente entre el equipo de desarrollo y las áreas de negocio interesadas en el proyecto. Es el responsable de gestionar las expectativas, establecer prioridades y garantizar que se consigan los entregables de cada Sprint.

• Crea un Product Backlog: El Product Backlog es una lista que describe todas las actividades necesarias para hacer realidad la idea del producto. Además, el Propietario del Producto es responsable de construir, revisar y complementar esta lista, teniendo en cuenta las expectativas de las partes interesadas y del equipo de desarrollo.

• Escala tu equipo: Es esencial que los miembros del equipo tengan las habilidades requeridas y sean capaces de realizar las actividades del proyecto.

• Planifica Sprints: Sprints son ciclos de desarrollo de menos de un mes, por lo general dos semanas. Al principio de cada Sprint, el Propietario del Producto, el equipo y el Scrum Master se reúnen para seleccionar las tareas del Backlog del Producto que se llevarán a cabo durante ese ciclo.

Siguiendo estos pasos, estarás en camino de implantar con éxito la herramienta de gestión estratégica Scrum en tus proyectos.

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