¿Se encuentra satisfecho con la forma en que su empresa realiza la gestión de sus recursos financieros? A veces, hasta quien tiene facilidad para manejar números, estadísticas y proyecciones siente que es posible optimizar ese proceso y obtener mejores resultados.
El presupuesto matricial es una metodología que contribuye a un mayor control financiero y a un uso más estratégico de los recursos de la empresa. A continuación, entenderá cómo funciona esta característica y sabrá cuáles son sus ventajas. ¡Continuemos!
¿Qué es el presupuesto matricial?
El término «matricial» que define ese tipo de presupuesto tiene origen en la palabra matriz que, por definición, es una tabla que posibilita el cruce de datos dispuestos en dos ejes (fila y columna).
Uno de estos ejes, normalmente la fila, presenta los «paquetes» relativos a los gastos a los que se destina el presupuesto de la empresa. Por ejemplo: transporte, salarios, entrenamientos y viajes.
En el otro eje – la columna – quedan dispuestas las «entidades» o los sectores de la empresa, como el departamento de marketing, el departamento comercial y el directorio.
Así, el presupuesto matricial dirige esa división de los recursos de la empresa en base a la proyección de gastos con cada tipo de gasto (como salarios, viajes o entrenamientos).
En vez de contar con el responsable de cada sector para administrar los recursos destinados a su equipo, el presupuesto matricial presupone que haya un responsable de cada gasto relativo a las actividades de la empresa, que se denomina gestor de paquetes.
Las ventajas de ese recurso para las empresas
El presupuesto matricial permite que cada gestor de paquetes tenga una visión más amplia y estratégica de cómo se utiliza el dinero de la empresa y, por lo tanto, de cómo cada gasto puede ser mejor administrado para favorecer las finanzas de esa empresa.
Esto impide que diferentes sectores o departamentos tengan gastos muy distintos con actividades similares, generando un desequilibrio. En otras palabras, disminuye las posibilidades de que un gestor exagere en los costos costos o tome otras medidas inapropiadas para evitar futuras variaciones en el presupuesto.
La gestión de recursos basados en el presupuesto matricial contribuye, además, a reducir costos, para una mejor alineación entre la gestión financiera y la proyección presupuestaria y, también, para dar más transparencia a las finanzas de la empresa.
Todo ello favorece la actuación del departamento de contraloría, que pasa a tener condiciones de desarrollar su papel de forma más estratégica, convirtiéndose en una pieza más valiosa para el proceso de toma de decisiones y para el éxito del negocio.
Cómo utilizar el presupuesto matricial
Para empezar a utilizar este recurso, la empresa necesita identificar cuáles son sus paquetes, cuáles son sus departamentos y qué empleados serán responsables de la gestión de los recursos financieros.
Este cambio no debe anular el papel del gestor de cada departamento de la empresa en la realización de la proyección de los gastos. Su experiencia sigue siendo importante para que, entonces, el gestor de paquetes base su decisión para determinar la parte del presupuesto que será destinado a un gasto determinado.
Para que el presupuesto matricial sea bien aplicado, es necesario que los gestores de paquetes tengan autonomía para orientar gastos y hacer los cobros necesarios para que la empresa pueda corresponder a sus metas.
Y, para el éxito de esa gestión, vale contar con el apoyo de tecnologías específicas, como un software de Matriz Presupuestaria. Así la empresa tiene mejores condiciones de administrar y utilizar sus recursos de forma más inteligente y provechosa.
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