Muchos gerentes afirman que la planificación es una pérdida de tiempo y que lo mejor es poner “manos a la obra” de una vez. Sin embargo, quienes piensan de esta forma ciertamente no dan continuidad a la planificación estratégica, o sea, olvidaron el plan de acción.
El plan de acción es la estrategia transformada en acciones, en actividades que le permitan a la empresa llegar al logro de sus objetivos. Sin él, realmente la planificación no tiene mucho sentido, porque queda solamente en la idea, en el deseo de lograr algo.
Colocar un deseo o un objetivo estratégico en práctica, no siempre es tan fácil, pero existen algunos pasos básicos para que usted pueda crear un plan de acción eficaz. ¿Quieres descubrir cuáles son estos pasos?
Enfócate en un objetivo a la vez
Tu empresa no necesita de un único plan de acción. Ella requiere varios, uno para cada meta que pretendes alcanzar. En este sentido, vale la pena identificar un único objetivo cada vez, divídalo en metas y crea un plan de acción único para cada objetivo.
Ve cómo hacer despliegue de metas
Adopta una metodología
Puedes desarrollar un plan de acción de varias formas diferentes. Todo depende de la cultura de tu empresa y de cuáles son las herramientas que estás dispuestos a utilizar. Una herramienta muy sencilla que puede ayudar a confeccionar tu plan de acción es 5W2H. Con esto, responderás las 7 preguntas esenciales para cualquier plan de acción:
- ¿Qué?
- ¿Cuándo?
- ¿Dónde?
- ¿Por qué?
- ¿Quien?
- ¿Cuánto?
- ¿Cuánto cuesta?
De esta forma tendrás prácticamente tu problema identificado y lo que necesitas para concretar tu idea.
Sé realista
Para que tu plan de acción sea efectivo, deja de soñar demasiado alto. Sé realista, analiza tu trayectoria hasta ahora y proyecta tus logros de manera realista. Establece parámetros de rendimiento, define metas retadoras, pero factibles y finalmente establece el plan de acción para alcanzarlas.
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Define plazos
Todo plan de acción debe tener un cronograma con plazos que deben ser cumplidos, de lo contrario, tendrás una lista más de tareas que podrán o no ser concluidas. El cronograma sirve de orientación para que las personas sepan cuando deben hacer sus actividades e identifiquen sus interdependencias entre una actividad y otra. Por ejemplo, tu empresa no puede hacer una nueva inversión sin la captación de recursos, así una tarea depende de la anterior.
Distribuye las responsabilidades
A menos que estés creando un plan de acción para una meta individual, como tu evolución profesional, por ejemplo, probablemente tendrás más personas envueltas en la ejecución de las actividades. En este caso, no dejes de distribuir y comunicar las responsabilidades de cada uno, así como los plazos para que cada quien contribuya con su aporte.
Fomenta la comunicación
Para llevar tu plan de acción adelante, no debes contener la información. Lo mejor es compartir todo lo que está realizando tu equipo para que todos se hagan una idea de cuánto falta para que el objetivo sea logrado. Kanban es una excelente herramienta visual para hacer seguimiento a los proyectos, pues puedes utilizar pocos recursos y aun así tener una comunicación bastante eficiente dentro del equipo.
Haz seguimiento
El último paso es hacer seguimiento de todas las actividades y verificar si el cronograma está siendo cumplido. Realizar una reunión rápida, de unos 15 minutos, cada día antes de comenzar el trabajo puede ayudar a eliminar dudas y alinear las expectativas de todos en torno al objetivo en común. Trazar metas de desempeño para cada involucrado también permite que todos se mantengan firmes en el propósito.
La Planificación estratégica y el plan de acción deben siempre andar juntos para que tengas resultados efectivos. Entonces, defina tu metodología de trabajo y comieza tu plan de acción ¡ahora mismo!
