¿Sabes qué es la gestión por directrices? La falta de una dirección clara puede repercutir negativamente en la productividad y eficiencia de los empleados de una empresa. Ante este reto, la Gestión por Directrices ha surgido como una solución para alinear todas las áreas y procesos de una organización.
También conocido como GPD, este método de gestión permite optimizar los recursos disponibles, aumentar la productividad y mejorar la calidad de los productos o servicios ofrecidos por una empresa.
Con esto en mente, en este blog vamos a explorar qué es el GPD, los modelos existentes y cómo implantar eficazmente esta práctica para mejorar la eficiencia y el desempeño global de la organización. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la gestión por directrices?
La GPD es una metodología japonesa que pretende alinear todas las actividades de una organización con sus objetivos estratégicos.
Su principal objetivo es garantizar que cada acción emprendida por la empresa contribuya a los objetivos estratégicos a largo plazo. En otras palabras, en lugar de limitarse a delegar tareas, este enfoque pretende implicar a todo el equipo en la definición y realización de los objetivos de la empresa.
Además, al adoptar la Gestión por Directrices, las organizaciones pueden beneficiarse de una visión holística, fomentando la sinergia entre departamentos y optimizando los recursos.
¿De dónde procede la GPD?
La Gestión por Directrices fue creada por Yoji Akao, un reputado experto japonés en planificación.
Sin embargo, fue en Brasil donde la GPD adquirió notoriedad, principalmente gracias al trabajo del autor y consultor de gestión Vicente Falconi.
Falconi se dio cuenta de que la metodología de despliegue de directrices podía aplicarse no sólo para garantizar la calidad, sino para guiar a todas las partes de una organización hacia sus objetivos estratégicos.
A partir de la década de 1990, Vicente Falconi se dedicó a divulgar la práctica de la GPD en las empresas, destacando su relevancia para el éxito de la gestión.
Hoy en día, la Gestión por Directrices se considera una metodología esencial para el emprendimiento en el tercer milenio y es ampliamente adoptada por las empresas que buscan la eficacia en la gestión.
¿Cuáles son los pilares de la Gestión por Directrices?
Los fundamentos esenciales de la Gestión por Directrices (GPD) se componen de tres pilares, que constituyen la base del notable éxito del método. Comprender estos elementos es crucial para entender plenamente la GPD.
El primer pilar se basa en la convicción de que los resultados están directamente influidos por la dedicación y la acción creativa de las personas que participan en el proceso.
Esta creencia central subraya la importancia del compromiso humano en la consecución de metas y objetivos.
El segundo pilar hace énfasis en la innovación como elemento crucial; y es imperativo que impregne la rutina y se fomente constantemente.
En este contexto, la búsqueda de nuevos enfoques y soluciones creativas es fundamental para el éxito continuo.
Por último, el tercer pilar hace hincapié en que los cambios previstos deben producirse realmente.
Además, es esencial que todo el esfuerzo y la energía invertidos estén respaldados por una estructura organizativa realmente receptiva a la evolución y la mejora.
Al fin y al cabo; el compromiso sólo alcanza todo su potencial cuando se alinea con una auténtica voluntad de transformación.
Ventajas de la gestión por directrices (GPD)
Una administración organizada y optimizada tiene el potencial de aportar resultados extraordinarios a una empresa.
Dado que éste es el principal objetivo de la Gestión por Directrices (GPD). He aquí las ventajas de utilizar esta metodología:
1- Aumento de la productividad de los empleados
Al entender claramente qué, cuándo y cómo realizar sus tareas, los empleados son capaces de dirigir sus esfuerzos hacia las actividades cruciales para alcanzar los objetivos de la empresa. En otras palabras, esta claridad aumenta la productividad y el compromiso.
2- Refuerzo de la cultura organizativa
Los empleados dedicados a actividades centradas y objetivas contribuyen a una cultura organizativa sólida.
En otras palabras, comprender la importancia estratégica de sus tareas no sólo evita la falta de compromiso; sino que también reduce la pérdida de tiempo; los errores y los reprocesos, optimizando las operaciones de la empresa.
3- Mejor control de las actividades
Al delegar las tareas de forma más objetiva y clara en los equipos; la organización obtiene un control más preciso de sus actividades.
Además, esto permite a los gestores centrar sus esfuerzos en los indicadores que realmente reflejan el desempeño del equipo en relación con los objetivos, reduciendo la angustia emocional.
4- Alineación entre sectores
Evitar desacuerdos internos es esencial en un mercado altamente competitivo.
Por ello, GPD promueve una mayor sinergia entre los departamentos, fomentando un entorno de trabajo colaborativo y alineado.
5- Mayor consecución de resultados
Practicar un control más eficiente permite a los gestores identificar rápidamente mejoras en los procesos y acciones.
Además, la rapidez con la que se detectan oportunidades de mejora permite implementar ajustes que aceleran el crecimiento de la empresa.
Modelos de gestión por directrices
Existen varios modelos de Gestión por Directrices, pero hay dos que destacan por su eficacia demostrada: dois se destacam pela sua eficácia comprovada:
1- Ciclo PDCA
El ciclo PDCA («Plan, Do, Check, Act») es un proceso iterativo orientado a la mejora continua. En el contexto de la Gestión por Directrices, cada fase del ciclo está alineada con objetivos estratégicos.
Esta metodología garantiza que la organización aprenda de sus acciones, ajuste sus estrategias y logre un desempeño cada vez mejor.
2- Modelo X-Matrix
El modelo X-Matrix es una herramienta visual que ayuda a organizar las metas estratégicas de la empresa; conectando objetivos, indicadores clave de desempeño (KPI) e iniciativas.
Además, esta matriz proporciona una visión holística de las relaciones entre estos elementos, facilitando el seguimiento y la comunicación.
La importancia de la Gestión por Directrices en las organizaciones
La alineación estratégica y la búsqueda de la mejora continua son elementos clave que subrayan la importancia de la GPD. Las organizaciones que adoptan este enfoque se benefician de una visión más clara de sus metas y objetivos; lo que permite una asignación eficaz de los recursos.
¿Cómo implantar la Gestión por Directrices?
Para implantar la Gestión por Directrices (GPD), es esencial seguir un proceso bien definido que establezca metas en consonancia con los objetivos estratégicos de la organización.
Así como supervisar el desempeño y realizar ajustes cuando sea necesario. He aquí cómo poner en práctica estas acciones:
1- Preparar a la empresa y a los directivos
Antes de aplicar la GPD, es fundamental asegurarse de que los directivos están preparados para liderar el cambio y de que la organización es receptiva a esta transformación.
En esta fase, se puede llevar a cabo la formación del equipo directivo y de los empleados en general para garantizar una comprensión exhaustiva del concepto y de los pasos necesarios para implantar la GPD.
2- Fijación de objetivos
Para crear objetivos eficaces, se recomienda utilizar la metodología SMART:
- S (Específica): Los objetivos deben ser claros, sin ambigüedades.
- M (Mensurable): Deben definirse indicadores para evaluar el progreso.
- A (Alcanzable): Los objetivos deben ser realistas teniendo en cuenta los recursos y las capacidades.
- R (Relevantes): Los objetivos deben contribuir a la visión y los objetivos estratégicos de la empresa.
- T (Limitados en el tiempo): Los objetivos deben estar limitados en el tiempo para mantener la atención y la sensación de urgencia.
Por ejemplo, un objetivo específico podría ser aumentar el número de clientes potenciales en un 30% en el próximo trimestre, pero es esencial evaluar su alcanzabilidad y relevancia.
3- Normalizar la gestión por directrices
La normalización garantiza que todos los miembros de la empresa sigan las mismas directrices y colaboren en la consecución de los objetivos.
Esto incluye la creación de procesos estandarizados para establecer y supervisar los objetivos, normas claras para comunicar los objetivos y los resultados, y un sistema para evaluar el desempeño de los empleados.
4- Seguimiento del proceso
Por último, la supervisión periódica del proceso de implantación del DGP es crucial para garantizar que la empresa avanza hacia sus objetivos.
Además, pueden celebrarse reuniones periódicas para evaluar el progreso de los objetivos; identificar los ajustes necesarios en los procesos y desarrollar nuevas estrategias en caso necesario. Este seguimiento continuo permite realizar ajustes a tiempo, evitando desviaciones de los objetivos.
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Aunque el GPD es un enfoque poderoso, es importante recordar que su aplicación requiere compromiso, planificación y la implicación de toda la organización para lograr resultados significativos
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Preguntas frecuentes
1- ¿En qué se diferencia GPD de otras metodologías de gestión?
GPD destaca por su enfoque en definir claramente los objetivos estratégicos y alinear todas las actividades de la organización con estos objetivos.
2- ¿Cuáles son los principales retos a la hora de implantar GPD?
Los retos más comunes incluyen la resistencia al cambio y la necesidad de una comunicación eficaz para garantizar el compromiso de todo el equipo.
3- ¿Cuál es el papel de la tecnología en la DGP?
Las herramientas tecnológicas apoyan la gestión eficiente del GPD; facilitando la supervisión del rendimiento, la colaboración y la adaptación al cambio.
4- ¿Cómo pueden las empresas superar la resistencia al cambio al implantar el GPD?
La comunicación transparente; la implicación activa de la dirección y las demostraciones prácticas de los beneficios de la GPD son estrategias eficaces.
5- ¿Se puede aplicar la DGP a organizaciones de todos los tamaños?
Sí, la GPD puede adaptarse para satisfacer las necesidades de organizaciones de distintos tamaños y sectores; aportando beneficios en una gran variedad de contextos.
Conclusión
Como se puede ver, la Gestión Basada en Directrices (GPD) es una metodología de gestión que presenta una serie de ventajas para las organizaciones que la incorporan.
Al establecer metas claramente alineadas con los objetivos estratégicos, la GPD desempeña un papel crucial en la mejora del desempeño empresarial; fomentando el compromiso de los equipos y promoviendo la evolución constante de los procesos, productos y servicios ofrecidos.
Sin embargo, para aplicar eficazmente la GPD, es necesario poner en marcha un proceso bien estructurado que abarque la formulación precisa de los objetivos; el seguimiento riguroso de los indicadores y la disposición a realizar ajustes siempre que sea necesario.
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