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Descubre cómo aplicar el Balanced Scorecard (BSC) a los RR.HH. y mejorar la gestión de las personas alineando las estrategias con los objetivos de la organización.
Aprende a implantar una gestión eficaz de los riesgos en tu empresa. Descubre las mejores prácticas, herramientas y estrategias para mitigar los riesgos y garantizar el éxito.
El término “mundo VUCA” ha sido adoptado por administradores para describir las condiciones del ambiente empresarial en la actualidad, que ha afectado la forma de gestión en las empresas. Vivimos en un tiempo en que las tecnologías se renuevan con enorme frecuencia y velocidad, así como los hábitos de consumo se transforman continuamente. Estamos acostumbrados a un mundo caótico, repleto de incertidumbres y nuevas posibilidades, así como riesgos y desafíos. Continúe leyendo y entienda cómo influye la gestión empresarial ¿Qué significa un mundo VUCA? El mundo de hoy es explicado por los estadounidenses con una sigla originada de las palabras Volatility, Uncertainty, Complexity y Ambiguity, que significan, respectivamente, Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad. Esta abreviatura era utilizada en la década de los 90 por los militares, en contextos de guerra, para describir el ambiente agresivo y desafiante en que vivían. En los últimos años, sin embargo, el término pasó a ser utilizado en el mundo de los negocios, ya que el ambiente actual es, de la misma forma, agresivo y desafiante, además de competitivo y con cambios ocurriendo a ritmo acelerado, lo que resulta en un destino incierto. Explicando en la práctica lo que significa cada una de las palabras que forman la sigla: V – Volatility o Volatilidad Se refiere a la velocidad en que los cambios ocurren, así como sus impactos. Vivimos en un momento dinámico y voluble, donde todo es veloz y efímero, nada es permanente. Esto incluye las tendencias y preferencias de las personas, además de las tecnologías utilizadas, que son altamente cambiantes. Como no es posible seguir estándares predecibles, el mundo empresarial es cada vez más desafiante, pues las soluciones que ayer funcionaban bien, hoy pueden no servir más. Por eso, es necesario acompañar los cambios de escenario e innovar con adaptaciones precisas y veloces. U – Uncertainty o Incertidumbre La inestabilidad del ambiente resulta en indecisiones, dudas e imprecisiones, de modo que el conocimiento parece siempre estar incompleto. No es tan fácil como antes trazar planes, definir próximos pasos y prever escenarios futuros teniendo como base acontecimientos pasados. Nadie más sabe con certeza lo que puede suceder mañana y cómo una empresa estará en unos años. Debido a la incertidumbre, cada día es más complicado hacer previsiones C – Complexity o Complejidad El mundo de hoy posee innumerables variables capaces de afectar el día a día de personas y empresas. Intentar comprender el resultado de las interacciones de estas variables en una situación o problema es una tarea bastante compleja. Algunos contextos presentan elementos que se relacionan de manera incomprensible. Además, muchas situaciones no sólo tienen una respuesta correcta, por el contrario, admite varias posibilidades de respuestas. En el contexto empresarial, la complejidad está en el hecho de que muchos factores internos y externos que están fuera del control del gestor pueden afectar su negocio. Es necesario entonces aprender a lidiar con la no linealidad de las situaciones y buscar soluciones simples para ellas A – Ambiguity o Ambigüedad Las causas y circunstancias de un acontecimiento en los días de hoy no siempre son claras. Esto quiere decir que no es fácil comprender la naturaleza de los problemas que surgen, pues los acontecimientos no siempre presentan una coherencia que posibilite el encuentro de una solución adecuada. Por no haber una única respuesta correcta a las cuestiones, todo se vuelve ambiguo, pudiendo asumir diferentes sentidos y apuntar a diferentes caminos. Mientras que hace algún tiempo las decisiones estaban entre eso o aquello, hoy en día la solución puede estar en escoger eso y aquello. El mundo VUCA y la gestión empresarial Muchas empresas ya han percibido que necesitan cambiar su modelo de negocio y, especialmente, de liderazgo. En el mundo VUCA, los líderes deben siempre actualizar sus competencias según las necesidades y tienen una visión clara sobre lo que desean alcanzar. Las organizaciones necesitan estar preparadas para aprender de manera rápida, continua y eficiente como acompañar los cambios. Deben adaptarse al ambiente caótico para mantener el nivel de competitividad y sobrevivir a los cambios en el mercado. Cada empresa necesita entender bien el ambiente en que está actuando para tomar decisiones, resolver problemas, implementar cambios y planificar el futuro. Otra característica imprescindible es la capacidad de escuchar lo que todos los involucrados en la organización tienen que decir, lo que incluye a los colaboradores de cualquier nivel jerárquico. El liderazgo que consigue escuchar y absorber información se vuelve más apto para tomar decisiones precisas. Y entonces, ¿se hizo más fácil comprender el mundo VUCA y pensar en la gestión en este contexto? Si le gustó este contenido, ¡únase a nuestro boletín de noticias y reciba muchos más consejos como estos!
El fim de año es siempre un momento turbulento para el área de Recursos Humanos, pues es hora de evaluar a los empleados, y basados en ese contexto, distribuir los bonos y la participación obtenida por las ganancias. Por ello, la evaluación del rendimiento individual es un complemento de la evaluación del equipo y representa uno de los momentos más importantes del año. A través de él, los administradores logran analizar las tareas y resultados, alinear expectativas y planificar el futuro. Para que esta evaluación rinda resultados de verdadero interés para la empresa, transparentes (y sin favoritismos), no basta comprender su valor. Es necesario saber cómo realizarla. ¿Desea saber más? Continúe la lectura. ¡En este post, le contamos también sobre las herramientas que pueden ayudarle en esa tarea! Qué significa la evaluación del Rendimiento Individual El término rendimiento individual indica, de forma bien directa, que la evaluación tiene el propósito de permitir que el administrador analice, de forma separada, a cada uno de sus trabajadores y su rendimiento durante el año. ¡Pero es necesario prestar atención! Es muy importante no limitarse a una evaluación superficial. Una evaluación de los equipos permite saber qué tan satisfactorio fue el rendimiento colectivo en la ejecución de acciones y en la conquista de las metas establecidas. Y puede ir más allá. Esto ocurre porque, en vez de sólo verificar si los resultados de un trabajador fueron buenos o no, esta evaluación permite al administrador entender cómo este trabajador puede aprovecharse mejor en la empresa. Cuál es la importancia y los posibles desarrollos de la evaluación Al entender mejor lo que es la evaluación del rendimiento individual, se hace posible comprender su importancia y los posibles desarrollos. El análisis del rendimiento a través del alcance de las metas y de la colaboración en los proyectos de la empresa, abre espacio para que el administrador identifique el perfil de cada miembro de su equipo, descubra sus debilidades y cualidades. Esto permite a quien está en la posición de liderazgo, contribuir a la evolución de sus trabajadores. Además de eso, la evaluación del rendimiento individual, así como la evaluación de los equipos, favorece el alineamiento de ideas y expectativas y sustenta un desarrollo de metas más inteligente, asertivo y eficiente. Finalmente, es importante mencionar que la evaluación contribuye a la identificación de cuellos de botella y fallas en los procedimientos que señalen la necesidad de cambios, adopción de nuevas tecnologías o la realización de algún entrenamiento, por ejemplo. Como realizar una buena evaluación del Rendimiento Individual A pesar de ser comúnmente administrada al final de cada ciclo (semestres, trimestres y anualmente) la evaluación del rendimiento individual puede ser realizada con la frecuencia que el administrador considere más adecuada. Esto se debe a que, como se sabe, no es preciso esperar el final de un proyecto o el final del año para realizar acciones que contribuyan a la conquista de mejores resultados, ¿no es así? Además de los resultados alcanzados, una buena evaluación incluye la observación del comportamiento de cada trabajador en el día a día de trabajo. En este punto, pueden considerarse temas como la puntualidad en las entregas, la participación junto al equipo, la iniciativa, y la motivación, entre otros. Además de esto, se vale incluir la realización de encuestas periódicas que contribuyan a que el administrador conozca mejor a cada trabajador y sepa, por ejemplo, que parámetros utilizar para cada evaluación. Calidad asegurada a través de los números Aunque sea importante observar los aspectos cualitativos del trabajo de cada trabajador, la motivación, la participación y la adecuación a la cultura de la empresa, son los datos concretos que confieren mayor transparencia a la evaluación final, principalmente cuando se trata de la distribución de bonos. Vea también: ¿Cómo implantar correctamente el modelo meritocrático en las empresas? Por lo tanto, puede ser interesante recurrir a las herramientas, como el software Rendimiento Individual. Una tecnología que contribuye a garantizar el alineamiento de los intereses de la empresa con el papel de los trabajadores y, además, dar más transparencia a todo el proceso de conferir los resultados. Es interesante mencionar que, una buena evaluación del rendimiento permite que todas las partes involucradas conozcan las expectativas, los criterios de evaluación y el rendimiento colectivo e individual. Lea también: Matriz de Competencias – ¿qué es y para qué sirve? ¿Cómo se realiza la evaluación del rendimiento individual en su empresa? ¡Cuente su experiencia en los comentarios!
Ing. Miguel Rivas Roces MBA Universidad de Nueva York Prof. Universidad Adolfo Ibáñez, Chile. Muchos empresarios, directores de colegios, jefes de diversos servicios públicos y otras organizaciones, a menudo me comentan los fracasos habidos en la utilización del Balanced Scorecard diciendo que ha sido imposible implantarlo como una metodología útil de trabajo. Es cierto. Un alto porcentaje de la utilización del Balanced Scorecard falla en su intento de ser una metodología práctica para las organizaciones. Aquí van algunas explicaciones y recomendaciones de mi experiencia en Chile y otros países sudamericanos. El BSC (Balanced Scorecard) es una metodología de planificación y control y debe estar integrado con el presupuesto, control de proyectos, programas de trabajo, tableros de comandos operativos, procesos de negocio, etc. No es una herramienta aislada a todo el resto, sino una herramienta integradora. Aunque parezca insólito, la primera razón por la que falla el BSC es porque no hay una adecuada planificación de los elementos que integran el Balanced Scorecard. Es decir, los componentes que deben alimentar el sistema de planificación y control, no existen. Mal comienzo. Si usted quiere planificar sistémicamente, todos los componentes de la planificación deben estar disponibles para el plan central. La carencia de planificación adecuada a niveles intermedios y superiores no es un problema del BSC, sino de una mala dirección de los ejecutivos responsables. La segunda razón del fracaso es porque no se lo toma en serio. Suele verse como otra de las novedades que traen los graduados de un MBA, pero el presupuesto sigue siendo la herramienta central de planificación, a pesar de todas las limitaciones de éste en cuanto a que mide solo el uso del dinero en determinadas partidas y deja de lado la eficiencia y competitividad, algo que a la hora de los grandes seminarios es el argumento más socorrido por los propios ejecutivos. Absolutamente inconsistente entre lo que se dice y hace. La tercera razón del fracaso es que se confunde lo que se quiere hacer, con lo que se puede hacer. A poco andar de una implantación que hicimos en un centro de salud y en el cual no quisieron contratar ninguna consultoría de sistemas, los ejecutivos habían creado más de 1.000 indicadores de gestión, confundiendo el BSC con tableros de mando y control. Lo peor fue que de esos 1.000 indicadores, más de 600 de ellos eran imposibles de generar por no existir la información en los sistemas básicos (informáticos y contables). El excesivo entusiasmo les pasó la cuenta. Una cuarta razón es la casi absoluta ignorancia de los ejecutivos de gestión sobre las funcionalidades y propiedades de los sistemas informáticos. La gestión y la generación de información corren por carriles distintos; no conversan, viven mundos apartes, casi irreconocibles entre si, a pesar que cualquier directivo reconoce que estamos en el era de la información, o conocimiento. Otra inconsistencia abrumadora. Yo recomiendo a todo ejecutivo que estudie profundamente lo que son hoy los sistemas de información, business intelligence, metainformación, conocimiento, intranets productivas, sistemas empresarios (ERP) sistemas de información ejecutiva, etc. Si lo que sabe lo aprendió hace cinco años, está absolutamente obsoleto. No se trata de transformarlos en programadores ni analistas de sistemas pero si en conocedores de sus propias fuentes de información. Tan importante como conocer el mundo exterior de la macroeconomía que afecta al país y el entorno de gestión, es importante conocer el interior de la empresa y el microentorno de información. Cuando inviten a un economista a dar una charla, ojalá también invitaran a un ingeniero de gestión. La quinta y última razón, pero no menos importante, es la falta de liderazgo real a la hora de comprometerse en una metodología de planificación y control integral por parte de la alta dirección. En muchos casos he tenido la percepción que algunos ejecutivos desearían que la implantación del BSC efectivamente fallara porque de esa manera de sacan un “clavo en el zapato”. Si la más alta dirección no está comprometida y asume la metodología, toda implantación corre un alto riesgo de fracaso ya que a las finales, ¿no es acaso la planificación y dirección dos de las funciones más relevantes de un ejecutivo? Si éste no ejerce su labor como tal y espera que las cosas tengan éxito casi por generación espontánea, ¿no es ésa justamente una actitud propensa al fracaso? Así las cosas, las fallas no están en la metodología del BSC, que es muy simple, sino en la propia gestión interna de la empresa. Un viejo refrán español dice: “lo que natura non da, Salamanca non presta”.
La identificación de problemas y desvíos en proyectos es una de las actividades más importantes para la correcta mitigación de los riesgos, impidiendo que haya trabas en la entrega al cliente o incluso impactos negativos en la calidad del producto final. Una forma de evitar esos problemas y promover una gestión de proyectos más eficiente es aplicar el informe de hecho, causa y acción (HCA), una herramienta simple y de fácil aplicación que permite identificar con precisión la fuente de los problemas enfrentados. Qué es informe de hecho, causa y acción (HCA) El HCA es un proceso bastante simple que puede ser desarrollado por el equipo del proyecto en cualquier momento, frente a cualquier problema. Inicialmente, identificado el hecho, que es el problema, se pregunta por qué esa anormalidad ocurrió. Con la respuesta del porqué, es hora de pensar en la causa, o sea, lo que generó el hecho. Identificada la causa del problema, es necesario desarrollar un plan de acción para eliminar la causa o corregirla, desapareciendo los riesgos para el proyecto. Si no es posible eliminar la causa, el equipo debe centrarse en alternativas para eludir el problema y así concluir el proyecto de acuerdo con el contrato. Por último, se identifica un responsable por realizar la mitigación de los riesgos y se define un cronograma de aplicación de la solución, con el fin de terminar el proceso tan pronto como sea posible y reanudar el trabajo de manera natural. ¿Dónde es posible aplicar el informe de HCA? El informe de HCA es bastante flexible y sirve para diversos propósitos y puede ser aplicado en situaciones como: Problemas en la producción Si existe un problema como el descenso de la producción, es posible utilizar el informe de hecho, causa y acción para identificar lo que está afectando la producción de la empresa y así eliminar el factor de riesgo y dar continuidad al trabajo. Compromiso humano La motivación de un equipo de proyectos es esencial para que el trabajo sea hecho de acuerdo con lo planeado, cumpliendo plazos y requisitos. Si hay un descenso en la motivación del equipo, aparece el turnover, las ausencias y el desarrollo del proyecto queda perjudicado. En ese sentido, el informe de HCA auxilian a encontrar el motivo de la falta de motivación, como fallas del liderazgo, carga de trabajo muy pesada, falta de recursos, entre otros, y así acabar con la causa verdadera del problema. Seguimiento de metas e indicadores Otra aplicación para el informe de hecho, causa y acción es el seguimiento del desempeño de un proyecto a través de metas e indicadores. Si las metas están dentro de lo planeado, perfecto. Sin embargo, si no están, es posible utilizar el HCA para identificar lo que está causando el déficit en el desempeño y así tratar el problema antes de que se vuelva muy grande para la empresa o incluso para el cliente. Hay millares de aplicaciones para el informe HCA, ¡basta que usted tenga un problema y haga las preguntas correctas! Por qué usar el informe de hecho, causa y acción En primer lugar porque no hay necesidad de una tecnología avanzada para hacer este análisis. Basta que usted reúna su equipo y converse con él para identificar las causas de un problema y las actitudes que deben ser tomadas en el corto, medio y largo plazo. Además de la facilidad de aplicación del método, el HCA es versátil y puede ser usado en cualquier contexto, o sea, independientemente del proyecto en que su equipo esté comprometido el HCA es altamente eficaz en el auxilio a mitigar los riesgos. El HCA es también una manera ágil de combatir los riesgos que surgen a lo largo de un proyecto, lo que permite que el equipo trabaje proactivamente en la manutención de las fallas y problemas que puedan ocurrir a lo largo del esfuerzo común. ¿Usted ya conocía el informe de hecho, causa y acción? ¿En cuál contexto acostumbra aplicarlo? ¿Cuál es el grado de efectividad de este método en su empresa? ¡Comparta sus experiencias con nosotros!
Con un diseño más amigable y sensible, Stratec transforma el sitio web en su tarjeta de presentación para el mundo Para mejorar la experiencia de los visitantes al sitio web de Stratec, la compañía decidió cambiar el diseño de su página de inicio, dando más protagonismo a las soluciones que ofrecen la empresa y la presentación de la empresa con el fin de hacer el portal más corporativo. El diseño anterior tenia énfasis en compartir los conocimientos corporativos relativos a la gestión y estrategia. Quien entra en el sitio web hoy, no solo tendrán acceso a artículos educativos, sino a una plataforma global que ofrece los artículos en formato blog. En este nuevo formato, el usuario puede navegar más fácilmente entre los asuntos, ampliando sus conocimientos sobre las metodologías de gestión y planificación estratégica. En la página de inicio, los visitantes pueden encontrar una muestra de cada solución que ofrece Stratec, además de una presentación de video, testimonios de clientes y las últimas noticias. Según Tassia Corina, directora de NOH! Comunicación y Cultura, empresa de outsourcing dedicada a la prestación servicios de producción de contenidos y consultoría en marketing en línea para Stratec, la reformulación del sitio web viene en contra de un nuevo momento de la compañía. ” Stratec está creciendo y ampliando su área de operación. Creemos que la empresa merecía dar mayor énfasis a sus productos en Internet y que se podía cosechar buenos frutos para posicionarse de una manera diferente en el mercado “, Según Tassia, el estímulo de conocimiento no fue dejado de lado en este cambio. Ahora, los materiales educativos tienen un ambiente exclusivo para la publicación, donde los navegadores pueden explorar cada tema con facilidad. Al mismo tiempo, los que buscan una solución para la gestión de su negocio, encontrará varias opciones con facilidad dentro de las suites de gobierno creadas por Stratec, en la página de inicio. “Los navegadores de hoy no tienen la paciencia para seguir buscando la información en los sitios web, que debe de estar disponible en la forma más sencilla posible. La objetividad es el lema de la internet “, dice. Para Chico Meneghetti, fundador de GHETTI, la empresa responsable de la configuración técnica de la nueva plataforma, la estrategia de rediseñar fue para organizar asuntos relacionados con los productos y los clientes y crear un blog aparte para noticias, traerá resultados significativos para Stratec. “En términos de SEO, su sitio web será más relevante para las búsquedas en los buscadores, por tratar temas más específicos. La página principal del sitio web, se crearan iconos de los productos, por lo que la navegación será más amigable e intuitiva y un espacio de testimonios con el fin de fortalecer la marca. El sitio de noticias se migro al blog y se tomaron todas las precauciones para que los artículos no pierden la indexación en los buscadores “, dice. Según Meneghetti, el éxito alcanzado en el posicionamiento de la página web se debe al compromiso mutuo entre las tres empresas: Stratec, la GHETTI y Noh! Comunicación y Cultura. Otra novedad es que el sitio ya está disponible en español e inglés, dirigida al mercado internacional. La versión española también incluye idioma en videos y artículos educativos copyright. Ya la versión en Inglés está en la fase de pruebas, sólo con la información institucional. Además del portal, la empresa también invierte en la divulgación en las redes sociales, estando presente en Linkedin, Facebook, YouTube y Instagram.
Comprender qué es la gestión estratégica es el primer paso para garantizar la eficacia de la metodología. Vea los consejos para lograr una gestión eficiente: El tema de la gestión estratégica está presente en la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño. Sin embargo, no siempre la comprensión de este tema es asertiva. Muchos confunden la gestión general de la empresa con el desempeño financiero, lo que dificulta la aplicación de la estrategia en sí. Según el Director Ejecutivo de Stratec, Guilherme Barbassa, la gestión estratégica es una forma de gestionar la empresa y busca asegurar el logro de resultados a largo plazo. Es decir, tratando de alcanzar la visión de la organización. Para que esto suceda, es necesario seguir algunos pasos que garanticen la aplicación de la gestión estratégica de la organización de manera eficiente y eficaz. Estos pasos los podemos describir de la siguiente manera: Conozca también los modelos de decisión de la organización e identificaque cuál es el ideal para su entorno de trabajo. Para aprender más sobre el software GE de Stratec, haga clic aquí.
Aprenda sobre las novedades en el software GE y cómo usted puede tomar ventaja de las nuevas características Con el objetivo de seguir ayudando a los gestores en la ejecución de su estrategia de negocio, el software de Gestión Estratégica incluye más mejoras para la gestión de proyectos: La bandera de las acciones en atraso. Con esta mejora, los administradores pueden ver si una determinada fecha prevista para la acción no se ha iniciado. Si se supera la fecha de inicio, el software indica inmediatamente con un semáforo en rojo, la acción que la persona responsable debe comenzar a ejecutar inmediatamente. Sin embargo, esta característica sólo funciona cuando la activa el administrador del sistema. Para que se active la alarma, deberá solicitarlo haciendo clic en la casilla “Mostrar el semáforo de las acciones en rojo si la fecha de inicio prevista se excede y no se ha iniciado la acción”. Para activar esta opción, basta con acceder al Menú> Registro> Configuraciones>Pestaña acciones. La casilla de verificación está justo debajo del encabezado “Cálculo del semáforo”. La sugerencia de esta mejora proviene de la empresa RTM, una empresa que funciona como un canal de comunicación en el sector financiero brasileño, que conecta cerca de 500 instituciones y más de 25 proveedores de información, así como servicios en un entorno de nube privada. El responsable de la planificación estratégica, los procesos de negocio y los riesgos de RTM, Luciene Reis, comentó que lo que sucedía en el software antes de sugerir el cambio, es que si el usuario no decía el punto de partida en la acción prevista, el software no enviaba una alerta, ni una recopilación para el usuario hasta la fecha límite de la acción. Así, los gerentes no tenían ni idea si el usuario no había comenzado la actividad. “Por no ser obligados a registrar el inicio de la actividad, siempre nos enfrentamos a la cuestión de si los responsables habían comenzado a tomar medidas. Y sin avisar, a veces, recibíamos la advertencia cuando se debería haber finalizado la acción y de hecho ni siquiera habíamos comenzado”, comentó. La mejora que se ha sugerido para apoyar a RTM por el equipo de soporte de Stratec, se inaugurará en la próxima actualización de software en la versión 6.04, que entrará en vigor el 30 de junio de este año. En resumen, cuando un proyecto está cerrado con atraso, el sistema mostrará la fecha límite y la fecha prevista, lo que indica de manera diferente si el proyecto se terminó a tiempo o no. “Actualmente, el software no compara la fecha prevista con la fecha de vencimiento. Cuando finalice el proyecto, incluso tarde, recibe una pequeña bola azul, como si se hubiera terminado en el momento adecuado. Así que solicita una señalización. Esto diferenciado para advertir que se completó el proyecto, pero con retraso”, comentó Luciene. Según Neidson Silva, Coordinador de Soporte y Homologación de Stratec, la nueva versión del software permitirá visualizar cuando el proyecto se termine tarde y se marcará con una luz roja y azul, lo que indicará el retraso. Con el objetivo de satisfacer mejor las demandas de las personalizaciones en el sistema, Stratec ha implementado recientemente un nuevo proceso de recepción y procesamiento de dichas demandas. A partir de ahora, el cliente envía una sugerencia para la mejora de la zona de soporte, que se remitirá a un Comité de Evaluación para ser aprobado. Luego, el cliente recibe la respuesta de aprobación con el plazo definido. Por lo tanto, las mejoras serán planeadas y desarrolladas. “Recibimos sugerencias diarias. El volumen es a veces muy grande y no todos los indicios de mejora son viables “, explica el Coordinador. Luciene también comentó que el software en RTM se utiliza no sólo para el seguimiento de proyectos, sino también para la aplicación y seguimiento de la gestión estratégica. “En la planificación estratégica, se puede implementar y monitorear metas a través de ventanas en el software. El sistema funciona bien y en relación con él, no tenemos ningún problema “, concluyó.
La nueva funcionalidad del software GE permite que la información estratégica de las organizaciones sea compartida entre los empleados y las partes interesadas. Dentro de las organizaciones, ya sean privadas o públicas, la comunicación es un factor esencial de la motivación y la integración. Es a través de la comunicación, que se crea un sentimiento de unidad y armonía en la empresa. Entre más empleados son vistos como socios y están bien informados acerca de los valores, las metas y estrategias de la empresa, se sienten más involucrados con los objetivos de la organización. Cuando el empleado se siente parte de un todo, entiende la importancia de su trabajo y se esfuerza por cumplir con sus tareas. Para mejorar la comunicación en las empresas, Stratec lanzó una nueva función en la versión 6.1.29 del software de Gestión Estratégica: Una “Consulta Externa”, que permite a los administradores proporcionar pantallas del software con la información estratégica que se presentará en la intranet o en la página web. Según Guilherme Barbassa, Director Ejecutivo de Stratec, el objetivo de esta herramienta es dar transparencia a la gestión estratégica y servir como herramienta de comunicación en las instituciones. “En las empresas privadas esto puede ser una herramienta de comunicación para transmitir cómo es la estrategia de la empresa para los accionistas y empleados. Es posible colocar en la intranet un tablero que muestre los resultados de cada área y los indicadores, haciendo que el rendimiento de la empresa sea conocida por todos”. Además, él comenta que para los organismos públicos tal funcionalidad también puede ser útil, ya que proporcionará transparencia a la actuación de la institución y presenta la justificación de la asignación de los recursos públicos. Cristiano Meireles, Analista de Pruebas y Soporte de Stratec, asegura que la herramienta puede ser utilizada para mejorar la imagen externa de la empresa y da un ejemplo: “Supongamos que un hospital tiene un gráfico que acompaña a la tasa de infección en todo el año. Con esta herramienta, se puede proporcionar el gráfico en el sitio web, de modo que aquellos que acceden a él vean cómo está siendo la evolución mes a mes”, comentó. La característica “Consulta Externa” fue sugerida por un cliente de Stratec, Claudio Oliveira, Coordinador de la Gestión Estratégica de la TRT de la 10 ª Región. Según él, la necesidad de un nombre de usuario y contraseña para acceder a la información del software estaba obstaculizando la difusión de información. “Queríamos trabajar la cultura de gestión resultante trayendo formas de acceso a todos los miembros de la corte, los indicadores y los resultados, creando así posibilidades de monitorización, mejoramiento o buscar procedimientos de corrección con el fin de mejorar el rendimiento de las unidades de la institución”. Según él, la sugerencia fue pensada para ampliar aún más los medios de acceso para ayudar a crear una cultura de mejora continua con la posibilidad de intercambiar experiencias entre las unidades. Stratec siempre incentiva a sus compañeros a enviar propuestas de mejora para el software, ya que considera que una buena idea puede ayudar a la gestión de muchas otras compañías. “La postura de las iniciativas de apoyo de Stratec para ampliar la gestión estratégica de los tribunales del trabajo, ha sido una gran diferencia en el proceso de desarrollo institucional”, comenta Oliveira. La funcionalidad ya está disponible para todos los usuarios que actualicen el sistema a la nueva versión. Para aprender más sobre el software de Gestión Estratégica, vea nuestros videos o solicite una presentación. Para aprender más sobre el software de Gestión Estratégica, vea nuestros videos o solicite una presentación.
Las nuevas funciones del software facilita la gestión de proyectos en las organizaciones. La novedad no está ausente en el software de Gestión Estratégica. Con la política de siempre apostando por la innovación y la personalización de la herramienta para servir mejor a los usuarios, el software ahora incluye otras funciones en el sistema: Gantt y PERT Network. Con estas nuevas formas de ver e interpretar la información, cada vez es más fácil de hacer la gestión de proyectos de la organización. Fernando Quintans, Gerente de proyectos de GD Consult, fue responsable de la implementación del software de gestión estratégica en SAE – Secretaría de Asuntos Estratégicos de la Presidencia de la República. Él dice que la herramienta era una indicación del Ministerio de Planificación y cómo el software es una herramienta más centrado en la planificación estratégica y el plan de acción de gestión, algunas personalizaciones se tuvieron que hacer para facilitar la gestión de proyectos. Pero después de eso, ha funcionado muy bien en la Secretaría. Guilherme Barbassa director de Stratec , afirma o que los cambios fueron los mismos en un software diseñado para ayudar a la gestión de proyectos. “Lo que hicimos fue crear un software de red PERT, estableciendo una relación entre las actividades. Cuando usted tiene una red PERT puede crear la ruta crítica del proyecto, que consiste en identificar las actividades que, si se retrasa, se retrasará la fecha límite del proyecto. Tener actividad que puede retrasar la que no retrase la fecha límite. Pero tiene las principales actividades para el cumplimiento de la fecha límite “, explica. Además, incluimos el diagrama de Gantt que hace que el plan de acción en un gráfico visual de la interpretación rápida. “Con el plan de acción tiene toda la información, facilitando la interpretación de la misma”, dice. Quintans dice que el software de Gestión Estratégica controla todos los proyectos estratégicos de la Secretaría de Asuntos Estratégicos de la Presidencia. “Toda la metodología que SAE tiene para gestionar los proyectos se encuentran en la herramienta, así como todo el control de los costos del proyecto, control del presupuesto y de los indicadores”, dice. Además, Quintans cuenta que han aprovechado pasado otras funciones, tales como los parámetros para separar por área. “El SAE se divide en varias áreas, con el secretario ejecutivo, el área del desarrollo sostenible, el secretario de Defensa, entre otros… Con el software, consigo hacer e la gestión de proyectos separados por área”, revela. Quintans añade que controla todos los indicadores a través del software. Según él, el objetivo de SAE es la formulación de políticas públicas en todo el país y los indicadores de evaluar no sólo la formulación de políticas, así como su aprobación por la presidencia. “Hay dos indicadores que muestran bien esto, uno de los indicadores controla la efectividad en SAE y el otro controla la eficacia antes de la presidencia”, dice. Otra de las mejoras en el software sugerido por el SAE, fue el calendario de aplicación que le permite ver las fechas y los costos de cada artículo en la página de cada proyecto. “Dentro de un proyecto que tiene otros proyectos, y dentro de este último, tengo otras más. Hay tres niveles: el abuelo del proyecto, el padre y el diseño de proyectos niño “, bromea. Explica que antes no podía ver la macro en los costos del proyecto, en el proyecto principal (el abuelo), sólo los proyectos que siguen en la jerarquía, pero ahora se puede ver de manera más amplia. Barbassa muestra otra novedad en el sistema. “Además de las mencionadas innovaciones, el usuario podrá elegir si desea utilizar el software en el modelo de plan de acción o proyecto. El plan de acción no se ocupa de la red PERT, por lo que es prioridad de las actividades, no tiene un camino crítico, es una manera sencilla de supervisar las actividades. Ya la gestión de proyectos es más complejo, estamos hablando de planes para una mayor escala, los planes corporativos, que cubren diversas áreas, muchas actividades, y los altos presupuestos que requieren una metodología más completa para la gestión de proyectos “, explica. ¿Quieres saber más sobre el software que estamos hablando? Luego, haga clic aquí.
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