A medida que las empresas se enfrentan a retos, es cada vez más importante utilizar herramientas de análisis de riesgos para una gestión eficaz. Estas soluciones ayudan a simplificar y agilizar las actividades cotidianas al proporcionar información clara sobre los procesos y métodos necesarios.
Pero imagina que pudieras utilizar un único software que te proporcionará las mejores herramientas para realizar sistemáticamente análisis de riesgos y tomar decisiones acertadas en la gestión de tu organización. En este post, te mostraremos cómo es posible, además de presentarte una lista de las cinco mejores herramientas de análisis de riesgos y explicarte cómo aplicarlas en tu empresa.
Herramientas para el análisis de riesgos
Las herramientas más utilizadas para el análisis de riesgos son esenciales para una gestión eficaz, ya que abarcan diversas áreas de conocimiento, como proyectos, procesos y estrategia, y también son capaces de desentrañar los misterios del entorno empresarial.
Consulta las cinco principales herramientas de análisis de riesgos para tu organización, sus etapas y cómo Belt, el software de gestión de riesgos, puede ayudarte en la aplicación de cada metodología.
What If
«What If» es una herramienta de análisis de riesgos que se centra en la identificación de amenazas y fallos en proyectos, normas o procedimientos. Su objetivo es examinar el comportamiento del equipo y su capacitación en el entorno de trabajo. Esta técnica puede aplicarse durante el proceso, el proyecto o la fase preoperativa, y es útil en diversos ámbitos empresariales.
¿Cómo utilizar el programa What If?
Para utilizar What If, es necesario formular preguntas sencillas basadas en los conocimientos de los equipos de la empresa. La pregunta fundamental es «¿Y si…? Por ejemplo: «¿Y si la presión de esta válvula es demasiado alta?».
A partir de las respuestas obtenidas, el equipo puede identificar los riesgos generales y sus posibles causas. Sin embargo, las respuestas no tienen por qué profundizar en la identificación de las causas, sino que pueden permitir a los implicados adoptar las medidas necesarias para prevenir los posibles riesgos.
También puede adoptarse un enfoque más sistemático, centrándose en áreas específicas de intervención y aplicando medidas de control y procedimientos de emergencia adecuados a los procesos de cada área.
Para que el análisis sea eficaz, se recomienda disponer de diagramas de flujo del proceso, especificaciones de los equipos u otros documentos pertinentes que puedan contribuir a la comprensión e identificación de los riesgos.
Checklist
El uso de listas de comprobación es una práctica esencial para verificar la aplicación de las medidas recomendadas en los procesos previos de análisis de riesgos. La adopción de listas de comprobación es simple y fácil, pero para que sean realmente eficaces, es importante elaborarlas de forma que su interpretación y aplicación sean sencillas y directas.
Paso a paso sobre cómo elaborar una lista de control eficaz:
1- Enumerar y clasificar las medidas: Empieza por enumerar todas las medidas anotadas en procesos anteriores y divídelas en categorías relevantes. Esto ayudará a organizar la lista de control y facilitará su comprensión.
2 – Opciones de respuesta: Junto a cada medida, proporciona un recuadro o espacio para marcar una de las tres opciones: «Sí», «No» o «No procede». Estas opciones permitirán una evaluación clara y objetiva de cada medida.
3 – Interpretación correcta: Muchas empresas realizan evaluaciones de riesgos pero no toman las medidas adecuadas basándose en los datos recogidos. Para evitar este fracaso, es fundamental interpretar correctamente la información recopilada. Asegúrate de que la interpretación de los resultados de la lista de comprobación es clara y de que se toman las medidas correspondientes en función de los resultados obtenidos.
4 – Diseño claro: El diseño del formulario es crucial para que la lista de control sea fácil de rellenar. Asegúrate de que el formato esté organizado, con medidas y opciones de respuesta claramente presentadas. Utiliza un lenguaje sencillo y directo para evitar ambigüedades o confusiones al cumplimentar el formulario.
Siguiendo estos pasos, estarás creando una lista de comprobación eficaz que te ayudará a garantizar la correcta aplicación de las medidas de análisis de riesgos. Recuerda que la sencillez y la claridad son elementos clave para garantizar la eficacia de la lista de comprobación.
Los 5 porqués
Los 5 porqués es una técnica que se basa en formular la pregunta «¿por qué?» repetidamente cuando se identifica un problema. Este enfoque pretende descubrir la causa raíz del problema y conlleva varias ventajas, como:
1- Relaciones entre causas y efectos: Formular repetidamente la pregunta «¿por qué?» permite establecer una conexión más clara entre las causas y los efectos del problema en cuestión. Esto ayuda a comprender la secuencia de acontecimientos que condujeron al problema.
2- Bajo coste:La técnica de los 5 porqués no requiere recursos complejos ni inversiones significativas. Puede aplicarse basándose en los conocimientos y la experiencia del equipo, sin necesidad de herramientas o equipos específicos
3- Integración con otras herramientas de gestión y análisis de riesgos: El enfoque de los 5 porqués puede utilizarse junto con otras herramientas de gestión y análisis de riesgos, aportando más datos que facilitan el proceso de identificación de problemas y causas raíz.
4 – Implicación de varios colaboradores:La aplicación de los 5 porqués suele implicar la colaboración de distintos miembros del equipo. Al fomentar la participación de varias personas, es posible obtener perspectivas diversas y una comprensión más completa del problema.
¿Cómo aplicar la técnica?
La técnica en sí consiste en formular al menos cinco preguntas «por qué», aunque el número de repeticiones puede variar en función de la situación. Estas preguntas sucesivas ayudan a eliminar las capas superficiales de las causas inmediatas, lo que permite identificar las causas profundas que pueden estar detrás del problema.
FMEA
Una de las herramientas esenciales en el análisis de riesgos es el FMEA o Análisis Modal de Fallos y Efectos, en español, cuyo objetivo es identificar posibles fallos y analizar sus efectos en los procesos, para tratar de evitar que se produzcan.
¿Cómo aplicar el FMEA?
Para implantar eficazmente esta herramienta en tu empresa, se recomienda seguir tres pasos fundamentales:
1- Determinación de los responsables: Es importante designar a las personas que serán responsables de conducir todo el proceso y orientar a los involucrados en el FMEA. Estos profesionales desempeñarán un papel clave en la correcta ejecución del análisis.
2- Planificación: En esta etapa es necesario establecer las reuniones necesarias, formar grupos de trabajo y preparar toda la documentación relacionada con el proceso en cuestión. Una planificación adecuada garantizará la eficacia y la organización durante la aplicación del FMEA.
3- Ejecución: En este paso, la herramienta FMEA se aplica en la práctica, utilizando formularios específicos para identificar y analizar los fallos previamente definidos. Este paso es fundamental para obtener información sobre los modos de fallo y sus consecuencias, permitiendo la elaboración de estrategias para tratar las debilidades identificadas.
PFMEA
El PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) permite identificar y evaluar los fallos potenciales en un proceso, analizar sus efectos y definir acciones para reducir o eliminar los riesgos. Con esta herramienta, es posible priorizar los fallos con mayor potencial de riesgo, evitando pérdidas financieras y optimizando la inversión de recursos.
El PFMEA es un valioso banco de conocimientos para la empresa, que registra todos los fallos considerados y las acciones emprendidas.
Sus principales etapas son:
- Identificar los posibles modos de fallo.
- Enumerar los efectos de los fallos.
- Asignar clasificaciones de gravedad.
- Determinar las posibles causas o mecanismos de fallo.
- Calcular el número de prioridad del riesgo (RPN).
- Elaborar un plan de acción con medidas correctoras.
- Definir un plazo y un responsable para el seguimiento del plan de acción y el análisis de su eficacia.
Conoce a Belt, software de gestión de riesgos
Ahora que ya sabes cuáles son las principales herramientas para el análisis de riesgos, ¿qué te parece contar con la ayuda de la tecnología para facilitar la gestión de tu empresa?
El Belt es el software de Gestión de Riesgos de Actio, empresa del Grupo Falconi. Con él, tu organización puede seguir un camino seguro hacia el éxito, anticipándose a los problemas, tomando decisiones basadas en datos y prediciendo acciones futuras.
Comprueba algunas ventajas del software:
- Gestión de todos los riesgos de su empresa de forma integrada
- Mapeo, clasificación y tratamiento de riesgos
- Gestión de riesgos con software alineado con las certificaciones ISO 31.000, COSO y PMI
- Información estandarizada y centralizada en un único lugar
- Gestión de datos para la toma de decisiones
- Desarrollo de planes de acción y estrategias de mitigación
Ahora, Belt también cuenta con la integración de ChatGPT en sus soluciones. En otras palabras, será posible identificar con mayor precisión los riesgos involucrados en cada actividad, permitiendo la creación de planes de mitigación más asertivos y la adopción de controles más eficaces que se ajusten a las características específicas de cada riesgo.
Entenda mais sobre a integração do ChatGPT nos nossos módulos
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