El flujo de trabajo (workflow en inglés) es un sistema organizado de actividades estándar que tiene como objetivo transformar los procesos en materiales, servicios e información
Es decir, el flujo de trabajo contendrá todas las pautas responsables de integrar las diferentes áreas de la empresa o los colaboradores del equipo, para que alcancen un objetivo común, que es el producto final o el servicio ofrecido.
La definición puede parecer un poco técnica, pero en la práctica, el hecho de tener todo estructurado y definido es fundamental para lograr mejorías de desempeño y desarrollo. Después de todo, automatizar tareas y crear KPIs ya no es un diferenciador, sino prácticas indispensables para el crecimiento. criar KPIs deixou de ser um diferencial, passando a ser uma medida essencial para o crescimento.
Sin embargo, la automatización por sí sola no es un truco de magia que resuelve todos los obstáculos en sus procesos. El solo hecho de aplicar la automatización no asegura que tu workflow sea más efectivo. Puedes terminar teniendo los mismos malos resultados, solo que esta vez ejecutados por un autómata.
Si llevas a cabo procesos que no se realizan de la manera que deseas, incluso después de automatizarlos , no te preocupes: existen algunas técnicas de optimización del flujo de trabajo que puedes emplear a tu favor para obtener los beneficios que estás buscando.
Ahora te ha enganchado el tema ¿no es así? Sigue leyendo este artículo y aprende cómo mejorar el flujo de trabajo en tu negocio y cuán importante es implementarlo en tus procesos. En este artículo presentaremos algunos consejos para que puedas transformar tus resultados.
¿Qué es un flujo de trabajo?
El flujo de trabajo, también conocido como workflow, es la lista de actividades funcionales de su empresa, organizada en orden de prioridad y ocurrencia. Funciona como un mapa, donde cada paso es un proceso que debe realizarse para alcanzar un determinado o objetivo estratégico..
Este mapa sirve de guía tanto para los empleados como para los sectores empresariales. Debe indicar las tareas a ejecutar, en qué orden se deben realizar y qué recursos serán necesarios para completarlas.
La aplicación de conceptos de workflow puede ayudar en la administración en la gestión de personas, controlar el proceso de producción, mejorar el servicio al cliente y proporcionar un mayor control financiero.
¿Cuáles son los beneficios de un flujo de trabajo bien estructurado?
Un workflow bien estructurado describe la relación entre cada proceso en una empresa, indicando cómo los recursos y la información generan tráfico entre ellos. Funciona como un «sincronizador» entre las diversas áreas de la empresa, optimizando la ejecución de actividades y reduciendo la pérdida de tiempo entre la realización de una tarea y otra.
Esta sincronización armónica entre sectores influye directamente en la reducción de la tasa de error. Las tareas diarias se enfocan en estandarizar la calidad y mejorar el proceso constantemente, reduciendo fallas, doble trabajo y pérdida de materiales y capital.
Otro punto positivo de un flujo de trabajo bien estructurado es un mejor uso de los recursos. Con todos los procesos internos asignados, es posible planificar adecuadamente el consumo de recursos de cada proyecto, controlando y minimizando sus costos, y así evitando gastos innecesarios.
¿Cómo mejorar la ejecución de las actividades?
Con tantas ventajas y consecuencias para los objetivos estratégicos, el flujo de trabajo necesita llamar la atención de la administración del negocio. Incluso un flujo de trabajo simple tiene muchos beneficios, pero debe progresar y mejorar constantemente para que siga funcionando con éxito.
La aplicación del flujo de trabajo, por sí sola puede mejorar el proceso de ejecución de tareas de una empresa. Sin embargo, hay algunas técnicas que se pueden aplicar para obtener mejores resultados, tales como:
Mapeo de procesos de trabajo
El primer paso para mejorar el flujo de trabajo es conocer bien las actividades realizadas en cada sector de su empresa. Piense en la empresa como una gran línea de ensamblaje: identifique los procesos en orden cronológico, desde la primera tarea realizada hasta el logro de un objetivo determinado.
Tomemos como ejemplo una fábrica de automóviles, cuyo objetivo estratégico es aumentar las ventas. El flujo de trabajo en este caso comienza desde la compra de materia prima para la fabricación del automóvil hasta el cierre de la compra por parte del cliente.
Asegúrese de enumerar e incluir los recursos necesarios para ejecutar cada etapa del plan de acción. Para cada proceso provea tantos detalles como sean necesarios al respecto de los siguientes aspectos:
Recursos humanos: ¿cuántos profesionales se necesitan? ¿Cuáles son las especialidades? ¿Hay colaboradores disponibles?
Materiales: ¿qué materias primas se necesitan? ¿Qué herramientas, equipos y softwares? ¿Hay algún recurso adicional que deba adquirirse?
Tiempo: ¿cuál es la fecha límite para la realización de la tarea? ¿Cuántas y cuáles tareas están sucediendo al mismo tiempo?
Capital: ¿cuánto cuesta? ¿Cuál es el rendimiento esperado? ¿Hay fondos para emergencias?
Documente los procesos y sus interdependencias
Una de las etapas más importantes de la creación de un flujo de trabajo es documentar los procesos. Lo ideal es ver la operación de la empresa como una línea de ensamblaje, identificando todos los pasos necesarios para su producción.
Con todas las tareas identificadas, cree un documento que describa el flujo de trabajo y cómo se relacionan los procesos entre sí. Organice el flujo de trabajo con actividades en orden de ejecución, incluyendo los recursos necesarios para cada paso.
Por lo tanto, será posible identificar obstáculos y certificar la cantidad de recursos que consume un proyecto, asegurando la rentabilidad de la empresa en ese proceso.
Use la tecnología para ayudar en la administración
La tecnología es un poderoso aliado en la administración empresarial y para el caso del flujo de trabajo no es la excepción. Documentar todo el proceso no es una tarea simple, por lo tanto, es una buena idea invertir en una herramienta de gestión estratégica para ayudar en la organización y asignación de actividades, como el software de gestión, que permite estructurar el flujo de trabajo y agilizar los procesos internos, facilitando el trabajo de los gerentes y así ahorrar tiempo y esfuerzo.
Además de las herramientas de gestión, incentive la innovación en todos los niveles y sectores de la empresa. Si hay una tarea básica y repetitiva, busque una solución automatizada para ella. Mantener actualizados los procesos y las herramientas para optimizar el flujo de trabajo aumenta la productividad y reduce las tasas de error.
Monitoree los procesos de cerca
En la mejora de procesos, el monitoreo juega un papel clave y debe hacerse de manera consistente. Idealmente, debe seguir de cerca cada paso del flujo de trabajo, recopilando datos sobre el desempeño y resultados obtenidos, para analizarlos posteriormente y encontrar áreas de oportunidad.
Esta supervisión estrecha y progresiva ayuda a reconocer los focos de optimización del flujo de trabajo, así como a identificar obstáculos en cada industria. También es de gran ayuda a la hora de identificar qué procesos son más valorados por los clientes, para así invertir tiempo y esfuerzo en su mejora.
Evalúe, repita y optimice el flujo de trabajo
Con los datos recopilados durante el monitoreo, podrá evaluar las mejoras del flujo de trabajo para el negocio. Identifique qué mejoras han tenido los mejores resultados y qué procesos aún deben optimizarse.
Luego planifique y ejecute nuevos cambios, alineando siempre sus acciones con los objetivos de la empresa y las necesidades del cliente, y repita el proceso de monitoreo y evaluación.
Un buen flujo de trabajo debe evolucionar constantemente para continuar brindando beneficios a la empresa. Observe de cerca su desempeño, siempre buscando nuevos puntos de mejora. Recuerde que el entorno externo cambia todo el tiempo y su empresa necesita mantenerse al día con esos cambios para mantenerse competitivo.
Ahora que sabe cómo mejorar un flujo de trabajo, comience a poner en práctica estos consejos en su negocio.
¿Qué debo hacer antes de optimizar el flujo de trabajo?
Como se indicó anteriormente, la optimización del flujo de trabajo se refiere al proceso de agilización y simplificación de las operaciones comerciales para hacerlas más eficientes, mejorar la calidad, así como reducir los errores y los costos asignados para cada tarea.
También se puede definir como el proceso de renovar los procedimientos existentes, agregar nuevas funciones y coordinar la acción de los colaboradores con instrucciones más asertivas sobre cómo hacer el trabajo de manera eficiente.
Un entorno de flujo de trabajo ágil puede cambiar la forma en que usted y sus colegas trabajan. Por lo tanto, antes de implementar cualquier cambio en el proceso, realice los siguientes preparativos:
- Converse con sus colegas sobre los cambios que están por ocurrir y sus implicaciones;
- Instrúyalos sobre la importancia de un flujo de trabajo optimizado y cómo puede reducir el caos en las tareas diarias;
- Bríndeles una breve descripción del tipo de software de gestión que planea implementar para gestionar la rutina diaria de la empresa
- Aún si la implementación ocurrirá solo en su equipo, asegúrese de informar al departamento de finanzas, operaciones y otras áreas, para que también estén al tanto del cambio;
- La optimización y la automatización del flujo de trabajo eventualmente se extenderá a otras áreas como consecuencia de la mejora en los resultados;
- Una vez que sus colegas comprendan los beneficios de optimizar el flujo de trabajo y descubran la versatilidad del uso del softwarese involucrarán más. Esté listo para ofrecerles un periodo de adaptación y demos seguimiento a cada uno a través de este proceso.
Bueno, después de hacer estos preparativos, es hora de optimizar su flujo de trabajo. ¿Estás listo para optimizar el flujo de trabajo de tu empresa? Esperamos que estos consejos te hayan sido útiles, así como la recomendación de un software de gestión estratégicaque realmente marcará la diferencia en su día a día.
