Mapeamento de processos consiste em uma atividade de diagnostico organizacional. Com ele, sua empresa entende como as atividades são desenvolvidas, quais são as interdependências entre setores, quais são as falhas recorrentes e assim pode criar um plano de ação para melhoria dos processos e consequente ganho de produtividade e eficiência.
Muchas empresas optan por contratar consultorías para realizar ese diagnóstico interno y entonces entregar a la alta gerencia un informe sobre las medidas a implementar. Pero sabe que tú mismo puedes conducir el mapeo de procesos, solo tienes que seguir estos 7 pasos:
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Reúne a tu equipo y concientiza
Antes de empezar la recopilación de información sobre los procesos, es importante que reúnas a tu equipo y le cuentes lo que se hará. Habla sobre las ventajas del mapeo de procesos, cómo ellos podrán mejorar su proprio desempeño y pide ayuda.
Para que el mapeo de procesos sea efectivo, no hay personas más recomendadas para hacer ese diagnóstico que las personas que realizan las tareas. Por lo tanto, incluye a tu equipo en este proyecto independientemente de estar conduciéndolo solo o con la ayuda de una consultoría.
Identifica los procesos actuales
Comienza el mapeo de procesos realizando un estudio de cómo cada actividad se realiza actualmente. No importa si está bien o mal, si debería hacerse de otra manera. Lo importante es saber cómo las personas conducen los procesos y qué tipo de resultados ellos traen. Con certeza encontrarás procesos ágiles y eficientes y otros lentos y burocráticos. El objetivo es justamente ese, entender cómo tu empresa está funcionando y dónde se puede cambiar.
Determina las entradas de cada proceso
Frecuentemente los procesos organizacionales implican más de un departamento. Por ejemplo, en la contratación de un nuevo empleado, están implicados: el departamento que demanda la contratación, la gestión de personas, las finanzas y la contabilidad. En otras palabras, es un proceso extenso, con muchos tomadores de decisiones implicados. Mediante la determinación de las entradas de cada proceso tú puedes seguir el flujo, es decir, la secuencia de actividades que se desencadenan hasta que el proceso termine.
Determina las salidas de los procesos
Las salidas, también conocidas como producto final, también son importantes en el mapeo de procesos para que sepas donde termina cada uno. En nuestro ejemplo anterior, la salida del proceso de contratación sería un nuevo empleado. Pero, para que todo transcurra bien durante el proceso es fundamental que cada parte entienda sus responsabilidades y actúe conforme algunos procedimientos e instrucciones de trabajo, con el fin de estandarizar el proceso y hacerlo más fácil de ser aprendido por todos.
Identifica los puntos de mejora
Al mapear los procesos de la empresa, tú y tu equipo ya pueden ir identificando cuáles son las fallas, errores, brechas de competencia que se producen en cada una de las fases. Así es fácil comenzar a pensar en las mejoras que vendrán después de la consolidación de la información.
Recuerda que dictar un nuevo modelo de proceso sin que tu equipo esté involucrado en la elaboración del mismo puede minar todos tus esfuerzos. Solamente quien está involucrado diariamente con las tareas sabe decir cuáles son las dificultades reales.
Crea un plan de acción
Para cada proceso mapeado, reúne a los involucrados para que discutan sobre las mejores formas de conducirlo. Sesiones de lluvia de ideas son muy buenas para la recolección de ideas y soluciones. Pide que una persona sea responsable por registrar las decisiones del grupo y establecer el flujo del proceso al final de la discusión y un plan de acción para implementación del mismo.
Haz seguimiento
Mantener la mejora continua en tu empresa es, en parte, resultado de la vigilancia que tú haces a tus procesos. Ningún proceso es tan bueno que no se pueda mejorar, por lo tanto, motiva a tu equipo a crear una cultura de mejora continua, mediante el mapeo de los procesos frecuentemente y sugerencia de cambios que puedan impactar en la productividad, reducción de costos y eficiencia.
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El mapeo de procesos debe ser una práctica continua en tu empresa e involucrar a todos los sectores en la búsqueda de mejoras. Si entrenas a tus empleados para que ellos desarrollen una cultura de procesos eficientes, no tendrás que preocuparte más por los resultados de tu negocio, ¡el éxito estará garantizado!
