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No es raro que una empresa se desvíe un poco de su estrategia trazada cuando hay tiempos de crisis o cuando es necesario “apagar un incendio”. La presión por alcanzar objetivos financieros y aumentar los ingresos obliga a las organizaciones a prestar mucha atención a los problemas coyunturales y acaba dejando de lado todo lo establecido previamente.
Por tanto, las reuniones de revisión de resultados son fundamentales para mantener viva en la mente de los empleados la necesidad de no cometer desviaciones. De hecho, no le estamos diciendo a su empresa que ignore los problemas diarios, pero es fundamental tomar decisiones informadas basadas en la macro estrategia. Así, combinamos ambos conceptos: organización (estrategia) con objetivos (ejecución).
Preparación de la reunión de resultados
En términos generales, la función de la reunión de revisión es precisamente hacer un seguimiento de los resultados, validar las hipótesis y realizar los ajustes necesarios para que las operaciones sigan funcionando conforme a lo establecido.
Las reuniones, para que sean productivos, debe involucrar al equipo de operaciones, a los líderes del sector y a todos los empleados con un rol clave. De esta manera, todos los sectores de la organización estarán representados y se podrá compartir información y resoluciones con el resto de equipos.
En primer lugar, es importante definir quién participará en el evento. Algunos cargos los mencionamos arriba, pero, fundamentalmente, considere invitar a los siguientes stakeholders: director general, director ejecutivo, director de área y representantes del equipo. Si es necesario, se puede invitar a otros miembros. Lo importante es que los tomadores de decisiones tengan un rol y un lugar en este tipo de reuniones.
En segundo lugar, definir la fecha de la reunión y agenda. En cuanto a la fecha, es importante adelantar las reuniones al menos con una semana. De esta manera, todos tienen tiempo para recopilar información, actualizarse sobre el estado actual de los procesos y participar en base a datos concretos. Encuestas, KPIs, informes, todo debe estar asimilado y disponible al momento.
Respecto a la Agenda, informar a los participantes de lo que se verá ayuda a mantener la centrarse durante las reuniones y no cambiar de tema. La agenda debe ser clara y objetiva. Su equipo puede, por ejemplo, considerar: acciones correctivas para revertir objetivos no cumplidos, aprobar o desaprobar sugerencias de modificaciones a iniciativas relacionadas con la estrategia, revisar KPI, etc.
Conducción de la reunión
La reunión de revisión de resultados No debe confundirse con un momento de información del proceso. De hecho, los participantes pueden actualizar a otros sobre las condiciones de avance de los procesos o ejecución de tareas, pero la reunión no debe centrarse en fallas por área, en la búsqueda de “culpables”. No siempre es tan fácil obtener respuestas y resultados rápidos, especialmente en instituciones más complejas.
Por esta misma razón, una reunión eficaz necesita implicar a todo el equipo para que se puedan encontrar soluciones y resolver problemas conjuntamente. De este modo, el líder desempeña un papel activo en la implicación de todos los ejecutivos, buscando siempre generar un clima adecuado. El líder debe conducir el evento de forma que se fomente la responsabilidad y se compartan los éxitos y las pérdidas.
La reunión también debe ser objetiva. Sugiere que se guarden los teléfonos móviles mientras dure la reunión, desaconseja las conversaciones paralelas que no tengan nada que ver con lo que se está tratando en la reunión y, si surge algo pertinente pero no tienes tiempo suficiente, anótalo como un nuevo punto que incluir en el orden del día de la próxima reunión.
Por último, pero no por ello menos importante, la persona responsable de convocar y supervisar las acciones debe consolidar las decisiones y deliberaciones documentándolo todo en las actas.
Periodicidad de la reunión de resultados
Las reuniones para supervisar los resultados pueden variar en frecuencia y tener órdenes del día estándar preestablecidos. Cada empresa encuentra la mejor forma de trabajar.
Sin embargo, identificamos que las organizaciones que realizan reuniones en dos ciclos: uno más corto, llamado seguimiento y control, y otro más largo, llamado aprendizaje estratégico, suelen tener mejores resultados. Los ciclos más cortos pueden ser mensuales y los ciclos más largos pueden ser trimestrales.
Hacer más práctica la reunión de resultados
Para que tu reunión de revisión de resultados sea más práctica, te sugerimos algunas rutinas que te ayudarán a mantenerte concentrado y ser más productivo. Mira a continuación:
1. Proyectar los resultados de una de las áreas jerárquicamente subordinadas;
2. Compruebe si objetivos no alcanzado en la zona. Si es así, discutir acciones correctivas para que el resultado negativo no vuelva a ocurrir. También es importante comprobar las causas del incumplimiento y sus justificaciones.
3. Verifique el cronograma del proyecto en el área: si hay problemas en el progreso del proyecto, inserte nuevas actividades en el proyecto mismo para corregir el progreso.
4. Repita los pasos 1 al 3 para todas las áreas, siguiendo el orden jerárquico, es decir, colocando primero las áreas más importantes para el negocio.
¿Realiza tu empresa reuniones de revisión de resultados? ¿Con qué frecuencia? ¿Son funcionales? Las reuniones de este tipo desempeñan un papel fundamental en la organización de las empresas, el desarrollo de los procesos y el seguimiento tanto del sector como de la empresa en su conjunto.
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