Gerenciar essas partes é fundamental para o sucesso do projeto, tanto que na quinta edição do Guia PMBOK foi incluído como nova área: o gerenciamento de partes interessadas, em que é feita a identificação dos stakeholders, além do planejamento, gerenciamento e controle das informações sobre as influências, expectativas e interesses desse grupo. A gestão de partes interessadas serve para antecipar oportunidades e facilitar a prevenção de problemas e a melhoria na comunicação do projeto. Continue lendo e entenda como o gestor de projetos pode fazer isso. O que é a gestão de partes interessadas? O Guia PMBOK considera como gestão de stakeholders todos os processos realizados com o objetivo de identificar as pessoas, instituições ou grupos capazes de impactar ou serem impactados por um projeto. Na prática, é feita uma análise das expectativas dos intervenientes e sua influência no projeto, para a partir daí, serem desenvolvidas as melhores estratégias para o gerenciamento que visa resultar em um engajamento eficaz por parte dos stakeholders. De acordo com o Guia elaborado pelo instituto PMI (Project Management Institute), o gerenciamento de partes interessadas requer o cumprimento das seguintes etapas: Identificação dos stakeholders Planejamento da gestão de stakeholders Gerenciamento do envolvimento dos stakeholders Controle do envolvimento dos stakeholders Como fazer? Para facilitar o entendimento de como a gestão de partes interessadas é feita na prática, vamos explicar melhor cada uma das etapas a serem seguidas. 1- Identificar os envolvidos Fazer a identificação dos intervenientes consiste em listar todas as pessoas ou grupos que podem influenciar o sucesso do projeto de alguma forma. Para isso, é interessante fazer um brainstorming e registrar todas as partes que potencialmente têm algum interesse no projeto, independentemente do tamanho do impacto de/em cada um. É importante descrever esses grupos e seus participantes de maneira a conhecer bem os stakeholders, para que seja possível identificar como podem impactar ou serem impactados por alguma atividade, decisão ou resultado do projeto. 2- Analisar seus interesses e expectativas Essa etapa serve para entender o que cada stakeholder quer, para isso é necessário descrever quais são as expectativas e interesses de cada um dos envolvidos a respeito do projeto. Nesse momento é fundamental avaliar tanto o aspecto positivo quanto o negativo desses interesses, pois alguns podem ser prejudiciais à iniciativa. A partir dessa análise é que será possível conhecer profundamente os interessados e definir como devem ser tratados. 3- Classificar os envolvidos Depois de saber quem são os envolvidos e o que pretendem, deve-se definir qual o nível de influência de cada interveniente sobre o projeto. Para isso, o próximo passo é classificá-los por ordem de importância, de acordo com seu grau de poder, impacto, susceptibilidade e interesse. Essa classificação serve para esclarecer qual a capacidade de cada stakeholder para alavancar ou paralisar o projeto. Também tem por finalidade facilitar o desenvolvimento de uma estratégia específica para cada um. 4- Criar um plano de abordagem Depois de ter os envolvidos identificados e classificados, bem como suas expectativas e necessidades, é hora de definir como será a abordagem de cada um para controlar seu envolvimento, o que requer do gestor duas competências: negociação e comunicação. É essencial planejar de maneira detalhada como será o relacionamento com cada diferente tipo de stakeholder, de maneira a conseguir evitar embates desnecessários, manter um diálogo aberto e aumentar o engajamento das partes interessadas. Planejar a comunicação com os intervenientes garante que os objetivos de todos fiquem alinhados e que as partes do projeto possam se envolver quando necessário. Vale dizer que o ideal é que, na gestão de partes interessadas, os stakeholders sejam envolvidos desde o início dos trabalhos. O gestor deve focar sua atenção naqueles que desde o início “compraram a ideia”, pois estes podem motivar as demais partes e diminuir possíveis resistências. Também é válido estabelecer alianças com os responsáveis pelos recursos necessários para o desenvolvimento do projeto. O segredo é sempre manter um canal aberto de prestação de contas do andamento do projeto, para eliminar desconfiança e resistência que podem prejudicar o resultado. Seguindo essas etapas e dicas, será possível fazer uma boa gestão de stakeholders e, consequentemente, uma boa gestão de projetos, com bons resultados para todos os envolvidos. Se este artigo foi útil para você, acreditamos que também poderá se interessar pelo que ensina como fazer a gestão da qualidade em projetos.

Não pode ler agora? Ouça a matéria clicando no player. Em qualquer âmbito da vida, seja pessoal ou profissional, a habilidade de se comunicar e transmitir informações com clareza é capaz de evitar erros e desentendimentos. Na gestão de projetos não é diferente, especialmente quando o assunto é dar e receber feedbacks. Para que uma comunicação ocorra de maneira eficaz, é necessário que emissor e receptor falem a mesma língua, o que dentro de uma corporação significa habilidade de interagir, se relacionar e negociar com diferentes tipos de pessoas, bem como gerir equipes e liderar. A comunicação em projetos é uma das mais importantes áreas de conhecimento, de acordo com o PMI (Project Management Institute), e necessita de atenção e um bom gerenciamento. Por mais que tenhamos disponíveis vários meios de comunicação atualmente, no Plano de Gerenciamento do Projeto é fundamental definir como essa comunicação será feita. Por mais que todo mundo acredite que sabe se comunicar perfeitamente, existem algumas formas de evitar falhas na transmissão de informações e planejar e organizar a comunicação com as equipes de projetos. Continue lendo e entenda melhor. Qual a importância da comunicação em projetos? Ao se tratar da gestão de projetos, uma comunicação adequada (em que o receptor compreende totalmente a mensagem enviada e não há ruídos interferindo) serve para definir todos os aspectos do planejamento, como o que será feito, quem executará cada atividade, qual o prazo disponível e qual o resultado final previsto. Todos os recursos humanos envolvidos no projeto precisam receber informações claras e suficientes para entender o fluxo de trabalho. Além disso, é por meio da comunicação que é possível estabelecer vínculos entre os membros da equipe e o gestor, para que ideias sejam geradas e considerações importantes sejam disseminadas. Vale lembrar que as conversas es dizer que existem vários tipos de comunicação e todos precisam ser devidamente gerenciados. Alguns deles são: comunicação interna (que ocorre dentro da equipe) e externa (com clientes, público ou outros projetos); comunicação escrita e oral; verbal e não-verbal (o que inclui tom de voz e linguagem corporal); vertical (entre níveis superiores e inferiores) e horizontal (entre colaboradores de mesmo nível). Ao falar da importância da comunicação em projetos, precisamos destacar também que a ineficiência nessa área pode acarretar em diversos prejuízos para a gestão e resultar em fracasso. A falha na comunicação pode promover desentendimentos, dificuldade de compreender o planejado e inconsistências com relação às responsabilidades de cada envolvido. Além de prejuízos financeiros, isso pode atrasar a execução do projeto e aumentar o retrabalho. Boas práticas Os processos do gerenciamento da comunicação servem para garantir que as informações do projeto sejam devidamente planejadas e, em seguida, coletadas, criadas, catalogadas, compartilhadas, gerenciadas e monitoradas, além de apresentadas sempre de maneira acessível e clara. De acordo com o Guia PMBOK, os processos destinados à área de comunicação são o Planejamento do gerenciamento das comunicações, Gerenciamento das comunicações e Controle das comunicações. Existem algumas práticases, mas são altas as taxas de sucesso nas empresas, inclusive na gestão de projetos. Consiste no mapeamento de todas as funções e atividades a serem realizadas de maneira bem visual, o que permite um melhor entendimento do fluxo de trabalho e da divisão de responsabilidades. O Canvas pode ser feito por meio de um mural ou, para projetos mais modernos, através de softwares de gestão. Software de gestão de projetos A área já possui muitos recursos tecnológicos disponíveis que podem facilitar todos os aspectos e tornar a comunicação mais eficiente. Com um software, é possível deixar todas as informações necessárias à disposição dos envolvidos, como prazos, metas, orçamento, responsabilidades e riscos. Além disso, cada colaborador pode acrescentar novos conteúdos e atualizar suas tarefas, para que outros membros da equipe saibam o que está sendo feito. Público externo Engana-se quem pensa que apenas a comunicação interna é relevante para o bom andamento do projeto. Ouvir fornecedores, clientes e demais públicos de interesse pode ajudar na obtenção de informações e opiniões valiosas. Ofereça um canal de comunicação a esse público, em que seja possível, por exemplo, que clientes testem inovações e enviem feedbacks sobre determinado produto ou serviço. Isso pode evitar investimento de recursos em itens com pouca funcionalidade ou que não atinjam a expectativa dos consumidores. Dar feedbacks aos colaboradores e criar um ambiente favorável à comunicação também são práticas úteis para que a comunicação em projetos seja eficiente. O sucesso do projeto está diretamente ligado à comunicação e a maneira como ela é feita.sua empresa? Tem alguma experiência a compartilhar? Utilize nosso espaço para comentários e deixe sua opinião sobre o assunto!

A gestão de aquisições em projetos — ou gerenciamento de aquisições — é uma importante área de conhecimento abordada iente, a organização contratante ou solicitante do serviço, e o do vendedor, que é o prestador de serviços, fornecedor ou empresa contratada. Como os serviços terceirizados são cada vez mais comuns, o projeto passa a envolver diferentes fornecedores, o que exige uma gestão eficaz que evite problemas que impactem no seu cumprimento e realização. Conheça melhor as boas práticas da gestão de aquisições que podem garantir o bom andamento e sucesso de seus projetos: Para que serve a gestão de aquisições? O principal a dizer que esta área de conhecimento compõe-se de alguns processos: Planejamento Planejar a gestão de aquisições envolve documentar todas as decisões de compras do projeto, incluindo especificação da abordagem e identificação de possíveis fornecedores. Este processo pode ser dividido em algumas etapas: definição do que se pretende fazer ou adquirir; especificação do produto ou serviço; estabelecimento de critérios de avaliação; preparação do pedido; solicitação de propostas. Condução Conduzir as aquisições significa passar ao próximo passo, que consiste na obtenção de respostas dos fornecedores, análise e seleção do fornecedor e, por último, a redação e assinatura do contrato. Controle Este processo diz respeito ao acompanhamento que visa controlar as relações da aquisição, o que significa que o desempenho do contrato é monitorado e, se necessário, são realizadas mudanças e correções no mesmo. Boas práticas O primeiro passo a ser executado é a decisão de adquirir ou não um bem ou serviço externamente para o projeto. A partir daí, deve surgir o plano de gerenciamento de aquisições, em que são documentadas informações como objetivos, normas a serem verificadas e rotinas para a administração do contrato. Como não é fácil lidar com a gestão de aquisições durante a implantação do projeto, o recomendado é buscar as melhores práticas segundo o Guia PMBOK, dentre as quais podemos destacar alguns elementos: SOW Na fase de planejamento das contratações, deve-se elaborar o SOW (Statement of Work), ou Declaração de Trabalho, em que são feitas descrições detalhadas do serviço que deverá ser realizado ou dos produtos que deverão ser entregues. A partir desse documento, os fornecedores conseguirão entender o requisitado e poderão elaborar suas propostas. A elaboração do SOW deve ser minuciosa, pois eventuais omissões ou equívocos poderão se tornar um risco de ameaça para o projeto, bem como um risco de oportunidade para o fornecedor. Critérios A elaboração dos critérios a serem considerados durante a avaliação das propostas também exige cuidado. Isso porque eles precisam ser adequados às necessidades do projeto, ou podem acabar provocando aumento desnecessário nos preços ou eliminando precocemente potenciais proponentes. Os critérios podem ser obrigatórios, ou seja, um pré-requisito eliminatório, ou facultativos e classificatórios. Eles podem estar relacionados a preços, prazo de entrega, especificações e qualificações no produto ou serviço, entre outros. Contrato O documento legal entre comprador e fornecedor é um dos principais elementos da gestão de aquisições. Ele descreve um acordo mútuo que gera obrigações entre as partes, o que inclui o que está sendo adquirido e quais são os direitos e deveres de cliente e contratado. O contrato precisa ser redigido de modo a expressar a complexidade das entregas e o esforço necessário para tal, com termos e condições detalhados de maneira objetiva, clara e sem problemas de interpretação. Por se tratar de um documento que faz com que as partes compartilhem riscos potenciais, o contrato deve ser aprovado e revisado por especialistas em questões jurídicas e técnicas. Com estas práticas de gestão de aquisições e um bom planejamento, é possível encontrar fornecedores de maior qualidade e garantir que seu projeto seja concluído de acordo com o previsto. Se você gostou desse conteúdo, acreditamos que também vá gostar do nosso artigo que aponta 12 metodologias de gestão de projetos disponíveis no mercado.

Ao se pensar em gestão de projetos, existe uma área que não pode ser ignorada: a gestão da qualidade. Ela é a responsável por buscar o envolvimento e conscientização de toda a equipe sobre o objetivo de entregar como resultado final um produto de alto valor agregado, que suprirá as necessidades do cliente. A gestão da qualidade é o que garante que os processos internos funcionem de maneira eficaz e, para isso, aponta requisitos que devem ser cumpridos para que as atividades sejam realizadas de maneira excelente. Conheça as melhores práticas de gestão da qualidade e entenda como elas resultam em melhoria contínua nos processos e uma equipe mais engajada e motivada: Como é feita a gestão da qualidade? A gestão da qualidade é feita por meio de alguns processos, que são: Planejamento No momento de planejar o gerenciamento da qualidade, é preciso realizar a identificação dos requisitos e padrões de qualidade requeridos para os processos e o produto final. Então é feita a documentação que será usada para monitorar o desempenho do projeto e verificar sua conformidade. Esse processo é fundamental, pois é ele que serve como orientação para que seja feito um bom trabalho, que atenda todos os requisitos da qualidade. Monitoramento Com o objetivo de tornar a gestão da qualidade mais eficiente durante o projeto e facilitar a identificação de correções necessárias, esse processo envolve a realização de auditorias periódicas visando monitorar se os requisitos estão sendo cumpridos. Nesta etapa, também é feito o acompanhamento de métricas e indicadores de desempenho. Controle Controlar a qualidade é o que permite analisar os resultados obtidos pelos indicadores de desempenho e estruturar planos de ação necessários para corrigir eventuais desvios. Com o controle é possível a identificação de não conformidades, falhas, atrasos e demais lacunas capazes de comprometer o resultado e a satisfação dos clientes. Quais são os benefícios para a gestão de projetos? A adoção dessas práticas traz diversos benefícios ao projeto e todos os envolvidos, dentre os quais destacamos: Permite uma compreensão mais completa do projeto A gestão da qualidade em projetos amplia o entendimento acerca das necessidades dos clientes, de modo que seja possível, a partir delas, desenvolver funcionalidades e soluções que agreguem valor e melhorem a experiência dos usuários. Quando a equipe compreende melhor o projeto, as necessidades do cliente são transformadas em requisitos que devem ser atendidos ao longo do processo. Garante processos mais eficazes A adoção da gestão da qualidade promove a padronização dos processos internos e o uso de uma metodologia única de trabalho, de modo que fique mais fácil monitorar os indicadores de desempenho. Além disso, ocorre também a otimização dos processos, o que resulta em maior produtividade da equipe, já que os processos se tornam mais ágeis, liberando tempo para que os colaboradores atuem de maneira mais estratégica. Com a equipe ganhando destreza e qualidade por realizar suas atividades por meio de um roteiro, os processos se tornam então mais eficazes. Os colaboradores envolvidos com a gestão da qualidade do projeto aprimoram continuamente sua atuação e seus resultados são cada vez mais positivos. Aumenta o engajamento da equipe Quando toda a equipe se envolve com a qualidade do projeto, aumenta o comprometimento e engajamento dos colaboradores em todas as etapas, já que todos se sentem responsáveis pelo sucesso do projeto. Com a gestão da qualidade, há otimização de tempo e recursos, o que faz com a equipe se torne mais eficiente no desenvolvimento de suas atividades. Por causa disso, aumenta a produtividade e, consequentemente, a motivação dos colaboradores, que se tornam mais aptos a enfrentarem adversidades. Auxilia na redução de riscos Todo projeto possui riscos, mas eles podem ser reduzidos quando há um bom controle da qualidade, seja no desenvolvimento do projeto ou do produto final. A gestão da qualidade auxilia na identificação de falhas de processos e tudo que possa comprometer seu sucesso. Ao colocar a equipe para atuar de forma proativa em relação ao que ocorre no projeto, também há redução de problemas, que são mais facilmente identificados, bem como suas soluções. Garante a satisfação do cliente A gestão de qualidade é uma ferramenta que auxilia no alcance de objetivos importantes, como atender as necessidades do cliente, seja em relação a prazos ou custos. A ideia é oferecer não apenas um produto de valor, mas superar as expectativas, oferecendo uma solução de alto nível com um investimento atrativo. Como foi possível ver, a gestão da qualidade tem grande importância para uma boa gestão de projetos, pois o resultado final é um cliente satisfeito, o que é o objetivo principal de toda organização. Se você gostou desse conteúdo, aproveite para conferir também nosso artigo que ensina como melhorar a gestão de sua empresa em 7 passos.

Há quem acredite que somente donos ou diretores de empresas devem se interessar por gestão e suas metodologias, mas a verdade é que todo profissional que deseja assumir desafios ou crescer hierarquicamente dentro de uma organização deve entender desse assunto. Inclusive, são muitas as oportunidades de atuação nesta área. Conheça 9 possibilidades diferentes e avalie qual se encaixa mais com seu perfil profissional: 1- Gestão de negócios Bem genérica, entender de gestão de negócios é importante para quem pretende empreender ou assumir cargos mais altos dentro de uma organização, como se tornar um CEO, por exemplo. A ideia é que o profissional entenda sobre a gestão estratégica de cada uma das áreas de uma organização e saiba estabelecer conexões entre elas. Quem se especializa em gestão de negócios consegue enxergar a empresa como um todo, por isso é capaz de traçar seu planejamento estratégico e trabalhar na definição dos objetivos do negócio. Além disso, por ter uma atuação mais generalista, pode assumir cargos de gestão em diferentes áreas, como projetos, pessoas, financeiro e produção. 2- Gestão de pessoas Muitas empresas já entenderam a importância de valorizar e gerenciar de maneira adequada seu capital intelectual. Atrair e reter talentos, implantar uma cultura organizacional forte e investir em capacitação e treinamento são assuntos que ganharam relevância nos últimos anos. O gestor de pessoas é o responsável por promover avaliações de desempenho, dar feedbacks, planejar carreiras, ou seja, lidar com os colaboradores da empresa em diversas situações diárias. Aproveite e leia também: Como dar feedbacks construtivos e aumentar a motivação de seus funcionários? O profissional que escolhe essa especialização trabalha buscando alinhar os interesses da organização e as aspirações pessoais de seus colaboradores, de forma que as ações planejadas sejam benéficas para ambas as partes. 3- Gestão financeira Essa é boa opção para profissionais que se interessam em trabalhar com planejamento, organização e cálculos. O gestor financeiro é o responsável por lidar com sócios, acionistas e instituições financeiras, além de definir orçamentos e investimentos e controlar entradas e saídas de receita. O especialista nessa área pode optar por não trabalhar exclusivamente em uma empresa e sim prestando consultoria e orientando várias acerca de suas dificuldades financeiras, por exemplo, na área de Finanças empresariais ou Controladoria e Auditoria. 4- Gestão de projetos Podemos dizer que essa é uma carreira em ascensão, já que a quantidade de postos de trabalho na área tem crescido a cada dia, especialmente por causa das empresas de tecnologia, que costumam trabalhar desenvolvendo produtos específicos para seus clientes. A demanda de gerentes de projetos é grande no setor bancário, que está sempre buscando automatizar seus processos e fornecer soluções que melhorem a segurança de seus usuários e evitem a necessidade da presença do cliente na agência. Na construção civil também há muito espaço para o especialista em gestão de projetos, pois ele é requerido a cada novo empreendimento, que é um projeto que exige ser gerido por um profissional qualificado. O gestor de projetos precisa ter uma visão sistêmica da empresa em que trabalha e bom relacionamento interpessoal, além de saber conduzir negociações, gerenciar conflitos e promover integração de sua equipe. Leia também: Gestão de projetos – 12 metodologias disponíveis no mercado 5- Gestão de processos O especialista nessa área é necessário em empresas e indústrias que estão ligadas a processos críticos, pois ele é o responsável por estruturá-los e reavaliá-los constantemente para garantir que sejam eficientes e ágeis. Essa é uma boa opção, por exemplo, para profissionais que trabalham na gestão de qualidade das empresas, já que em seu dia a dia acabam realizando o gerenciamento de processos. Aliás, todo gestor que acaba trabalhando em sua área, independentemente de qual seja, em função de aumentar produtividade e eficiência, reduzir gargalos e agilizar os fluxos de informação, são bons candidatos a se especializar em gestão de processos, pela familiaridade com o assunto. 6- Gestão comercial Esta é a especialização para quem tem algum tipo de afinidade com a área de vendas, atualmente considerada estratégica nas empresas. É uma carreira para quem gosta de negociar com clientes e vendedores constantemente, o que requer desenvoltura na escrita e na fala. O gestor comercial é responsável por criar estratégias de vendas e políticas comerciais da empresa, além de estabelecer metas e acompanhar indicadores. Este profissional precisa ter visão estratégica, pois seu papel é identificar oportunidades e transformá-las em negócios. O especialista nesse tipo de gestão deve ser um líder que saiba orientar, treinar e motivar sua equipe, sempre visando sucesso nos resultados e objetivos traçados. 7- Gestão logística Muitas empresas têm grandes dificuldades na área de logística, já que no transporte rodoviário do nosso país os custos logísticos são muito altos. Por causa dos crescentes desafios, é altamente recomendado que os profissionais da área se especializem e aperfeiçoem seus conhecimentos. O gestor de logística é aquele que precisa estar sempre buscando estratégias para melhorar a competitividade de sua empresa em meio a outras milhares, especialmente as de e-commerce. Nesta especialização, são abordados assuntos como custos logísticos e cadeia de distribuição. Para quem quer entender mais sobre essa área, recomendamos nossa série de artigos sobre o S&OP. 8- Gestão de marketing Com o marketing tradicional buscando cada vez mais se personalizar e o marketing digital se tornando um dos principais investimentos das empresas, essa também é uma área considerada em ascensão. O gestor de marketing atual precisa ser um profissional multidisciplinar, que saiba lidar com as ferramentas disponíveis hoje em dia, como redes sociais, inbound marketing, plataformas de e-commerce e web analytics. Se os desafios atuais são grandes nessa área, também são muitas as vantagens decorrentes das tecnologias, já que é possível realizar monitoramentos em tempo real e decidir modificar ações com muito mais agilidade, de acordo com as mudanças de comportamento dos consumidores. 9- Gestão pública Indicada para quem deseja fazer concurso público ou se candidatar a cargos políticos, esta especialização prepara profissionais para assumir a administração de instituições governamentais, tanto municipais e estaduais quanto federais. Além de disciplinas de administração de empresas, o curso de Gestão pública também ensina sobre normas,

Em um contexto em que é cada vez mais importante que as empresas gerenciem seus projetos com eficiência, existem diversos métodos para facilitar a organização das atividades das equipes e auxiliar no alcance de bons resultados Neste artigo, apresentamos as 12 principais metodologias de gestão de projetos. Confira! 1- Scrum Considerado um método ágil, o Scrumé bastante indicado para projetos urgentes e com mudanças repentinas. Ele é um framework utilizado para organização e gerenciamento de projetos, por meio de uma divisão da meta principal em pequenas etapas, chamadas de sprints. Quando um sprint chega ao final, a equipe se reúne para apresentar e discutir resultados, avaliando se os objetivos foram cumpridos e o que precisa melhorar para a próxima etapa. A constante busca por melhorias dentro dessa metodologia é chamada de kaizen. Dentro de cada sprint também se aplica o kaizen, através de curtas reuniões diárias entre a equipe, visando revisar o que foi feito no dia anterior e definindo prioridades para o novo dia de trabalho. Veja tabém: Gestão de custos em projetos – o que você precisa saber! 2- PRINCE 2 O método britânico, cujo nome completo, que originou a sigla, é Projects In Controlled Environments,apresenta aspectos de organização, controle e gerenciamento de todo tipo de projeto. Sua base de dados consiste em um framework com foco no produto e nas entregas durante o projeto e o gerenciamento feito por meio do PRINCE 2 envolve organização e controle de cada etapa, revisão de processos, gerenciamento de desvios, envolvimento de stakeholders e gerentes e comunicação entre desenvolvedores do projeto e o restante da empresa. 3- Waterfall Também conhecida como metodologia cascata, tem como propósito a execução de etapas em uma ordem sequencial lógica rumo a um resultado final. Nesse método, a regra é que uma tarefa só seja iniciada após a conclusão completa da anterior. A questão é que a metodologia não é flexível, o que quer dizer que não é adequada para projetos que possam sofrer mudanças em seu escopo ao longo do caminho, pois o fluxo seria interrompido e o planejamento prejudicado. 4- IPMA A International Project Management Associationé uma organização formada por associações de gestão de projetos e tem por objetivo ensinar práticas de gestão aplicadas em empresas públicas ou privadas no mundo inteiro. A IPMA não tem fins lucrativos e visa divulgar e propagar conhecimentos sobre diretrizes e técnicas de gestão, levando em conta a cultura de cada país. A organização defende que a combinação entre comportamentos, habilidades, experiência e conhecimento é a base para toda gestão de projetos. Essas competências são então divididas em técnicas, comportamentais, contextuais e suas subdivisões. Conheça ainda: Os indicadores de performance que você não pode perder de vista ao gerenciar projetos 5- Canvas O Project Model Canvasé uma ferramentamuito útil para o gerenciamento de projetos de forma precisa e descomplicada. Sua proposta é a utilização de uma folha A4 e post-its para a criação de um plano curto, simples e direto. A equipe precisa responder a algumas perguntas básicas (por que, o que, quem, como, quando e quanto) e tornar as ideias visíveis e palpáveis no quadro de post-its, para que o projeto seja mais facilmente compreendido. 6- Caminho crítico Esta metodologia defende que todo projeto possui tarefas ligadas entre si, como se uma dependesse que a outra fosse completada para que possa ter início, o que representa um “caminho crítico”. Assim sendo, para que as tarefas possam ser executadas, é preciso que o gestor priorize aquelas que tenham hierarquia mais alta, para que não fiquem pendentes e bloqueiem o caminho das que virão posteriormente. 7- PMBOK Este não é exatamente um método de gestão de projetos, mas é uma bibliografia que traz uma padronização importante, pois identifica e nomeia as etapas e regras da área, contemplando os principais aspectos a serem considerados em qualquer projeto genérico. O PMBOK aponta que, para uma gestão eficiente, os projetos devem abordar as seguintes áreas de conhecimento: gerenciamento de integração, do escopo, do tempo, de custos, da qualidade, de recursos humanos, de comunicações, de riscos, das aquisições e stakeholders. 8- Seis Sigma (6Sigma) Desenvolvido pela Motorola, também não se trata de uma metodologia de gerenciamento, mas um conjunto de práticas a serem aplicadas para que um projeto alcance resultados de melhor qualidade. O Seis Sigma se propõe a medir os defeitos de um produto enquanto o projeto é executado e busca sua redução a zero. Isso é feito por meio de dois processos: 1 –  As etapas são definir metas, mensurar e identificar características críticas, analisar, desenhar detalhes, visando otimizar o processo, e verificar o desenho, revendo o modo como o projeto foi planejado. 2 –  Temos como etapas: definir o problema, mensurar aspectos essenciais, analisar dados, melhorar o processo e controlar, de forma a identificar desvios e corrigi-los. 9- Gestão da qualidade A norma ISO 10006:1997 é um padrão internacional de gestão de projetos que traz diretrizes para garantir a qualidade de projetos de qualquer escopo por meio de uma padronização para um gerenciamento estratégico. A ISO trata como etapas para esse gerenciamento: foco no cliente, liderança, envolvimento das pessoas, aproximação dos processos, sistema de aproximação com a gerência, melhoria contínua, aproximação para a tomada de decisão e relacionamento benéfico com o fornecedor. 10- AFP A metodologia Adaptative FrameworkProject é mais voltada para o gerenciamento de projetos de TI, pois a incerteza e as mudanças destes inviabilizam o uso de métodos mais tradicionais. A AFP começa a partir da construção de uma estrutura detalhada dos requisitos do projeto, visando definir seus objetivos estratégicos a partir dos requisitos do produto a ser desenvolvido. Depois disso, o processo avança em etapas, com análise dos resultados ao final de cada uma em busca de melhorar as práticas. O escopo do projeto pode ser alterado no início de cada nova etapa se os requisitos do produto sofrerem mudanças. 11- Gestão de Projetos Baseada em Processos Esta metodologia tem por objetivo o alinhamento de todos os aspectos de um projeto com a missão e os valores da organização, ou seja, cada processo do projeto colabora de forma estratégica para os objetivos do negócio. Ela

Não é raro acontecer dentro da empresa de surgirem dúvidas sobre quem é o responsável por determinada atividade, quem deve aprovar certos projetos ou quem deve ser consultado ou informado sobre uma decisão. A matriz RACI é uma excelente ferramenta para evitar que a equipe tenha esse tipo de dúvida. Algumas organizações até conhecem o conceito, mas nem sempre sabem como o modelo RACI pode ser útil para o contexto de seu negócio. Para esclarecer melhor para que a matriz serve e como pode ser implementada, explicamos tudo sobre o assunto neste artigo. Não deixe de conferir! O que é matriz RACI? De um modo resumido, podemos dizer que seu papel é auxiliar as empresas a organizar e priorizar as ações de seus colaboradores, de modo que todos saibam exatamente do que são responsáveis. A ferramenta serve para alinhar os funcionários e suas funções em um projeto, processo, serviço ou em um departamento, com o propósito de que tudo funcione sem problemas, com cada membro específico ciente do que lhe é atribuído. A sigla RACI é um acrônimo dos termos em inglês: Responsible Accountable Consulted Informed Explicando cada um, temos: R – Quem é o responsável pela execução efetiva de uma atividade, ou seja, quem é o profissional que se responsabiliza pelo trabalho em um elemento particular dentro de um projeto ou processo. A – Quem tem autoridade para aprovar de maneira formal uma tarefa ou produto entregue. Esse é o responsável por solucionar possíveis problemas em um processo e tem autoridade final sobre um projeto. C – Quem precisa ser consultado caso haja dúvidas ou problemas em um processo, além de necessidade de mudanças. A comunicação com essa pessoa é feita em duas vias, com consulta e resposta. I – Quem precisa ser informado sobre ações tomadas, mudanças e resultados de um projeto, mesmo que essa pessoa não esteja envolvida no processo de tomada de decisão. A comunicação é feita em apenas um sentido, somente informação, sem necessidade de resposta.   Quais os benefícios do modelo? O modelo RACI pode ser benéfico para a organização em diversos sentidos: Aumento no engajamento: com a redução de dúvidas e confusão típicas em projetos e processos, os colaboradores se sentem menos estressados e mais envolvidos, já que sabem exatamente qual seu papel, pelo que são responsáveis e com o que não precisam se preocupar; Treinamento mais eficiente: quando colaboradores são treinados acerca daquilo que não diz respeito às suas competências e responsabilidades, estão apenas perdendo tempo, mas quando cada funcionário é treinado naquilo que agrega valor para sua função, toda a empresa sai ganhando; Economia de tempo: com o modelo, só são convocados para reuniões aqueles colaboradores que estão envolvidos com o projeto ou processo específico, economizando o tempo de todos os outros que não precisam participar; Redução na frustração com a liderança: muitos colaboradores se sentem frustrados ao procurar alguém de um nível acima na hierarquia e não conseguir respostas ou solução para seus problemas. Quando todos sabem com quem falar, há um alívio nessa frustração. Como criar e implementar? A implementação da matriz RACI é capaz de resultar em projetos e processos mais bem-sucedidos, mas é fundamental que o método seja aplicado na prática. Para isso, podem ser utilizados planilhas eletrônicas, editor de textos ou mesmo papel. Se você já utiliza um software para gestão dos projetos, a planilha pode ser feita somente para planejar e alinhar as informações com a equipe, e depois ser incluída no sistema. Um modelo simples consiste em listar responsabilidades horizontalmente e os principais projetos verticalmente, para então preencher cada caixa da grade com as iniciais R, A, C e I. O formato aqui não faz muita diferença, o realmente importante é passar por essas etapas: 1- Identificação dos projetos estratégicos que precisam do modelo RACI O primeiro passo é identificar os principais projetos vinculados aos objetivos estratégicos da organização. Depois disso, listar as etapas dos projetos ou suas tarefas principais. Só então pode-se pensar em quem será o responsável pela execução e pela aprovação, e quem deve ser consultado e informado sobre cada etapa/tarefa. Importante lembrar que para melhor uso da matriz RACI, é fundamental que para toda atividade exista pelo menos um R (responsável pela execução) e um A (aprovador), mas nunca mais de um aprovador para uma mesma atividade. 2- Reunião com os responsáveis por cada elemento do projeto Todos os indivíduos identificados como parte da matriz RACI precisam participar de reuniões regulares para que todos fiquem cientes de suas responsabilidades e para revisões estratégicas. Vale dizer que as pessoas marcadas com I, que são apenas informadas, nem sempre precisam participar de todas as reuniões. O ideal é que o modelo RACI seja utilizado apenas nos principais projetos e processos estratégicos da empresa, aqueles que têm alto valor e são críticos para seu bom funcionamento. Como foi possível ver, é uma ferramenta simples de utilizar, mas que pode gerar diversos benefícios para a organização. Se esse conteúdo foi útil para você, compartilhe em suas redes sociais, pois poderá ajudar seus amigos também!

Toda empresa está sujeita a fazer planos e, em determinado momento, perceber que as coisas não estão caminhando exatamente como o previsto. Isso pode ocorrer por influências externas, como as rápidas transformações no mercado e nas preferências dos clientes, mas também por causa de problemas internos, como problemas de comunicação e interpretação. Por causa disso, é muito comum que surja a necessidade de questionar o modelo de negócio e avaliar o que está funcionando bem e o que precisa de melhorias. Uma ferramenta interessante para ajudar nessa avaliação é o Gap analysis, também chamado de Análise de lacunas. Entenda melhor o que é esse método e quais os benefícios ele pode trazer para sua organização: O que é uma análise de lacunas? Gap analysis ou análise de lacunas é um método utilizado para avaliação do desempenho real da empresa diante de seu potencial. É um exame do desempenho atual que visa identificar quais são as diferenças entre o estado atual do negócio e onde ele poderia/gostaria de estar. Um Gap — ou lacuna — é uma dissonância que pode decorrer de problemas internos ou não e que gera consequências, como problemas de entendimento e interpretação, prejudicando as tomadas de decisão. A análise de lacunas pode ser capaz de apontar a forma como recursos e ativos estão sendo utilizados e facilitar que os objetivos do negócio sejam alcançados de maneira mais rápida e eficiente, sejam os de curto ou longo prazo. Para que serve? O propósito da realização de uma análise de lacunas é auxiliar a empresa na melhoria de sua eficiência comercial, de seu produto ou sua lucratividade, já que permite a identificação de lacunas ou pontos que precisam de atenção. Após a conclusão da análise, é possível que os recursos e energia da equipe sejam direcionados às áreas que precisam de melhoria. Isso quer dizer que o Gap analysis serve para apontar mudanças que poderão tornar a organização mais competitiva, bem como os riscos e oportunidades encontrados durante a averiguação. Quais os benefícios para a gestão do negócio? Além de responder às perguntas sobre onde a empresa está e em que ponto gostaria de estar, o Gap analysis traz outras diversas vantagens, dentre as quais destacamos: auxilia a empresa a rever a atual abordagem de sua gestão e a implementar melhorias necessárias; promove mais engajamento na equipe, com esforços concentrados e ações direcionadas; produz uma visão mais abrangente do sistema de gestão praticado; permite melhor distribuição de recursos e melhora o ROI (Retorno sobre Investimento); facilita a percepção de riscos e oportunidades de mercado. Como fazer? É importante dizer que uma análise de lacunas pode ser realizada em um departamento específico, em um único processo ou mesmo na empresa toda. São necessárias algumas etapas para a identificação de problemas e como eles podem ser corrigidos, a partir dos seguintes passos: 1.   Identificação do estado atual A primeira tarefa para o Gap analysis é identificar que tópico da empresa estará sujeito à avaliação. Vale dizer que o estado atual não precisa ser necessariamente financeiro, mas remeter a métricas ou atributos diversos. 2- Identificação de onde se quer estar Este é o momento de identificar metas a serem atingidas em determinado período de tempo, que é o estado desejado da organização. Se a empresa possui um planejamento estratégico, é possível encontrar nele as metas já estabelecidas. Mapas e gráficos podem ser úteis nessa etapa, para facilitar uma representação clara do estado atual e o desejado. 3- Identificação das lacunas Uma lacuna é basicamente a diferença entre onde a empresa está e onde ela gostaria de estar. E este é o momento de descobrir o motivo de existir uma lacuna. É preciso se aprofundar e fazer algumas perguntas que determinarão por que essa lacuna ocorreu, por exemplo, se o problema é com a maneira que a empresa trabalha, com os clientes ou com os preços. 4- Elaboração de melhorias para fechar as lacunas Depois de entender o que ocasionou as lacunas, começa a etapa de traçar as ações mais adequadas para que elas sejam fechadas. Para que se chegue a soluções sólidas e possíveis, é necessário considerar o custo de implementação de cada solução, avaliando os recursos disponíveis. Também é essencial determinar prazos para as ações e marcos para determinar seu desenvolvimento e progresso. Por fim, é fundamental dizer que não basta fazer o Gap analysis, é preciso certificar-se de que as soluções projetadas sejam colocadas em prática e as melhorias sejam acompanhadas. Também é essencial não tentar fechar muitas lacunas de uma só vez, a não ser que estejam todas relacionadas. Se esse não for o caso, existe o risco de se colocar muita ênfase na organização e acabar não fechando lacuna nenhuma. Agora que você já sabe tudo sobre Gap analysis e como isso pode ser feito, conheça também as  Análises de Pareto e para que servem.  

A gestão de projetos não é uma novidade. Porém, frente à evolução do mercado e de suas demandas e possibilidades, é interessante estar atento às tendências em projetos para conseguir alinhar as estratégias da empresa para obter resultados cada vez mais satisfatórios. Do contrário, não importa o quão talentoso seja o gestor ou quão competente seja sua equipe. Se não houver uma atualização que permita o aproveitamento integral dessas qualidades, o projeto pode falhar. Quer evitar isso? Continue a leitura e conheça as novidades que podem dar rumos mais promissores para sua empresa! Porque acompanhar tendências na gestão de projetos É importante pensar na gestão de projetos de forma que faça mais sentido acompanhar as tendências do mercado e avaliá-las com a mente aberta. Num geral, tendemos a resistir à mudanças que possam trazer qualquer insegurança ou desconforto nessa gestão. Afinal, diante de uma equipe e das metas a alcançar, é comum não querer arriscar e seguir novidades. Porém, o mercado evolui e traz novos desafios e não é possível gerenciar projetos baseados em novas demandas se você estiver fechado para as tendências que podem, sim, tirar você e sua equipe da zona de conforto. Mas que, também, podem definir o futuro de sua empresa. As tendências em projetos que você precisa conhecer Abaixo, apresentamos algumas das tendências em projetos que você precisa conhecer para se preparar e conseguir corresponder às demandas e possibilidades do mercado e de sua empresa. Metodologias híbridas O mercado em evolução está cada vez mais diversificado. E isso faz com que seja cada vez mais difícil encontrar uma metodologia que possa ser utilizada como “padrão” ou como a escolha certa para o desenvolvimento e gerenciamento de todos os projetos da empresa. Na verdade, prender-se a essa ideia é um erro. A tendência crescente é de que sejam utilizadas metodologias distintas, de acordo com as características e propósitos de cada projeto. E, para chegar a isso, é preciso saber avaliar criticamente tanto as novas ferramentas quanto as mais antigas (e ainda úteis), como o PDCA, por exemplo. Projetos remotos Essa não é uma tendência que se adequa à realidade de qualquer empresa, mas isso não significa que você deve desconsiderá-la. Graças ao avanço da tecnologia, ao cloud computing e aos softwares de gestão, desenvolver e gerir projetos a distância é algo que vai se tornar cada vez mais comum. E isso, sobretudo, porque a tecnologia já permite (e o faz de forma cada vez melhor) a integração e o uso de ferramentas de forma colaborativa, ainda que remotamente. Consultoria em gestão de projetos Acompanhando as já mencionadas evolução e diversificação do mercado, a tendência é que seja cada vez mais comum para empresas contratar consultores externos para os seus projetos. Nesse sentido, é interessante considerar que essa tendência para a gestão de projetos pode, ainda, ser combinada àquela que foi apresentada anteriormente, permitindo que essa consultoria seja feita também de forma remota. Integração de equipes para além das hierarquias Por si só, a ideia de promover a integração de equipes não é novidade na gestão de projetos. Do contrário, representa uma necessidade comum para o sucesso de diferentes metodologias. A tendência em projetos apontada aqui é que indica que os gestores devem diminuir as barreiras hierárquicas para conseguir formar times que aproveitem e integrem, de fato, os melhores talentos para a conquista de resultados. E isso inclui saber valorizar as habilidades de cada colaborador e não somente suas capacidades técnicas, por exemplo. A TI como aliada para gestão de projetos A gestão de projetos tem se tornado cada vez mais complexa. É preciso gerir escopo, prazos, custos, recursos, aquisições, viabilidade, canais de comunicação, entre vários outros detalhes. E fazer tudo isso à mão, em planilhas de Excel, confiando no feeling e na experiência dos profissionais envolvidos passou a ser muito arriscado, pois quanto mais complexo o controle feito manualmente, mais susceptível a erros ele está, podendo gerar desperdícios e prejuízos desnecessários. Sendo assim, a Tecnologia da Informação surge como uma aliada à gestão de projetos, na medida em que softwares específicos para esse fim ajudam a controlar planos de ação, cronograma, indicadores (KPIs), tarefas em atraso, custos, entre outros. O software de Gestão Estratégica – desenvolvido pela Stratec, por exemplo, auxilia no gerenciamento operacional, utilizando metodologias comuns de gerenciamento de projetos, definição de caminho critico, gestão orçamentária e de responsabilidades, além de todo sistema de controle da execução das atividades. Com um sistema como esse fica fácil escalonar alertas sobre as atividades, dizendo quem é o responsável por cada ação, ver como está o andamento do projeto e ainda, avaliar a gestão operacional dos mesmos, além de poder visualizar a relação entre os projetos, a priorização deles e gerar automaticamente indicadores de eficácia e eficiência de projetos, como a curva S por exemplo. Como usar essas (e outras) tendências em benefício da sua empresa A essa altura, é provável que você tenha sentido que as tendências acompanham, sobretudo, o avanço tecnológico e que isso traz não apenas novas ferramentas como novas metodologias de trabalho e gestão. Por isso, há sim outras novidades para ficar de olho e, ainda, a necessidade de acompanhá-las com um olhar crítico. Isso porque, assim como não é positivo ignorar essas tendências e achar que você e sua empresa não precisam se adequar a elas, também não ajuda achar que é preciso seguir todas elas. Para realmente usar as tendências em projetos em benefício da sua empresa, avaliar, testar e buscar adequações é sempre o mais ideal. Você sabe de outra tendência para a gestão de projetos que queria compartilhar conosco? Deixe o seu comentário!

Você já parou para pensar sobre como gostaria de ver sua empresa daqui a 5 anos? É isso o que se faz quando você começa a elaborar um planejamento estratégico. O intuito é justamente estipular metas para que o seu negócio progrida de forma sustentável, tenha condições de escalar as vendas, ganhar mais espaço no mercado de trabalho e ter uma marca conhecida — e reconhecida — em seu segmento. No post de hoje, selecionamos 4 pontos que não podem faltar no seu planejamento estratégico. Que tal conferi-los? 1. Reveja a visão da sua empresa Sabe aquela velha pergunta que fazemos às crianças “o que você vai ser quando você crescer?”? Pois bem, a visão é a expressão daquilo que sua empresa almeja ser num futuro próximo. É importante refletir sobre a visão organizacional porque é ela que norteia a gestão estratégica da organização, da definição de objetivos até a formação de parcerias. A visão empresarial deve ser compartilhada com todos os colaboradores e permear as decisões da alta gestão, a fim de que esteja enraizada em cada ação tomada no ambiente corporativo. Ao refazer seu planejamento estratégico, revise suas metas, reescreva sua visão e informe a todos quais são as novas diretrizes do próximo período de 5 anos. 2. Defina um método para o seu planejamento estratégico Existem diversas formas de realizar o planejamento estratégico de uma empresa, das mais fáceis e intuitivas às mais complexas. Você pode optar pelo business model canvas, por exemplo, que consiste em preencher um mapa das principais informações do seu negócio. Outra opção é usar o BSC – Balance Scorecard, que oferece um planejamento estratégico mais detalhado, com base em metas e indicadores de performance. Há ainda a possibilidade de combinar vários métodos e assim tornar sua gestão ainda mais estratégica. Isso é possível com o uso de softwares de gestão estratégica especialmente desenvolvidos para gerar mais resultados para a organização. 3. Avalie o clima organizacional A única forma de concretizar a visão da empresa é contar com o apoio incondicional dos seus colaboradores, afinal, são eles que possibilitam a entrega dos seus produtos ou serviços aos clientes. Dentro dessa perspectiva, fomentar um ambiente de trabalho colaborativo, que valoriza as pessoas, é fundamental. Comece por avaliar o Índice de Felicidade Interna Bruta (FIB) da sua empresa. É possível fazer isso aplicando questionários anônimos e depois consolidando os dados, ou então usando ferramentas de medição automatizadas. A pesquisa de clima organizacional é outra forma de mensurar como está a satisfação dos colaboradores em relação à empresa. São avaliadas questões como ambiente laboral, salários, benefícios e relacionamento com chefias, por exemplo. 4. Paute-se sempre em dados Por fim, para ter um planejamento estratégico de sucesso, você precisa basear suas decisões em dados. Analise a evolução da sua empresa ao longo dos últimos anos e, com base no histórico, defina suas próximas metas. Verifique as falhas cometidas e crie um documento de lições aprendidas, listando também os acertos. Dessa forma, é possível compartilhar o conhecimento e fortalecer as melhores práticas no ambiente organizacional. Lembre-se também de monitorar seus indicadores de performance com ferramentas adequadas, a fim de agir proativamente na maximização de resultados. Ações imediatas evitam desperdício de recursos e potencializam o reconhecimento da marca no mercado. Que tal uma ideia adicional para fazer seu planejamento estratégico? Saiba o que o design thinking pode fazer por sua empresa!