Con el apoyo de herramientas y sistemas, los gestores esperan optimizar su tiempo y el número de horas utilizadas por sus trabajadores en sus actividades operacionales, dejando más tiempo para acciones estratégicas más importantes.
El Software de Gestión Estratégica (GE) en una sola herramienta, posee diversas fuentes de datos e informaciones estratégicas, de manera tal, que facilita la toma de gestiones del Cuerpo Directivo, además de crear una cultura de seguimiento a los resultados, haciendo que la ejecución del plan estratégico sea efectiva. Todo eso genera, en consecuencia, un gran aumento en la productividad de la empresa. ¿Deseas entender cómo un sistema de gestión puede traer más productividad a tu empresa? Lee lo que sigue:
1. Gestión a la vista
La comunicación de los resultados alcanzados, es un factor primordial para la motivación del equipo, el apoyo al tomar decisiones y para la corrección del rumbo de la empresa. Como verás, en una única herramienta, podrás ver los objetivos, metas, proyectos, acciones realizadas, atrasadas y por hacer, lo que facilita la toma de decisiones del administrador. El sistema genera automáticamente una serie de recursos visuales, como gráficos comparativos, tablas, mapas de georreferenciación, diagramas de Gantt para proyectos y otros recursos. Estas características gráficas pueden ser vistas dentro del software o en un formato de gestión utilizado en monitores distribuidos en puntos estratégicos, dentro de la empresa. Invertir en la comunicación de los resultados genera una presión positiva en los trabajadores que terminarán por dedicarse más para ser más productivos. Después de todo, nadie quiere tener sus metas indicadas en rojo en el tablero de instrumentos para que puedan ser vistas por todos en la empresa, ¿no es así?
2. Informes Automáticos
El sistema también puede usarse para programar el envío de informes, que se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de los administradores en la supervisión de las actividades y en el desempeño de tu equipo. Esto significa que siempre que lo necesite, los informes se entregarán por correo electrónico, sin depender de nadie para que lo haga. El propio sistema generará y envíará los mensajes. Los empleados solo tienen que mantener los indicadores actualizados en la frecuencia correcta.
3. Marcación Automática de Reuniones
¿Has pensado en no preocuparse más en conciliar las agendas para realizar una reunión mensual de resultados? El Software de Gestión Estratégica también permite que se programen calendarios de reuniones de seguimiento, ya sea a nivel estratégico o sectorial. Puedes programar todas las reuniones del año a la vez. Es posible determinar el horario de inicio y de finalización de las reuniones, la frecuencia en que suceden, la agenda de la misma y los participantes. El software envía una invitación a todos los participantes de modo de programar una agenda.
4. No pierdas tiempo creando presentaciones
El GE elimina la necesidad de preparar presentaciones para cada reunión, ya que puede crear presentaciones con pautas predefinidas. Para facilitar la dinámica de las reuniones y reducir el trabajo, el gerente podrá crear un guion de la reunión en el software utilizando los informes para la presentación. Al iniciar la reunión, basta con proyectar el software en un sistema multimedia y se mostrarán todos los temas escogidos previamente por el administrador. También hay que recordar que el sistema posee una característica que muestra el tiempo de la presentación, posibilitando el control de la duración de la reunión y la mantención del enfoque.
5. Alertas personalizadas y automáticas por correo electrónico
Es una preocupación menos cuando uno tienes la garantía de que un sistema enviará recordatorios y alertas automáticas respecto a las actividades que necesitan ser ejecutadas. O bien, que el sistema alertará a los administradores, cuando una acción de un proyecto fue ejecutada dentro de un plazo. Esta funcionalidad colabora para entregar los resultados y ejecutar la estrategia de forma efectiva.
6. Revisión periódica de los riesgos
Los riesgos, cuando no están bien gestionados, pueden impactar seriamente tu negocio y tu estrategia definida, mediante impactos negativos ya que se gasta tiempo y recursos en hacer correcciones. El software GE permite administrar los riesgos creando indicadores de monitoreo de riesgos, y lo muestran usando faros rojos amarillos y verdes, para que la visión sea más práctica y agradable. Además, el administrador tiene la posibilidad de controlar si los riesgos están siendo revisados o no. Puedes definir un colaborador responsable por la revisión y, periódicamente (mensualmente, semanalmente o diariamente – a gusto de la empresa), este será notificado automáticamente por correo electrónico para que revise el riesgo encontrado.
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