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Falhas de comunicação estão entre os erros mais graves cometidos na gestão de projetos. Para qualquer gestor, garantir que informação seja transmitida de forma efetiva é crucial para o desenvolvimento do trabalho e para a conquista de resultados. Num geral, gestores de projetos são bons comunicadores, mas muitos não sabem como garantir uma troca de ideias assertiva com seu time, clientes e outros stakeholders. Portanto, o desafio de combinar comunicação efetiva e gestão de projetos é real, mas pode ser vencido, gerando resultados cada vez mais satisfatórios. Quer saber como? Além das palavras: a importância da comunicação Antes de mais nada, é válido ter informações que ajudam a compreender o valor da comunicação efetiva na gestão de projetos: Dados apontam que 75% dos executivos acreditam que seus projetos estão destinados ao fracasso desde o início. Em contrapartida, 90% do tempo de um gestor que concluiu um projeto com sucesso foi gasto em atividades relativas à comunicação. Comunicar não é apenas compartilhar informações E não basta, simplesmente, trocar informações ou enviar dados para os stakeholders. A comunicação só é efetiva quando o receptor entende, de fato, o que o emissor daquela mensagem quis dizer. Em outras palavras, uma comunicação só é efetiva quando não apresenta falhas e, muitas vezes, o gestor desconsidera essa possibilidade no processo. Apenas enviar um e-mail ou disponibilizar dados na intranet, por exemplo, não garante que a troca seja bem-sucedida. Problemas desse tipo estão entre as causas mais frequentes de falhas em projetos. A comunicação como relacionamento Por essa razão, é preciso haver um esforço para alinhar a comunicação com a equipe e com as demais pessoas envolvidas no projeto. Ao gestor, é preciso entender que a comunicação efetiva se dá quando há um relacionamento entre as partes. É esse esforço que garante que os envolvidos estejam “na mesma página” e falem “a mesma língua”, diminuindo ruídos e falhas que atrapalham o bom andamento do trabalho. Desta maneira, não importa quais linguagens sejam utilizadas – formal ou informal, escrita ou não-verbal -, é papel do gestor desenvolver um ambiente em que a comunicação aconteça de forma clara, direta e objetiva. O segredo está no o planejamento Fazer tudo isso acontecer nem sempre é fácil. A comunicação nos é natural e, por isso, pensar em planejar essa atividade pode parecer estranho. Como visto, porém, o sucesso baseia-se em uma comunicação pautada por recursos que contribuam para sua efetividade. Nesse sentido, o planejamento e análise das comunicações precisa ser incluído no processo. Pensando nisso, preparamos algumas dicas: Defina para quem, quando e como Nem todo mundo precisa receber todas as informações. Comunicar tudo a todas as pessoas envolvidas no projeto pode ser desnecessário, improdutivo e pouco efetivo. O gestor precisa saber a quem cada informação se destina, quando essa deve ser fornecida e qual canal de comunicação utilizar em cada caso. O uso de softwares de gestão de projetos é a melhor forma de disseminar as informações com a velocidade e qualidade necessárias, segmentando-as de acordo com os interesses. Evite o excesso de informações Qualidade é melhor do que quantidade. O excesso de dados pode tornar qualquer material ou conversa exaustiva e confusa. Isso contribui para que haja falhas no processo de recepção da mensagem. Escolha os canais de comunicação adequados Por vezes, a comunicação digital – seja por e-mail ou outras plataformas – parece a mais prática e interessante. Nem sempre, porém, é a mais efetiva. Há casos em que a comunicação verbal é mais adequada para garantir a que a informação vai ser devidamente compreendida por seus destinatários, por exemplo. Avalie a necessidade do uso da linguagem técnica Escolher a linguagem certa para cada material e ocasião também faz a diferença. Por vezes, simplificar a mensagem é a chave para uma comunicação mais efetiva. Um dos fatores de sucesso de um bom processo de comunicação em projetos é o feedback. Que tal saber como usá-lo?

Não pode ler agora? Ouça a matéria clicando no player:   No gerenciamento de projetos, podemos dizer que temos um tripé essencial para o sucesso de qualquer iniciativa: escopo, tempo e custos. Qualquer variação de escopo ou de tempo afeta na gestão de custos, gerando despesas adicionais para a conclusão do projeto. Leia também: Como garantir o cumprimento de prazos em projetos? A correta gestão dos processos que envolvem o planejamento, as estimativas, os financiamentos, os investimentos e aquisições necessárias à empreitada garante a conclusão do projeto dentro do orçamento previsto. Mas o que você precisa saber para fazer uma boa gestão de custos em projetos? Planejamento de custos A fase de planejamento é a mais importante na gestão de custos. É onde você vai determinar as políticas e os procedimentos para controlar todas as despesas do projeto. É também o momento de criar fluxos de aprovação e métodos de registro de todos os custos envolvidos na iniciativa. É durante o planejamento que você faz o alinhamento com a equipe no que tange aos termos e unidades de medida a serem utilizadas. Por exemplo: na construção de uma casa, você pode comprar tijolos por unidade ou por metro quadrado; pode comprar fios por metragem ou peso. Essas definições são essenciais para que a execução do projeto não venha a ser comprometida pela interpretação equivocada dos dados no momento da aquisição de insumos. Estimativa de custos Feito o planejamento, é hora de verificar quanto o projeto custará ao cliente. Obviamente, esse cálculo não é 100% exato, por isso, falamos em estimativas. Com base na EAP montada durante o planejamento do escopo, você e sua equipe determinarão quais recursos são necessários para cada atividade ligada ao projeto. É importante chegar aos mínimos detalhes para que nada fique de fora do seu orçamento. Entram neste cálculo custo de homem/hora, tecnologias a serem utilizadas, insumos, tipos de materiais, licenças de softwares, entre outros. De qualquer forma, é ao longo da execução que você conseguirá chegar a uma precisão maior dos custos envolvidos no desenvolvimento da solução. Dentre as técnicas utilizadas para estimativa de custos podemos citar a opinião especializada, que é a consultoria de um profissional com vasta experiência no tipo de projeto em questão; a estimativa análoga, que é o comparativo do seu projeto com outros projetos semelhantes; a estimativa paramétrica, baseada em cálculos estatísticos; e a estimativa de três pontos, que prevê três cenários distintos: mais provável, otimista e pessimista. Orçamento Com todas as projeções prontas, é possível determinar o orçamento necessário para levar o projeto até o final e gerar valor agregado ao cliente. Muitas empresas começam a planejar a gestão de custos em projetos nesse momento, o que pode ser arriscado. Nem sempre o orçamento que você tem disponível é suficiente para levar sua iniciativa a cabo. O método mais eficaz para estipular o orçamento de um projeto é atrelar os custos a cada pacote de trabalho listado na EAP, visando identificar quanto custará cada fase do projeto. Pode ser que você perceba que em determinado momento o orçamento será insuficiente para desenvolver a solução por completo. Neste caso, é possível negociar com o cliente, modificar o escopo inicial e assim garantir um produto básico, mas funcional e rentável. Controle de custos A etapa final consiste em monitorar o previsto X realizado, a fim de saber se o orçamento está sendo cumprido. Para tanto, você deve estabelecer indicadores de desempenho que permitam fazer tal avaliação. Uma das maneiras de saber como está o desempenho da gestão de custos é utilizar o Índice de Desempenho de Custos (IDC): IDC = VA / CR Onde VA é o Valor Agregado gerado por cada atividade em relação ao custo total da atividade e CR é o Custo Real de cada atividade. Um IDC menor do que 1 representa que a atividade está custando mais do que deveria. Já um IDC maior que 1 indica que você está fazendo bom uso dos recursos disponíveis. Achou difícil fazer tantos cálculos e controles? Fique tranquilo, existem diversas ferramentas que podem auxiliar na gestão de custos em projetos. Basta saber escolher a sua!

No gerenciamento de projetos, temos um tripé essencial para o sucesso de qualquer iniciativa: escopo, tempo e custo. Um escopo mal dimensionado afeta no tempo e no custo, assim como o atraso de um cronograma pode afetar o custo e o escopo do projeto. Custos mal dimensionados podem acabar de vez com tudo o que foi planejado no escopo e no cronograma. Em outras palavras, um lado do triângulo afeta os demais. Leia também: gestão de custos em projetos – o que você precisa saber? No post de hoje vamos falar sobre um destes vértices: o tempo. De acordo com estudo do Standish Group, menos de um terço de todos os projetos são concluídos dentro do prazo estimado. Você está neste grupo? A partir de hoje, não mais. Siga essas dicas e garanta o cumprimento de prazos em projetos: Determine o sequenciamento de atividades Esperar que sua mente registre e ordene absolutamente todas as tarefas que devem ser realizadas por você e sua equipe é um grande risco. Nossa mente é seletiva, ainda mais em tempos onde temos um excesso de informações chegando a todo instante. A melhor forma de começar a organizar os prazos do projeto é criar uma lista de afazeres, ordenando-as segundo uma sequência lógica. Você poderá ter tarefas executadas concomitantemente e outras que dependem de atividades anteriores para serem iniciadas. É importante determinar essas interdependências, criando um mapa, também chamado de diagrama de rede. Existem vários tipos de diagramas de rede, entre os mais conhecidos estão o Gráfico PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o PDM (Precedence Diagramming Method). Ambos métodos de análise permitem identificar onde estão os gargalos do projeto, isto é, atividades que podem comprometer o andamento e acarretar em atrasos. Assim, você pode dimensionar um prazo maior para essas atividades, encontrar maneiras de reduzir os riscos de atraso e alocar mais pessoas nessas tarefas para que elas sejam concluídas dentro do prazo estimado. Identifique responsáveis, recursos e prazos Cada atividade do seu cronograma terá recursos físicos e humanos alocados. Saber exatamente o que será preciso para concluir cada tarefa é essencial para deixar tudo à mão e evitar atrasos. Feito isso, também é preciso definir datas limites para os entregáveis. Faça uma reunião com seu time e estime o tempo necessário para cada atividade, sempre considerando um tempo adicional a cada fase do projeto para ganhar aquele fôlego em momentos mais difíceis. Mais uma vez, não confie somente na memória das pessoas ou em post-its colados frente ao computador. Uma ferramenta de gestão te dará maior poder de controle sobre as atividades do projeto, como faróis de sinalização para que você e sua equipe saibam de imediato quais atividades estão atrasadas, quais estão no limite e quais ainda gozam de tempo para serem concluídas. Alertas via e-mail são uma boa forma de manter todos focados nos objetivos do projeto e no cumprimento de prazos, algo que pode muito bem ser feito por uma solução tecnológica desenvolvida para a otimização de resultados. Monitore o desempenho da equipe Após o planejamento do cronograma, estimativa de atividades e prazos, tudo o que você precisa é criar um mecanismo para acompanhar o desempenho da equipe e o cumprimento de prazos. Aqui os recursos são vários: você pode fazer uma gestão simplificada, por meio de um quadro Kanban; com auxílio de um software que indique tais informações em um dashboard de controle; ou ainda com um Gráfico de Gantt. Em nosso post “Os indicadores de performance que você não pode perder de vista ao gerenciar projetos”, você encontra algumas fórmulas que ajudam a calcular o desvio do cronograma e as implicações disto no seu projeto. Prazos foram feitos para serem cumpridos. A falta de cuidado nesta parte do planejamento de um projeto pode acarretar em sérias consequências para você e seus clientes, chegando a inviabilizar um projeto pela perda do time to market, por exemplo. Sendo assim, use um sistema de gestão que auxilie neste processo, desde a estimativa de tempo de cada tarefa a ser realizada até o monitoramento do previsto X realizado. Como você garante o cumprimento de prazos nos seus projetos? Compartilhe sua experiência conosco!

Os indicadores de performance são ferramentas de gestão que auxiliam a monitorar e controlar o desempenho de projetos. Por meio deles, sua equipe é capaz de saber como está o andamento de cada atividade, se os prazos estão sendo cumpridos e os objetivos alcançados. A quantidade de indicadores depende da complexidade do projeto e da necessidade de acompanhamento que este tem, portanto, varia de empresa para empresa e também de projeto para projeto. No post de hoje, você confere quais são os indicadores de performance que você não pode perder de vista ao gerenciar seus projetos. Confira: Custo do projeto ou CPI Um dos indicadores mais importantes em qualquer iniciativa é o custo. Você prevê seu orçamento no momento de planejar as etapas, recursos e atividades do projeto, e acompanha os gastos realizados para verificar se o previsto está sendo realizado ou se existe alguma dissonância. O cálculo deste indicador é bastante simples: Valor planejado = % de tarefas a concluir x orçamento do projeto. Caso você esteja estimando o orçamento com base nas horas de trabalho da sua equipe, a fórmula sofre uma pequena alteração: Valor planejado = horas restantes para concluir o projeto x valor da hora/homem Retorno sobre o investimento (ROI) O ROI – Retorno sobre o Investimento é um dos indicadores mais utilizados para calcular se um projeto está gerando o lucro esperado ou não. Mas há que atentar-se para o fato de que ele é uma medida do passado, ou seja, só pode ser calculado com base no seu histórico. Ele também pode variar de um mês para outro, portanto, é uma medida incerta, que deve sempre ser avaliado junto a outros indicadores econômicos, como VPL – Valor Presente Líquido e TIR – Taxa Interna de Retorno. De qualquer forma, quanto maior for o ROI de um projeto, mais dinheiro ele está trazendo para sua empresa. Só é preciso verificar se esse retorno justifica o investimento ou se o dinheiro poderia ser investido em outro projeto, decisão que pode ser facilmente tomada com a análise de viabilidade do projeto. Desempenho de prazos ou SPI Projeto atrasado significa equipe mobilizada por mais tempo, mais recursos utilizados e, claro, cliente insatisfeito. Você pode até perder todo o investimento realizado caso o projeto atrase muito, como ocorreu com várias obras das Olimpíadas. Por não terem sido terminadas a tempo, seu objetivo se perdeu. Sendo assim, um dos indicadores de performance de projetos que não pode faltar no seu controle é o desempenho de prazos ou SPI (Schedule Performance Index). Para calcular esse indicador, basta verificar o cronograma previsto X realizado, dividindo a quantidade de horas realizadas pelo total de horas previstas. Quanto mais seu resultado se aproximar de 1, melhor está o seu desempenho em cumprir com o cronograma do projeto. Desvio de prazo Ainda em relação ao cumprimento do cronograma planejado, você pode calcular o índice de desvio de prazo, que identifica quanto você e sua equipe estão longe de cumprir com o acordado com o cliente ou internamente. O cálculo é o seguinte: Desvio de prazo = (Término Real – Término Planejado)                                             Duração planejada Satisfação do cliente Outro importante indicador na gestão de projetos é a satisfação do cliente quando o resultado do projeto deve gerar algum tipo de benefício a ele. Neste caso, você pode utilizar uma fórmula bastante simples, aplicada por uma grande quantidade de empresas: o NPS. O Net Promote Score é uma forma de determinar a satisfação dos clientes com apenas uma pergunta: Numa escala de 0 a 10, quanto você indicaria a nossa empresa – ou equipe – para outras pessoas? Parece algo superficial, no entanto, demonstra facilmente o quanto o cliente está satisfeito ou não com o trabalho do seu time. As respostas são divididas em três segmentos: Avaliações 9 e 10: são os promotores da sua marca, clientes que indicam sua empresa para outras pessoas. Avaliações de 6 a 8: são os neutros, isto é, clientes nem satisfeitos, nem insatisfeitos. Eles não costumam recomendar as empresas para outras pessoas. Avaliações abaixo de 5: são os clientes detratores, ou seja, aqueles que estão insatisfeitos, não recomendam sua empresa a ninguém, pelo contrário, podem falar mal de você. Perguntando-se como gerenciar tantos indicadores, fórmulas e cálculos? Uma boa ferramenta de gestão é sempre recomendada, especialmente porque a maior atribuição do gerente de projetos é liderar a equipe, não se ocupar com isso, concorda? O Software Gestão Estratégica calcula automaticamente os indicadores SPI, CPI, PV, CV, SV, EV, AC, BAC, EAC, ETC e VAC. Gostou do artigo? Assine nossa newsletter e fique por dentro de outros temas de interesse do gerente de projetos!

Aqui no blog da Stratec já falamos algumas vezes sobre os benefícios da tecnologia para a gestão empresarial, especialmente a automação de processos para ganho de agilidade e eficiência. Obviamente, a gestão de pessoas também é uma das grandes afetadas pelas mudanças tecnológicas, mas não apenas nessa questão.  Atualmente, gerir pessoas tem se tornado um processo bem mais eficiente e preciso. Rumo à meritocracia Há muito tempo percebemos que a melhor forma de manter os verdadeiros talentos na empresa é implementar uma cultura de meritocracia, onde se dá as mesmas condições a todos os colaboradores e valoriza-se aqueles que têm destaque por seu empenho. No entanto, mensurar o desempenho de uma equipe nem sempre é tão fácil. Existem fatores subjetivos envolvidos em uma avaliação de performance que não esteja pautada em dados concretos. A percepção de um gestor ou colega de trabalho pode interferir na correta análise da evolução de um profissional. É aqui que a tecnologia entra como grande aliada. Primeiramente, registrando as competências iniciais de cada membro da organização, sua formação, habilidades e atitudes. Com base nesses dados, é possível traçar metas condizentes com o perfil e ocupação de cada pessoa, atribuindo responsabilidades que possam ser suportadas. Então, faz-se o acompanhamento de tais metas por meio de indicadores de performance individuais, que revelam se os objetivos propostos para cada membro do time serão alcançados conforme o planejado. No momento de recompensar aqueles que se destacaram, basta avaliar os números, que são imparciais em suas conclusões. Assim, é possível implementar uma cultura de meritocracia efetiva e justificar o porquê de este ou aquele colaborador ter se saído melhor. Dando maior transparência às decisões Já que falamos em justificar escolhas e decisões, devemos entrar no assunto transparência. É comum vermos boatos do tipo “fulano é peixinho do chefe” ou “ciclano é padrinho de beltrano”. De fato, o protecionismo pode existir nas corporações e devemos combater isso com mecanismos mais confiáveis de avaliação, como a tecnologia. Se você tem um sistema de gestão de performance na empresa, a abertura para favoritismos deixa de existir. Cada colaborador é avaliado por aquilo que faz, por seus esforços em se tornar um profissional melhor a cada dia. Assim, ao ouvir qualquer comentário maldoso, você pode utilizar da comunicação interna para esclarecer os fatos, deixando claro para todos os envolvidos quais são os critérios para conceder benefícios e vantagens. Em um recrutamento interno, por exemplo, você pode utilizar os dados extraídos do seu sistema de gestão de performance para fazer a melhor escolha para uma promoção, justificando para toda a organização o porquê da escolha. Esse tipo de atitude traz maior credibilidade e confiança para a empresa, revela um interesse real no desenvolvimento de cada pessoa e fortalece o comprometimento dos profissionais. Alinhando objetivos Uma das maiores dificuldades das organizações está em conscientizar as pessoas a respeito da importância do atingimento de metas. Normalmente, o recebimento de uma meta é levado como uma pressão por resultados que só beneficiam a alta direção, o que faz da comunicação um agente indispensável para desanuviar essa visão. Quando você possui uma tecnologia que permita conectar objetivos de negócio à atuação das pessoas, fica mais fácil ter o alinhamento necessário para que a empresa siga adiante com qualidade e resultados de excelência. Por exemplo: a telefonista tem uma meta de tempo médio de atendimento de 1 minuto. Ela pode considerar algo completamente sem sentido, no entanto, o tempo que ela leva para transferir uma ligação se reflete na satisfação do cliente. E esse indicador é de extrema importância para a empresa, pois se reflete em vendas e em faturamento. Um cliente descontente com o atendimento deixa de comprar da empresa, age como um detrator da marca, replica sua insatisfação para outras pessoas e acaba minando boa parte das estratégias de marketing que são direcionadas à captação de novos consumidores. Em suma, um simples desleixo pode significar prejuízos. Se você tem condições de mostrar isso ao seu time por meio de dados concretos, tem o poder de gerar maior comprometimento, engajar seus colaboradores e tê-los realmente envolvidos com os resultados da organização. Viu como tecnologia e gestão de pessoas tem tudo a ver? Compartilhe conosco suas experiências deixando suas impressões nos comentários! Se você quer saber mais sobre remuneração estratégica, que tal baixar o nosso e-book?

As organizações muitas vezes necessitam de transformações significativas para executar seu planejamento estratégico, ou atingir uma diferenciação de mercado. Essas transformações podem ser desde pequenas mudanças setoriais ou até ampliações de maior vulto – como a criação de novas unidades departamentais ou fabris. Para realizar tais feitos, é preciso criar projetos e investir em um bom gerenciamento para que os objetivos globais sejam alcançados e não se perca energia em ações de baixo impacto ou retrabalhos. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da  Stratec, o modelo de gestão empresarial geralmente vai ter duas grandes pilastras ou fundamentos: a gestão dos processos operacionais, isto é, o dia a dia da empresa; e a gestão dos projetos, que são os grandes responsáveis por gerar as mudanças estruturais. Barbassa acredita que todos os projetos associados a uma organização são, em tese, importantes e devem agregar valores, caso contrário eles próprios não tem razão de existir. “Do mais simples até o mais complexo, sua importância deve ser adequadamente evidenciada para evitar equívocos de serem criados projetos sem um valor significativo para o momento que a organização se encontra, principalmente os projetos classificados como estratégicos”, ressalta. O diretor da Stratec explica que, em se tratando de gestão estratégica, estamos falando de grandes mudanças organizacionais para ocupar determinado posicionamento no mercado ou fortalecer o posicionamento atual. Um bom gerenciamento é o que vai garantir uma eficácia na condução dos projetos que, por sua vez, vão conduzir a mudança e sustentar a gestão estratégica da empresa. Fato é que, levar um projeto estratégico e complexo ao sucesso é muito mais que simplesmente afirmar que a organização preconiza a metodologia “A” ou “B”, ou que possui um escritório de projetos “azul”, “vermelho” ou “amarelo”, frases que muitas organizações se “orgulham” em dizer.  Gerir um projeto de grande importância exige que a organização esteja preparada para monitorar frequentemente indicadores, mitigar riscos, e trabalhar nos desvios para retomar o caminho planejado. “Muitas organizações atualmente ainda se iludem achando que o sucesso de um projeto é entregar um conjunto de atividades para uma pessoa, sem a preocupação se há um planejamento adequado e um plano de monitoramento e controle compatíveis com a complexidade do projeto em questão, de maneira que possam ser identificados os riscos e estes solucionados”, comenta Barbassa. Segundo o diretor, gerir um projeto é uma equação composta por algumas variáveis importantes, tais como ter um planejamento adequado, o envolvimento de pessoas comprometidas com o “resultado positivo” (patrocinador, gerente do projeto e equipes associadas), além de ferramentas que facilitem o monitoramento, o controle e a comunicação de indicadores de desempenho. Dentre esses três componentes chaves citados, podemos dizer que os dois primeiros são fortemente influenciados pela cultura da organização patrocinadora do projeto e pelo talento e comprometimento das pessoas envolvidas. Gerenciando projetos com suporte de TI O software de Gestão Estratégica – desenvolvido pela Stratec, auxilia no gerenciamento operacional, utilizando metodologias comuns de gerenciamento de projetos, definição de caminho critico, gestão orçamentária e de responsabilidades, além de todo sistema de controle da execução das atividades. Barbassa chama atenção para o fato do software permitir escalonar alertas sobre as atividades, dizendo quem é o responsável por cada ação, ver como está o andamento do projeto e ainda, avaliar a gestão operacional dos mesmos, além de poder visualizar a relação entre os projetos, a priorização deles e gerar automaticamente indicadores de eficácia e eficiência de projetos, como a curva S por exemplo. O software possibilita também o controle e a comunicação das metas por vários pontos de vista, desde o mais tradicional cronograma, passando pelo escopo com seu produto final, pelos os custos alocados até os riscos. “O gestor consegue criar e monitorar não apenas um, mas vários indicadores de desempenho para o monitoramento e controle do projeto”, atesta. O software das grandes empresas e instituições O software mencionado acima é o sistema aplicado no Ministério de Minas e Energia e na Coordenação de Logística da Presidência da República. O sistema também já foi usado na extinta Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência. Guilherme Barbassa, conta que o  Software Gestão Estratégica controla todos os projetos estratégicos do Ministério de Minas e Energia. “Toda a metodologia para gerenciar os projetos está na ferramenta, assim como todo o controle de custo dos projetos, controle orçamentário e indicadores”, diz. Muitas outras empresas renomadas do mercado, de diferentes segmentos como saúde, educação, comércio varejista, indústrias alimentícias, também fazem uso do Software Gestão Estratégica para gerenciar projetos. Veja nossa lista de clientes. Quer conhecer melhor o software do qual estamos falando? Então clique aqui

Com o apoio de ferramentas e sistemas, os gestores esperam otimizar o próprio tempo e o número de horas despendidas pelos funcionários em suas atividades operacionais, liberando mais tempo para ações estratégicas e relevantes. O software Gestão Estratégica integra em uma só ferramenta diversas fontes de dados e informações estratégicas, de modo a facilitar a tomada de gestão do Corpo Diretivo, além de criar uma cultura de acompanhamento de resultados, tornando efetiva a execução do plano estratégico. Tudo isso gera, por consequência, um grande aumento de produtividade na empresa. Quer entender como um sistema de gestão pode trazer mais produtividade para o seu negócio? Leia a seguir: 1. Gestão à vista A comunicação dos resultados alcançados é um fator primordial para a motivação da equipe, apoio para tomada de decisão e correção de rumo. Conseguir ver, em uma única ferramenta, como andam os objetivos, metas, projetos, ações realizadas, atrasadas e por fazer, deixa mais fácil para o gestor a tomada de decisão. O sistema gera automaticamente uma série de recursos visuais como gráficos comparativos, dashboards, mapas com georreferenciamento de indicadores, gráfico de Gantt para projetos e muitos outros. Esses recursos gráficos podem ser vistos no próprio software ou em formato de Gestão a Vista, utilizando monitores distribuídos em pontos estratégicos dentro da empresa. Investir na comunicação dos resultados gera uma pressão positiva nos colaboradores, que acabam por se dedicar mais e com maior produtividade. Afinal, ninguém quer ter suas metas indicadas em vermelho no painel e divulgadas em toda a companhia, não é? 2. Relatórios automáticos No sistema também é possível programar o envio automático de relatórios, que podem ser personalizados para atender as necessidades do gestor no acompanhamento das atividades e desempenho de sua equipe. Isso significa que sempre que você precisar, o relatório será entregue em seu email, sem depender de ninguém para isso. O próprio sistema gera e envia. Os colaboradores somente têm que manter os indicadores atualizados na frequência correta. 3. Marcação automática de reuniões Já pensou em não se preocupar mais em ficar conciliando agendas para fazer a reunião mensal de resultados? O Software Gestão Estratégica também permite que se programe um calendário de reuniões de acompanhamento de resultados, sejam elas no nível estratégico ou setoriais. Você pode programar todas as reuniões do ano de uma só vez. No agendamento é possível determinar horário de inicio e término da reunião, a periodicidade em que ela acontece, a pauta destrinchada e quem vai participar. O software já manda um convite para todos os participantes de modo a marcar o compromisso nos softwares de agenda, como Outlook ou Mail, dos convidados. 4. Não perca tempo criando apresentações O GE dispensa a necessidade de preparar apresentações para cada reunião de acompanhamento de resultados já que tem a  funcionalidade de criar uma apresentação com pauta pré-definida. Para facilitar a dinâmica da reunião e reduzir trabalho, o gerente já pode criar o roteiro da reunião no software, utilizando os relatórios em forma de apresentação. Ao iniciar a reunião, basta projetar o software em um recurso multimídia e ele apresenta todos os tópicos escolhidos pelo gestor previamente.  Vale reforçar ainda, que o sistema possui uma funcionalidade que acompanha o tempo da apresentação, possibilitando o controle da duração da reunião e a manutenção do foco. 5. Emails personalizados e automáticos de alertas e lembretes É uma preocupação a menos quando você tem a garantia que um sistema irá enviar automaticamente lembretes e alertas a respeito das atividades que precisam ser executadas. Ou ainda, que o sistema irá alertar os gestores, quando uma ação de um projeto não foi executada dentro do prazo. Esta funcionalidade colabora para a entrega dos resultados e para a execução efetiva da estratégia. 6. Revisão periódica dos riscos Os riscos, quando não são bem geridos, podem impactar seriamente o negócio e a estratégia definida, afinal, diante de impactos negativos, gasta-se tempo e recursos com correções. No software GE você pode gerenciar os riscos criando indicadores de monitoramento de risco que sinalizam usandofaróis nas cores vermelho, amarelo e verde, o que torna a visualização mais prática e agradável. Além disso, o gestor tem a possibilidade de acompanhar se o risco está sendo constantemente revisado ou não. Você pode definir um colaborador responsável pela revisão e, periodicamente (mensalmente, semanalmente ou diariamente – ao gosto da empresa), ele será notificado automaticamente pelo e-mail para que revise aquele risco. Quer aumentar a produtividade e os resultados do seu negócio? Automatize a sua gestão estratégica! Entre em contato conosco.

Anualmente, inúmeras instituições de saúde aplicam para processos de acreditação, sempre no sentido de atingir padrões mais altos de qualidade de seus serviços e performance das equipes. As que efetivamente conseguem cumprir os elevados padrões solicitados pelas instituições acreditadoras melhoram seus serviços e imagem institucional frente aos pacientes, profissionais do setor e operadoras. Quem pode aplicar? No campo da saúde, praticamente todos os processos podem ser acreditados. De fato, o mérito reside em comprovar a qualidade de seus processos e a busca por continuamente melhorar seu funcionamento. Logo, o processo de acreditação é indicado para instituições públicas ou privadas, clínicas, hospitais, ambulatórios, etc. Para definir os critérios, uma equipe de especialistas composta por treze profissionais referência no mundo (médicos, gestores, especialistas em políticas públicas, enfermeiras, etc) ficou responsável por definir os critérios de revisão dos padrões para ter acesso à acreditação da JCI (Joint Commission International). Exigências para a acreditação (APR) A parte que trata das APRs (Accreditation Participation Requirements) define as exigências para que uma instituição possa participar do processo de acreditação. Neste sentido, as unidades de saúde precisam estar em conformidade com o que seja solicitado para aplicar à avaliação. De qualquer forma, as APRs não são necessariamente classificadas como uma forma de padronização. Uma unidade recebe um “conforme” ou “não conforme” em relação a APR. Sempre que a unidade de saúde não estiver conforme em relação a algum ponto em particular, a JCI exige que a mesma procure atender às exigências para não correr o risco de ser eliminada do processo de acreditação. São 12 APRs em total: Requirement: APR.1 – A Unidade precisa apresentar todos os documentos, em tempo hábil, para a JCI Requirement: APR.2 – O hospital fornece todas as informações sobre as fases do processo. Requirement: APR.3 – O hospital precisa informar, com 15 dias de antecedência, qualquer mudança no planejamento. Requirement: APR.4 – O hospital permite que sejam feitas avaliações in loco sobre os cuidados, relatórios, e informações necessárias. Requirement: APR.5 – A instituição permite que a JCI solicite e revise quaisquer resultados de análises de instituições externas. Requirement: APR.6 – A unidade permite que a JCI tenha acesso às análises in loco. Requirement: APR.7 – A entidade define quais são os parâmetros relacionados a seu funcionamento que figuram na Library measure specifications. Entre as mesmas, podemos destacar algumas: Diagnóstico do Paciente Segurança Laboratorial Procedimentos Cirúrgicos Medicação errada ou não necessariamente correta Uso de anestésicos e sedativos Controle de infecções e informes relacionados Conformidade com a legislação Objetivos de segurança do paciente Requirement: APR.8 – Representação precisa em relação ao status da aplicação e programas e serviços da JCI Requirement: APR.9 – Qualquer membro do staff do hospital pode fazer comentários sobre a segurança dos pacientes e qualidade do atendimento para a JCI Requirement: APR.10 – Eventualmente, qualquer tradução ou serviço de interpretação de atividades precisa ser expedida por profissionais licenciados e qualificados. Requirement: APR.11 – A instituição notifica o público os canais de atendimento para que qualquer preocupação em relação à segurança dos pacientes seja transmitida, registrada e atendida. Requirement: APR.12 – O hospital deve proporcionar um ambiente livre de ameaças para a saúde do paciente, público ou equipe. Ferramentas úteis Naturalmente, para controlar todas as informações, relatórios e orientações necessárias, é fundamental contar com ferramentas que permitam que tudo seja acompanhado a partir de um só lugar. Neste sentido, uma gestão eficiente de metas, indicadores e projetos, além da melhoria da qualidade, pode ter respaldo no uso de softwares apropriados para gestão estratégica hospitalar. Entre em contato conosco e receba mais informações sobre como podemos lhe ajudar a atingir a excelência em serviços e contar com um certificado de acreditação que vai lhe posicionar entre os líderes do mercado de saúde no Brasil. Estamos à disposição em todos os nossos canais de atendimento.

As instituições hospitalares têm, como missão principal, prestar o melhor atendimento possível a todos os seus pacientes. Exatamente por isso, toda unidade hospitalar precisa buscar permanentemente a melhoria da qualidade da sua gestão e assistência. A integração entre as áreas é um caminho a seguir, além do uso das ferramentas corretas e análise de indicadores precisos. Uma das formas de atingir parâmetros de excelência no atendimento hospitalar é através da certificação e acreditação de entidades que se dedicam a regulamentar e avaliar o funcionamento das instituições. Entre elas, podemos destacar a ONA (Organização Nacional de Acreditação). No artigo de hoje, vamos ver como sua instituição pode se preparar para a avaliação. A gestão e acreditação A gestão de uma unidade hospitalar é uma tarefa complexa, pois é necessário organizar todos os processos de forma interligada. Afinal, todos os setores interferem de alguma maneira nos demais. Por isso, é preciso avaliar o todo, e não somente as áreas de forma isolada. O processo de acreditação segue o mesmo raciocínio. O objetivo é usar da melhor forma possível os recursos existentes, e isso só acontece quando se racionaliza e ordena a organização como um todo. Para isso, é importante definir métricas e indicadores de qualidade. (Veja também o nosso artigo sobre indicadores de sucesso para hospitais). Mantendo a atenção nos dados, fica mais fácil tomar decisões e concentrar os esforços em áreas com maior índice de erros. Melhor ainda se toda a informação puder ser acompanhada através de uma só solução para gestão estratégica. Veja também o nosso artigo sobre “Porque é importante obter a certificação ONA?” Tipos de acreditação e requisitos específicos Acreditado ONA 1 Neste nível inicial de acreditação, as instituições são avaliadas em relação aos requisitos legais e técnicos mínimos, para que possam operar. Entre eles: Processos-chave padronizados Programas de Identificação de Risco Presença de instrumentos de controle Também é recomendável que a unidade hospitalar já tenha implantado: Modelo de gestão por competências Planejamento de metas e objetivos da organização Indicadores sistematizados sobre qualidade e segurança Reorganizar os processos é uma das tarefas mais complicadas para a maioria das organizações que aplicam. Acreditado Pleno ONA 2 Além de ter recebido a acreditação ONA 1, uma entidade de saúde precisa contar com um sistema de planejamento que tenha como foco a gestão integrada. Aqui é onde podemos voltar a conectar com a necessidade de contar com soluções que contribuam para a melhoria dos processos. A modernização da Tecnologia da Informação hospitalar e o uso de softwares de gestão integrada são uma necessidade básica para as organizações que buscam por este tipo de acreditação. O objeto de estudo, neste caso, é a qualidade do fluxo de informações da instituição e o canal usado para transmitir tais dados. Processos ágeis, que funcionem através de sistemas automatizados minimizam as chances de erro. Neste nível de acreditação, que tem uma validade de 2 anos, também são avaliados fatores como: Existência de programas de capacitação contínua Formação de equipes multidisciplinares para promover melhorias em processos Acreditado com Excelência ONA 3 Unidades hospitalares que queiram receber a acreditação ONA 3 precisam contar com o suporte de sistemas de gerenciamento de desempenhos completos, e isso em cada nível organizacional. Estes sistemas devem ser 100% informatizados e permitirem total manutenção de métricas. As avaliações devem ser constantes, tudo para melhorar os resultados. Neste sentido, programas de melhoria contínua geram resultados válidos para alinhar a performance do quadro de profissionais em relação aos objetivos da organização como um todo. Sua organização quer ser acreditada, mas precisa de ajuda? Conte conosco! Entre em contato para entender como podemos te ajudar!