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O desejo de crescer no mercado e se destacar da concorrência é o que tem motivado muitos gestores a adotarem um software de gestão empresarial, mas nem todos sabem exatamente quais são as vantagens de sua utilização, tampouco como fazer a escolha do sistema mais adequado para a realidade de sua organização. Aumento da produtividade, economia de tempo, redução de custos, impacto na qualidade da execução de tarefas e aumento na lucratividade são alguns dos resultados que diversas empresas percebem ao automatizar seus processos. Listamos 9 funções que um bom software deve executar e explicamos por que elas são importantes. Continue lendo e confira! 1- Proteção e sigilo das informações É comum ouvirmos sobre sistemas invadidos e vazamento de informações sigilosas, o que pode prejudicar completamente uma organização. Por causa disso, é imprescindível escolher um software que ofereça o máximo possível de segurança. Antes de contratar um sistema de gestão, avalie as opções de segurança e se ele oferece garantia de proteção e sigilo das informações da empresa. 2- Acessibilidade Dentre as vantagens advindas da automatização de processos está a agilidade na atualização de dados e na tomada de decisões. Para isso acontecer de fato e a gestão ser feita de forma dinâmica, é primordial que o software escolhido esteja disponível não apenas em computadores, mas em qualquer tipo de dispositivo móvel, como tablets e smartphones. Os gestores precisam conseguir acompanhar o andamento das atividades e ter acesso às informações da empresa em qualquer horário e lugar, por isso, o ideal é que haja disponibilidade em nuvem e que os dados do negócio estejam constantemente acessíveis. 3- Aderência a diferentes metodologias Muitas empresas já fazem uso de algumas metodologias que são bastante conhecidas no ambiente empresarial, como RACI e caminho crítico. A adoção do software de gestão não precisa interromper o uso dessas ferramentas, pelo contrário, é importante escolher uma opção que consiga aderir a elas e até mesmo aprimorar seu desempenho. Procure um sistema que consiga dialogar com as principais metodologias disponíveis no mercado. 5- Alertas automáticos Não é fácil organizar a rotina dentro de uma empresa e alguns afazeres do dia a dia podem acabar sofrendo atrasos. É interessante que o sistema emita alertas quando uma meta não é cumprida, tanto para o responsável pela ação quanto para seu superior, informando que determinada meta não foi atingida no prazo. Essa é mais uma estratégia que ajuda a manter a produtividade e a execução do planejamento. 6- Gestão à vista Esta já é uma prática bastante comum em empresas, visando uma gestão transparente, em que as informações são compartilhadas com os colaboradores de maneira clara. Contudo, quando ela não é automatizada, demanda muito tempo para ser organizada. Escolha um software de gestão empresarial que otimize esse processo, por meio de ferramentas que forneçam relatórios com informações acerca dos indicadores monitorados pela empresa. 7- Gestão de portfólio de projetos Outra função importante em um sistema de gestão é a integração da gestão de portfólio de projetos com o planejamento estratégico da empresa, para que seja possível alinhar as atividades realizadas por cada setor às estratégias definidas em cada projeto. 8- Integração com o RH É necessário que haja integração entre a gestão com o setor de Recursos Humanos, de modo que seja possível conhecer melhor o engajamento da equipe e analisar o desempenho individual dos colaboradores. Um bom software é aquele que consegue tratar os dados de performance de cada colaborador e facilita a obtenção de uma avaliação mais precisa sobre todos os envolvidos nas atividades da empresa. 9- Otimização de reuniões O ideal é que um software de gestão empresarial facilite os processos que envolvem uma reunião, seja entre gestores e colaboradores ou com fornecedores e clientes. Busque um sistema que forneça ferramentas para gerenciar os compromissos, com opções de convite, agendamento e definição de pauta, por exemplo. Agora você já sabe por que é importante conhecer as funções que um bom software de gestão empresarial deve executar. Se sua conclusão foi de que um sistema para automatizar os processos de sua empresa pode ser a chave para alcançar o sucesso planejado, conheça as opções oferecidas pela Stratec: Gestão estratégica e Gestão de projetos.

No processo de planejamento de qualquer tipo de empresa, geralmente existe um plano de ação, ferramenta de gestão utilizada para acompanhar o avanço das atividades da organização. Contudo, mesmo utilizando essa ferramenta, nem todo mundo entende por que ela é tão importante para a consolidação da gestão estratégica do negócio e obtenção de bons resultados. Para que serve o plano de ação? De maneira resumida, pode-se dizer que a principal função da ferramenta é detalhar as estratégias e medidas a serem adotadas, visando alcançar o objetivo da empresa, previamente definido. Ela serve para registrar as ações que serão realizadas e tudo que as envolve, como prazo, responsáveis e condições. Com a distribuição de informações em uma tabela ou planilha, o plano de ação serve para facilitar a visualização dos participantes, que conseguem acompanhar as tarefas e identificar em que estágio cada uma se encontra. Desse modo, é possível entender qual o caminho a ser percorrido e quanto tempo há disponível para tal. Com o plano de ação, é possível compreender quais são os recursos disponíveis e necessários para as tarefas, sejam humanos, financeiros ou materiais. A ferramenta também serve para separar as ações de rotina diária daquelas que pertencem ao planejamento estratégico e/ou projetos, facilitando a gestão de um processo específico, permitindo a percepção da necessidade de alterações de prazos, troca de responsáveis, investimento de novos recursos, etc. Quando deve ser utilizado? O plano de ação pode ser usado diariamente, para apontar as atividades a serem realizadas para alcançar um objetivo. Mas o ideal mesmo é que ele seja utilizado após a definição do plano estratégico da organização. Isso porque depois de ter ajustadas as metas estratégicas para um período determinado, é fundamental determinar como elas serão atingidas. É o momento de definir o que será feito, o que tem prioridade, quem deve fazer o quê e quem irá supervisionar o andamento das tarefas. Por que usar um Plano de Ação automatizado? Quando dizemos plano de ação automatizado, nos referimos à gestão das ações e não à execução automatizada do que foi planejado. E por que vale a pena automatizar gestão? Sabemos que o ser humano é falho, e com o excesso de informações (e distrações) a qual somos submetidos diariamente, nota-se nas empresas uma grande dificuldade de cumprir com o que foi planejado. Especialmente, no prazo acordado. Utilizando um software, o sistema avisa o responsável quando tem alguma ação atrasada, e avisa também o gestor acima do responsável, gerando uma pressão positiva para o cumprimento das ações. Além disso, o sistema vincula cada plano de ação a um indicador de performance, deixando claro para quem executa, quais são as consequências do não cumprimento e sua responsabilidade diante das metas globais da empresa. E quando o Plano de Ação é fundamental? Para aprofundar um pouco mais, vamos apontar algumas situações específicas em que a utilização do plano de ação se torna extremamente importante: Implantação de ações estratégicas: mediante necessidades pontuais, como redução de custos produtivos, ampliação da capacitação de colaboradores ou aumento da satisfação dos clientes. Gestão de projetos: em casos como implantação de um novo sistema ou automatização de determinados processos. Implantação de projetos orçamentários: de acordo com a situação financeira da empresa, como no caso da necessidade de cortar custos, reduzir mão de obra ou adquirir novos equipamentos. Quais as consequências de sua utilização?   Se você ainda está em dúvidas sobre quais as vantagens de “gastar tempo” construindo e utilizando um plano de ação, conheça algumas possíveis consequências que a empresa pode desfrutar: os envolvidos passam a conhecer melhor a organização; todos ficam cientes de onde se quer chegar; fica mais fácil conhecer o mercado e a concorrência; há aumento no engajamento dos funcionários; há melhoria no relacionamento profissional entre líderes e subordinados; os objetivos e metas são alcançados de maneira estruturada; os recursos da empresa são mais bem aproveitados; há aumento na eficiência dos processos. Vale lembrar que tanto os resultados quanto a forma de planejar e executar o plano de ação variam de uma empresa para outra. É fundamental que sua criação se baseie no bem-estar de todos os envolvidos, para que ninguém se sobrecarregue ou não consiga acompanhar o processo. Se você ficou interessado em consolidar sua gestão estratégica e atingir suas metas por meio dessa ferramenta, confira nosso artigo que ensina como montar um plano de ação eficaz.  

Não é mais necessário enfatizar a importância do capital humano para o sucesso de um negócio, certo? Empreendedores e gestores já reconhecem o quanto é fundamental possuir uma equipe engajada dentro da empresa, por isso, o foco tem sido melhorar cada vez mais a gestão de pessoas. Atualmente existem diversas práticas para aprimorar essa gestão, como é o caso do chamado “People Analytics”.  O conceito é simples: trata-se das métricas dos recursos humanos de uma empresa, muito utilizado na área de RH para atrair e reter talentos, além de ampliar a motivação e produtividade dos colaboradores. Em suma, estamos falando de um processo de análise de dados que torna a gestão muito mais estratégica e é capaz de transformar a maneira como as organizações lidam com seus funcionários. Continue acompanhando e entenda o porquê. Dados e recursos humanos As tomadas de decisão hoje nas empresas são baseadas na análise de grandes volumes de dados, graças às tecnologias que permitem seu armazenamento. Na gestão dos recursos humanos, existem modelos de análise de dados que facilitam a identificação, recrutamento, desenvolvimento e retenção dos talentos certos para as demandas da organização. Falando de forma simples, ao usar o People Analytics, a empresa demonstra que reconhece que seu quadro de colaboradores é o recurso mais valioso de sua organização. E, assim sendo, precisa conhece-lo muito bem! Os novos sistemas de informações de dados facilitam a padronização dos dados relativos às operações dos negócios e ao desempenho e competências dos colaboradores. Tendo à disposição dos gestores de recursos humanos, dados padronizados sobre a performance dos colaboradores, andamento de projetos, operações do negócio e a competência da equipe, os líderes de cada time podem utilizar as informações disponíveis para relacionar a gestão de talentos à performance dos profissionais. Assim, é possível entender o que torna as pessoas felizes e engajadas em suas funções. Além disso, o processo de análise de dados acerca dos recursos humanos disponíveis na organização, torna a empresa capaz de identificar padrões que não são óbvios a partir do cruzamento de diferentes tipos de dados, apontando as causas de problemas que precisam ser mitigados ou eliminados dentro de uma empresa. É possível, por exemplo, correlacionar dados de performance com a demografia, a idade ou a formação dos colaboradores, revelando qual o melhor perfil para desempenhar determinada função e gerar melhores resultados. Como o People Analytics pode ser útil O destaque vai para sua utilidade na tomada de decisões relacionadas a contratações e cortes de funcionários, também na elaboração de planos de carreira e de sucessão, programas de treinamento e políticas de remuneração variável. Isso porque, a partir da análise de dados, as decisões são menos parciais e subjetivas, pois são baseadas em estatísticas, fatos e parâmetros previamente estabelecidos. Além de auxiliar na escolha do profissional mais adequado, esse processo também favorece a retenção de talentos, pois as análises apontam ajustes necessários nas práticas de gestão do capital humano. A utilização do People Analytics também facilita a formação de equipes multidisciplinares e uma distribuição adequada de tarefas. Por fim, também tem como vantagem a possibilidade de avaliação da performance de gestores e candidatos a cargos de liderança, visando o aprimoramento de competências técnicas, comportamentais e gerenciais. Veja também: Matriz 9Box: como identificar as lideranças? Como começar? Sua empresa pode começar a implantar a cultura de “People Analytics” colhendo dados do software de gestão da sua empresa, mídias sociais, avaliações de desempenho, entre outros. Com esses dados, consegue-se identificar padrões de comportamento, observando o que faz com que determinados funcionários sejam mais produtivos e motivados e outros não.  A ideia é buscar os pontos em comum. Por exemplo; uma área X possui colaboradores muito eficientes? Vale verificar se o gestor é bem avaliado, se todos têm clareza das metas e dos por quês de suas atividades, se a remuneração está condizente com o mercado, se o relacionamento interpessoal é bom, entre outros vários fatores. Com base nos dados, o gestor também consegue ver quem do time está com baixo engajamento e até mesmo, porque a empresa tem alta rotatividade de funcionários. Mais produtividade e motivação Como já falamos, quando o RH utiliza as métricas relacionadas aos colaboradores, consegue contratar os melhores profissionais e planejar treinamentos mais eficazes, de acordo com as qualidades e debilidades individuais, o que resulta em uma equipe mais motivada e produtiva. Se as políticas internas também sofrem transformações e passam a atender os anseios dos funcionários, isso interfere no seu engajamento e comprometimento, resultando em um time de alto desempenho. A análise de dados permite a identificação dos motivos que afetam a retenção de talentos e então a organização pode tomar providências para resolver os problemas e melhorar o engajamento. Na análise de desempenho, a aplicação do People analytics mostra dados que não são percebidos em uma avaliação mais superficial. A partir daí é possível promover mudanças nos relacionamentos e na valorização dos funcionários, o que aumenta seus índices de rendimento, já que o colaborador que se sente confortável e valorizado tende a produzir mais e melhor. Muitas vezes, as avaliações de desempenho e pesquisas de clima organizacional não são vistas com bons olhos pelos funcionários, pois nem sempre os resultados são utilizados para melhorar algo no ambiente de trabalho. Com o People analytics a coleta de informações é mais apurada e fornece mais material para mudanças significativas e que afetem a cultura da empresa e os colaboradores. A consequência disso é aumento na motivação e envolvimento de toda a equipe. E então, sua empresa já utiliza o conceito do People analytics? Que vantagens já são percebidas? Compartilhe sua experiência conosco no espaço para comentários!