Realizar una gestión de riesgos eficiente es un paso esencial para cualquier empresa en la actualidad. Esto se debe a que, con los rápidos cambios del mercado, debido a la transformación digital, una reacción lenta puede dañar tu negocio.
Para responder a esta pregunta y mostrarte un camino a seguir para mejorar tu gestión de riesgos y hacerla más eficiente, hemos preparado este artículo. ¡Sigue leyendo y aprovecha los consejos que hemos recopilado para ti!
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¿Qué es la gestión de riesgos?
En primer lugar, definamos qué es la gestión de riesgos: cada proceso, actividad o proyecto mantiene un cierto nivel de riesgo, que podemos considerar como la posibilidad de que algo no salga según lo planeado, causando pérdidas de recursos, desviaciones del plan de acción o retrasos.
Estos problemas pueden tener diferentes orígenes, como la falta de demanda del mercado, la falta de organización con gastos y servicios, o incluso los errores de un colaborador.
Cualquiera de los elementos anteriores puede representar un riesgo para la operación y causar daños. Sin embargo, estos mismos factores pueden también brindar oportunidades de mejora; para aprovecharlos es necesario, en primer lugar, mapear los riesgos.
Aquí es donde entra la gestión de riesgos, metodología que identifica todos estos puntos antes de que sucedan, lo que facilita el aprovechamiento de las oportunidades y minimiza los impactos y las acciones de las amenazas.
Luego podemos conceptualizar la gestión de riesgos como un conjunto de acciones estratégicas coordinadas cuyo objetivo es minimizar las amenazas y maximizar las oportunidades generadas por eventos inciertos más allá del control de su empresa.
¿Cómo lidiar con los riesgos de un proyecto?
Primero, es muy importante entender la verdadera razón de los eventos, para facilitar el proceso. Con ello en mente, hemos preparado una guía paso a paso para capitanear la gestión de riesgos de tus proyectos comerciales. Compruébalo:
1. Planificación de la gestión de riesgos
El primer paso es planificar la gestión de riesgos, es decir, antes de saber cuáles son los riesgos, debes planificar cómo detectarlos y estar preparado para la toma de decisiones.
2. Identificación de riesgos
El segundo paso es identificar todos los riesgos de su proyecto, haciendo una lista para verificar qué puede ir bien o mal; en este paso debe haber compromiso y ayuda a través de la información.
3. Realizar análisis cualitativos de riesgos
El análisis cualitativo es la priorización de riesgos, prestando atención a aquellos que es muy probable que ocurran o que puedan causar grandes impactos al proyecto, ya que no es posible tratar los detalles de todos.
La clasificación puede hacerse en una escala donde la probabilidad puede ir de muy alta a casi nula, y el impacto puede ir de muy grave a insignificante.
4. Realizar análisis cuantitativos de riesgos
El análisis cuantitativo demuestra el impacto del tiempo y el dinero que los riesgos causan al proyecto, proporcionando los números, días, horas y valores que tendrá la compañía en caso de que ocurran los riesgos.
Por lo tanto, considerando estas tres etapas clasificadas como: planificación, identificación y calificación, podemos comenzar la ejecución del proyecto, sin olvidar que necesitamos administrarlo después de la aplicación de los pasos, para ver si todo está sucediendo según lo planeado.
Durante la ejecución de un proyecto, aparecerán nuevos riesgos, ya sean pequeños o grandes. El éxito del proyecto vendrá a través de una gestión constante, llevada a cabo a lo largo de la durabilidad del proyecto.
5. Seguimiento de riesgos
Este paso consiste en monitorear el proyecto a lo largo de su realización, observar cuándo está expuesto a riesgos e identificar el momento adecuado para implementar la respuesta planificada.
Aquí también deben tenerse en cuenta los nuevos riesgos que pueden surgir a medida que avanza el proyecto, de modo que la gestión de riesgos se convierta en un proceso continuo y cíclico.
Herramientas de gestión de riesgos
La guía PMBOK menciona varias herramientas que pueden usarse para la gestión de riesgos. El análisis de las listas de verificación, por ejemplo, identifica riesgos basados en proyectos anteriores similares.
Además, los riesgos pueden identificarse mediante reuniones de lluvia de ideas. Pero una de las herramientas más importantes, completas y utilizadas en la gestión de riesgos es la matriz SWOT.
Matriz SWOT
Es matriz SWOT fue creada por el profesor Albert Humphrey, de Stanford, en los años 60. Consiste en la elaboración de un análisis que mapea 4 categorías de atributos de su proyecto, que son los siguientes:
- Fortalezas;
- Oportunidades;
- Debilidades;
- Amenazas.
Esta técnica se ha utilizado ampliamente en la planificación estratégica de las organizaciones, incluida la gestión de riesgos, señalando lo que debe analizarse. Detallando los puntos, tenemos:
Fortalezas: en este sentido, se deben enumerar los principales diferenciales y las ventajas competitivas del negocio, es decir, aquello que puede minimizar los impactos o prevenir riesgos, reduciendo las probabilidades de problemas y accidentes.
Debilidades: este es el momento de enumerar las deficiencias del proyecto, aquellos factores que pueden aumentar la probabilidad de que se materialicen los riesgos, desde razones ambientales, políticas o económicas, hasta problemas internos del equipo.
Oportunidades: aquí se consideran las posibilidades de mitigar los riesgos, de acuerdo con la capacidad de la empresa para reducir los impactos en el proyecto, a través de mejoras en sus procesos, ya sean internos o externos. Vale la pena recordar que las mejoras son potenciales, lo que significa que quizás los resultados no sean exactamente como se los imaginó.
Amenazas: los cambios en la legislación tributaria o el crecimiento de la competencia son algunos ejemplos de amenazas para un proyecto, por lo que a este respecto debes enumerar lo que puede ser un obstáculo para el éxito del negocio.
Tu objetivo principal será evaluar los factores internos y externos que van en contra de tu proyecto, a fin de identificar sus fortalezas y debilidades (factores internos), así como sus oportunidades y amenazas (factores externos).
Después de recopilar esta información, lo ideal es hacer un análisis completo de todo el escenario que enfrenta tu proyecto y luego planificar la gestión de riesgos.
También vale la pena recordar que un buen plan de gestión de riesgos debe contener información sobre todos los riesgos, detalles sobre cada uno, su nivel de gravedad, los responsables de prevenir cada riesgo y delinear los problemas, etcétera.
Gestione los riesgos con la ayuda de la tecnología
A manera de conclusión, la gestión de riesgos es una etapa fundamental de un proyecto, pues determina si tendrá éxito o fallará durante la ejecución, perjudicando o favoreciendo el resultado final.
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