¿Conoces el área de gestión de riesgos? Al igual que las áreas estratégica, financiera y administrativa, por ejemplo, la gestión de riesgos es un área que necesita mucha atención y cuidado dentro de una organización.
¿Pero cómo que mi empresa tiene riesgos?
Gestión de riesgos: todo lo que necesitas para gestionar los riesgos en tu empresa.
Sí, tu empresa tiene riesgos, como todas las demás. Los riesgos existen en cualquier empresa, lo que justifica la importancia de contar con un área de gestión de riesgos en las organizaciones.
¿Quieres saber más sobre el tema y ver lo importante que es la gestión de riesgos y que puede aplicarse fácilmente en tu empresa? Entonces sigue leyendo este contenido que preparamos para ti.
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¿Cómo definir los riesgos?
Del latín, periculum, riesgo, en su significado literal, es la posibilidad de que algo salga mal, es decir, podemos considerar como riesgos, aquellos sucesos inesperados o no, que se producen fuera de la planificación.
Teniendo esto en cuenta, ahora puedes entender mejor por qué los riesgos están presentes en todas partes y en todas las organizaciones. Trasladando este punto de vista al mundo empresarial, podemos citar algunos riesgos muy comunes con los que usted y su organización se enfrentan a diario, pero que probablemente no clasifican como tales.
- Las crisis financieras;
- Avería de la maquinaria, que retrasa la producción y puede provocar la pérdida de contratos;
- Falta de materias primas;
- Falta de materias primas;
- Daños estructurales
Estos son sólo algunos ejemplos de los riesgos que puede tener una empresa y hay que entender y aceptar que forman parte de cualquier negocio. Podemos considerar estas dos palabras casi como sinónimos, no importa lo grande que sea la estructura, tu marca o lo bueno que sea tu servicio.
Lo importante es que las organizaciones sean conscientes de que los riesgos existen y siempre existirán. Lo que marcará la diferencia es la forma de afrontar el riesgo y ahí es donde entra el tema central de este contenido, la gestión de riesgos, que proporciona las herramientas necesarias para resolver y/o minimizar los problemas.
Al final ¿qué es la gestión de riesgos?
Como hemos dicho, los riesgos son aquellos sucesos inesperados que pueden traer algún tipo de daño a la organización. La gestión de riesgos es el conjunto de buenas prácticas y metodologías que ayudan a gestionar y controlar estos problemas.
Aplicando estas metodologías, la empresa puede organizarse en relación con estos problemas, planificando y utilizando recursos materiales y humanos para resolverlos. De este modo, la empresa puede prepararse e incluso resolver estas posibles amenazas. Para eso, es necesario planificar y utilizar herramientas, digitales o no, para minimizar, solucionar o tratar los riesgos.
Básicamente, la gestión de riesgos puede desarrollarse en dos frentes de trabajo, el preventivo, que busca anticiparse a los riesgos, y el prescriptivo, que se ocupa de los riesgos que suceden de forma inesperada. La supervisión constante, además de servir obviamente para prevenir y resolver los riesgos, desarrolla la capacidad de responder dinámicamente a los acontecimientos inesperados y a los escenarios de incertidumbre.
Esto está directamente relacionado con la globalización y la constante evolución del mundo y la sociedad. Si el mundo, la sociedad y las personas cambian, los riesgos inherentes a ellos también evolucionan y cambian. De ahí la importancia de un seguimiento constante de los riesgos, pues al fin y al cabo, las acciones desarrolladas que fueron eficaces en un momento dado pueden no serlo en otros. Es necesario desarrollar y evaluar soluciones en función de los riesgos, su evolución y el momento en que se encuentran.
Es importante destacar que la función de la gestión de riesgos no es buscar culpables o justificaciones para un problema, sino encontrar soluciones que eviten consecuencias negativas importantes para esa situación.
¿Qué tipos de riesgos se pueden gestionar?
Los riesgos son incertidumbres y problemas que pueden surgir en cualquier momento en la organización. Pueden ser operativos, financieros, de gestión, por fallos humanos e incluso por mala suerte, al fin y al cabo, hay cosas que son realmente difíciles de predecir.
Entre los riesgos más comunes en las empresas y que pueden ser gestionados, podemos destacar:
- Accidentes de trabajo;
- Casos judiciales;
- Acidente ambiental;
- Reputación de la marca;
- Fraude financiero;
- Pérdida de colaboradores;
- Aumento de los costos de los productos/materias primas.
Cabe mencionar que existen muchos otros riesgos y que varían según la realidad y el segmento de cada empresa. Por eso, es importante que las empresas vigilen los riesgos inminentes para su realidad y apliquen acciones para mitigarlos.
¿Cuáles son los pasos de la metodologia de la gestión de riesgos?
Como cualquier metodología, la gestión de riesgos también sugiere seguir ciertos pasos. Vamos a hablar un poco de cada uno de ellos, que básicamente se pueden dividir en 5 pasos.
Paso 1 – Organización
Aquí, en primer lugar, es necesario conocer a fondo la empresa, tu realidad, el contexto y el lugar donde operas. Este es el elemento principal de una gestión de riesgos eficaz, cuanto más conozcas a tu empresa, más fácil será definir qué riesgos son inherentes a ella. También es necesario utilizar la matriz de riesgos para identificar los riesgos de forma más eficaz. Para eso, empieza por definir un sector o empleado responsable de esta gestión. Además de tener la función centralizada para facilitar el acceso a la información cuando sea necesario, la empresa también puede dirigir las inversiones a la formación de los profesionales, con el objetivo de aumentar la calidad y la eficiencia del sector.
Paso 2 – Identificación
Para planificar soluciones, mitigar y tratar los riesgos, primero hay que identificarlos. Por lo tanto, realice un análisis exhaustivo para identificar qué riesgos deben ser gestionados, sin prejuicios y sin miedo a encontrarlos.
Paso 3 – Análisis
Ahora que se han identificado los riesgos, es el momento de definir las prioridades y medir cuáles deben recibir más atención y cuáles pueden mitigarse en un segundo momento. Para eso, calcula la probabilidad de que el riesgo se materialice, el impacto que puede causar y realiza análisis de daños cuantitativos y cualitativos.
Paso 4 – Solución
Con los riesgos y su gravedad en la mano, es el momento de empezar a planificar soluciones para evitar y/o reducir los riesgos y las consecuencias. Con una gestión adecuada, incluso es posible transformar sus riesgos en oportunidades. Contar con un equipo centralizado y especializado para desarrollar estas soluciones es fundamental para garantizar la eficacia del sector.
Etapa 5 – Seguimiento
Este es el momento de mayor atención. Tenemos la costumbre de desatender los problemas una vez resueltos, como si no pudieran volver a ocurrir. Y aquí es donde reside el peligro de la gestión de riesgos. Por mucho que los riesgos se hayan resuelto momentáneamente, pueden volver a aparecer.
Además, es importante comprobar si hubo riesgos residuales o si pueden surgir nuevos riesgos, certificando si las acciones planificadas por el equipo tuvieron el resultado esperado. Por lo tanto, cuando hablamos de gestión de riesgos, la supervisión debe ser la palabra clave.
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¿Qué herramientas puedo utilizar para gestionar el riesgo?
La gestión de riesgos no es tan difícil como se cree o puede parecer. De hecho, existen metodologías y herramientas que hacen este proceso mucho más fácil e intuitivo. En el tópico siguiente hablaremos sobre eso, para que puedas empezar a aplicar las herramientas de gestión de riesgos en tu empresa.
FMEA – Failure Mode and Effective Analysis
¿Te pareció difícil el nombre? No te preocupes, te lo explicaremos.
Es una metodología que ayuda a identificar los fallos en los productos o procesos. Básicamente se produce en 4 etapas: identificación, análisis, generación de la prioridad del riesgo y solución.
El secreto de esta metodología está en la fase de análisis, donde se realiza el diagnóstico de la gravedad del problema (G), la probabilidad de ocurrencia (O) y la posibilidad de detectar el fallo (D) con calificaciones del 1 al 10, donde 1 es la mayor probabilidad de que ocurra el riesgo y 10 la menor.
Así, en la fase de generación de prioridades, se aplica la fórmula G x O x D = RPN, o número de prioridad de riesgo. Puede aplicarse a diferentes productos, procesos y sectores de una empresa.
What if?
¿Y si…? Así es, con esta herramienta puedes dar alas a tu imaginación (pero cuidado con exagerar) e imaginar escenarios y posibilidades que puedan afectar a la empresa.
Esta herramienta funciona a partir de preguntas que te haces en la vida cotidiana sin darte cuenta, como ¿qué pasa si ocurre esto o aquello? Para llevarlo al mundo de la empresa, hemos separado algunas preguntas que pueden ayudarte a empezar:
- ¿Y si se acaba la materia prima?
- ¿Y si surge un nuevo impuesto?
- ¿Y si se estropea un equipo?
- ¿Y si hay un corte de luz?
- ¿Y si no cumplo los objetivos de venta?
Con estas y otras preguntas, el equipo de gestión de riesgos puede analizar y crear soluciones o formas de mitigación en caso de que se produzcan estas situaciones.
Matriz GUT
La matriz GUT es un acrónimo de Gravedad, Urgencia y Tendencia. Su objetivo es ayudar al equipo directivo a definir las prioridades, medidas y soluciones que deben adoptarse para evitar que el riesgo en cuestión se produzca y se complique.
Para eso, el primer paso es enumerar en una hoja de cálculo los posibles riesgos que pueden afectar a la empresa y, a continuación, crear tres columnas en las que se colocará cada una de las cuestiones que deben evaluarse, las GUT.
Después, los enumeras del 1 al 5, donde el 1 es el más grave y debe ser prioritario, y el 5 es el menos grave y puede esperar a ser resuelto. Para que entiendas mejor cómo funciona este sistema, mira la siguiente imagen.
Al final, las puntuaciones dadas deben multiplicarse para llegar a un resultado y, en base a ellas, el equipo podrá visualizar mejor qué debe priorizarse y qué puede esperar a ser resuelto.
Matriz de riesgos
Es una herramienta que ayuda a identificar y visualizar de forma más eficiente los riesgos a los que se puede enfrentar una organización. Con él, es mucho más fácil y didáctico entender qué riesgos son graves y cuáles son más leves, lo que ayuda a la hora de priorizar la definición de estrategias y planes de acción.
Básicamente, es una tabla en la que la probabilidad está en el eje vertical y el impacto en el horizontal. Alimentando esta tabla, es posible visualizar los principales riesgos.
Análisis SWOT
Se trata de una herramienta de análisis estratégico muy utilizada en el mercado. Con él, es posible analizar los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas a través de un marco.
Es un método muy importante y esencial no sólo en la gestión de riesgos, sino también en la preparación de la planificación estratégica de la empresa, y puede aplicarse a procesos, productos o servicios.
Con cada una de las fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas enumeradas, es el momento de que el equipo de gestión de riesgos comience a desarrollar estrategias para garantizar que los puntos positivos sigan dando los resultados esperados y que los puntos negativos puedan mitigarse y quizás incluso resolverse.
Análisis Preliminar de Riesgos
También conocido como APR, el Análisis Preliminar de Riesgos tiene una base muy similar a la matriz GUT. Es sencillo, muy práctico y predice los riesgos empresariales y la posibilidad de que se produzcan.
Basta con hacer una lista de todos los riesgos posibles e imaginables que podrían ocurrir, sus causas y asignar una puntuación del 1 al 3. Cuanto más alto sea el grado que recibe el riesgo, más probable es que ocurra. De este modo, será más fácil saber a cuál de ellas debe dar prioridad.
Estas son sólo algunas de las diversas herramientas y metodologías de gestión de riesgos que existen. Como se puede ver, parten del mismo supuesto, la identificación, el análisis y la definición de la prioridad de cada uno de los riesgos para crear estrategias que los solucionen o mitiguen.
En la gestión de riesgos, la clave es la supervisión constante, y con estas y otras herramientas en la mano, esta tarea es mucho más fácil de realizar. Al contrario de lo que podría imaginarse, la fase de seguimiento no tiene por qué ser difícil ni compleja. Incluso puede automatizarse mediante un software, como Belt by Actio, el software de gestión de riesgos certificado por Falconi que pone a disposición de las empresas estas y otras herramientas de forma automatizada. Conoce Belt by Actio.
¿Por qué las empresas deben invertir en la gestión de riesgos?
Más allá de los objetivos individuales de cada organización, un objetivo común de todas las empresas es el crecimiento. Y para crecer es necesario, independientemente del tamaño de la empresa, tener una planificación estratégica bien definida, así como un plan de gestión de riesgos.
Muchas empresas cierran las puertas con menos de 10 años o muchas veces, 5 años de actividad. Las principales razones que conducen a este escenario son problemas financieros, de planificación y relacionados con el producto y/o el servicio.
La gestión de riesgos, junto con la planificación estratégica, ayuda a la empresa a estar preparada en caso de que estos riesgos se materialicen.
Pensando en estos posibles escenarios, hemos separado aquí algunas razones que resaltan la importancia de la gestión de riesgos en el mundo empresarial:
Prevención de riesgos financieros
Los riesgos financieros son los más presentes en las empresas. Las crisis financieras, el aumento de impuestos y tasas, la baja rentabilidad, son algunos de los problemas a los que se enfrentan las empresas. La gestión de riesgos no evita que se produzcan estos problemas, pero deja a su empresa preparada para afrontar estas adversidades.
La falta de esta preparación, ya sea en el producto o en el servicio, puede causar pérdidas irreversibles, e incluso puede llevar a la empresa a la quiebra.
Procesos y recursos optimizados
Cuando un riesgo se materializa y la empresa no tiene un plan de contingencia o solución, la tendencia es que los procesos operativos y los recursos se vean afectados y debilitados, empeorando la situación. Con la planificación de riesgos, además de ser posible identificar los problemas de antemano, la gestión de los recursos se hará de manera más eficiente y los procesos serán más seguros y asertivos.
Beneficios
Sabemos que el beneficio es muy importante para las empresas. Hacer frente a los riesgos después de que se materialicen genera gastos y pérdidas. Cuando esto ocurre, podemos incluso clasificarlos como daños.
Los riesgos, cuando se vigilan y controlan, pueden no convertirse en un problema y, si esto ocurre, la empresa estará organizada y preparada para afrontarlos, desde la asignación de recursos hasta las posibles pérdidas financieras. Lo importante es que no le pillen desprevenido los gastos de emergencia e imprevistos.
Normas referentes a la gestión de riesgos
Al igual que existen las famosas normas de calidad, como la ISO 9001 o las BPF (Buenas Prácticas de Fabricación), también hay normas y certificaciones que garantizan la eficacia de los procesos de gestión, incluida la gestión de riesgos.
¿Y por qué debería tu empresa preocuparse por estar alineada con estas normas?
Estas certificaciones y normas, a menudo internacionales, garantizan la calidad no sólo en los concursos del mercado nacional, sino también a nivel mundial. En otras palabras, para una empresa que quiere crecer, prosperar y garantizar la calidad de los productos y procesos más allá de lo tradicional, estas normas son esenciales.
ISO 310000
La ISO (International Organization for Standardization) tiene normas reconocidas en todo el mundo que buscan garantizar la calidad de los procesos, productos y servicios.
La norma ISO 31000 es una de las más importantes para la gestión de riesgos. Busca mejorar la eficiencia operativa de la empresa, hacer más asertiva la toma de decisiones y, por supuesto, prevenir riesgos.
Algunos de los principales pasos que deben seguirse para esta norma son la identificación, clasificación, evaluación y tratamiento de los riesgos. Es decir, como hemos dicho anteriormente, su aplicación es bastante similar y se basa en las distintas herramientas y metodologías de gestión de riesgos que hemos tratado anteriormente.
COSO
Creado em 1992, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, es una guía para orientar a las empresas sobre las mejores prácticas internas para prevenir el fraude.
En la práctica, es un proceso de control interno destinado a reducir los riesgos y aumentar las posibilidades de alcanzar los objetivos.
PMI
Project Management Institute o Instituto de Gestión de Proyectos, donde es posible recoger los certificados que acreditan el nivel de conocimientos de los profesionales en sus respectivas áreas.
En total, hay seis tipos de certificaciones reconocidas en todo el mundo para los gestores de proyectos que deseen consolidar sus competencias. Esta asociación especializada creó el PMBOK, que es una guía con las mejores prácticas para la gestión de proyectos.
La importancia de la automatización de procesos en la gestión de riesgos
Ahora que sabes lo que es la gestión de riesgos, su importancia, etapas, metodologías e incluso su normativa, ¿te imaginas gestionando y supervisando todo esto manualmente?
Podemos decir que es posible, pero no efectivo. Las posibilidades de errores y, sobre todo, de fallos humanos son muy elevadas. Cuando se trata de riesgos, que ya son inesperados y peligrosos para el universo de tu organización, no podemos arriesgar aún más.
Así que, si lo miramos desde otra perspectiva, cada vez nos damos más cuenta de que el tiempo es dinero. Las organizaciones valoran la eficiencia, la agilidad, la innovación y la tecnología. No tiene sentido delegar a todo un equipo para realizar una tarea que puede hacerse de forma automatizada. Más que eso, ¿no es mejor utilizar este equipo y este recurso para encontrar soluciones, trabajando en el aspecto estratégico más que en el operativo?
Al realizar todo este proceso de gestión de riesgos de forma manual, la probabilidad de que sea ineficaz es muy alta. Las desventajas son:
- Falta de control constante;
- Falta de normalización de datos y procesos;
- Pérdida de tiempo con el análisis manual;
- Un costo elevado;
- Baja efectividad.
Pensando en crear un entorno seguro, automatizado, estandarizado y propicio para la toma de decisiones asertivas y más eficientes, Actio desarrolló a Beltun software de gestión de riesgos,.
Con una herramienta sencilla, intuitiva y automatizada, hemos reunido en un solo lugar todas las soluciones necesarias para realizar la gestión de riesgos de tu organización. Datos y procesos estandarizados, alta eficiencia, seguimiento en tiempo real, aumento de la productividad y reducción de costos, todo esto está al alcance de quienes utilizan el Belt by Actio.
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Tú y tu equipo tendrán acceso a informes detallados para supervisar los riesgos de forma más eficiente, identificando, priorizando y creando planes de mitigación basados en datos. Además, Belt ofrece una interfaz que facilita la visualización del conjunto y cuenta con herramientas como:
- Dashboards;
- Matriz de riesgos;
- Plan de mitigación;
- Matriz de riesgos por proceso;
- Seguimiento de las acciones;
- Pendiente de gestión;
- Comunicación centralizada;
- Riesgos.
En un solo lugar, puedes asegurarte de que tu empresa estará protegida o preparada para afrontar las principales amenazas, adversidades y riesgos. Nos gusta pensar que los riesgos siempre existirán, lo que marcará la diferencia son las herramientas y la manera en que tú y tu organización los afronte. Esta nueva solución desarrollada por Actio cambiará de una vez por todas tu relación con las amenazas.
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