En la agenda de los gerentes y directivos, el tema de la gestión de riesgos en tiempos de la pandemia de covid-19 ha adquirido cada vez más importancia debido a la incertidumbre que enfrentamos sobre el futuro de economía local y global a corto plazo, así como su impacto en la vida de las personas.
En marzo de 2020, muchas organizaciones se enfrentaron al conjunto de riesgos a gran escala causados por la propagación mundial del virus SARS-COV19, un escenario nunca visto en este siglo. Las empresas que previeron respuestas ante este enorme desafío comenzaron a prepararse para la transformación que exigió este contexto.
Desafortunadamente, no todas las organizaciones actuaron con rapidez suficiente para reducirlos o mitigarlos, y algunas tuvieron que cerrar o declararse en quiebra.
Si bien es imposible predecir todos los riesgos en el escenario actual, pues cambia rápidamente, tener un buen modelo de gestión de riesgos prepara a tu empresa para enfrentar mejor los desafíos e incertidumbres que puedan surgir.
En Actio nos ocupamos en facilitar la implementación de prácticas de gestión de riesgos eficientes en empresas y organizaciones de tamaños y sectores diversos, evitando la preocupación de nuestros clientes ante la incertidumbre. ¿Quieres saber cómo lo hacemos? Sigue leyendo este artículo.
La importancia de la gestión de riesgos en tiempos de pandemia
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Para entrar en sintonía, entendamos el concepto de riesgo como la probabilidad de que un evento afecte nuestros intereses de manera directa o indirecta.
En este sentido, es muy importante darse cuenta de las posibles consecuencias para decidir cómo reaccionar, pues un riesgo no solo se puede reducir o mitigar, sino que también se puede aprovechar para reorientar nuestras actividades de manera que la empresa obtenga ventajas ante un contexto desfavorable.
Retomando el ejemplo de nuestro post, la pandemia nos confronta ante algunos escenarios de riesgo para diferentes tipos de empresas, principalmente relacionados con la viabilidad del negocio, tales como:
- Obligación de cerrar tiendas físicas y poca o nula experiencia en e-commerce;
- Disminución del poder adquisitivo de los clientes;
- Contagios de covid-19 entre los colaboradores cuyo trabajo no puede ser remoto;
- Dificultades para asegurar la protección de datos con el trabajo remoto;
- Incapacidad de los proveedorespara continuar suministrando materias primas;
- Quiebras ante la insolvencia paracumplir con los compromisos económicos, entre otros.
De acuerdo con el estudio realizado por la revista Fortune, el 94% de las empresas productoras materiales de construcción, tuvo que modificar su plan de operación con rapidez para generar y ejecutar un plan táctico a corto plazo que pudiera minimizar los riesgos para la salud de la gente, ya que la producción no se puede realizar de manera remota; y así garantizar la continuidad de las cadenas de suministro mundiales.
Cómo llevar a cabo una gestión de riesgos eficiente
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Para llevar a cabo una eficiente gestión de riesgos, el primer paso es identificar las amenazas potenciales. Así como es necesario un análisis de los procesos y actividades de su empresa para identificar las oportunidades de mejora, también es necesario prever los obstáculos que podrían impedir la óptima continuidad de tu negocio. A partir de los resultados del análisis tendrás suficiente información para generar planes de acción y puntos de control correspondientes a cada riesgo identificado.
Esta no es una tarea fácil, sobre todo cuando los directivos de mayor nivel en el organigrama no son sensibles al tema de prevención y mitigación de riesgos, pues consideran que tienen suficiente liquidez financiera para sortear cualquier situación que pueda afectar a la empresa, como si eso fuera todo lo que necesitan prever.
Nuestra experiencia en gestión demuestra que las empresas son cada vez más susceptibles a sufrir pérdidas por riesgos no previstos.
Con el estatus actual de la globalización, se ha incrementado la probabilidad de que una crisis en China, Europa o Estados Unidos afecte a nuestro negocio local. Un buen ejemplo de ello es la crisis causada por la pandemia de covid-19.
La planificación requiere una revisión constante. Por ejemplo, en el Informe Global de Riesgos 2020 del Foro Económico Mundial el riesgo de “enfermedad infecciosa” se ubicó en el último lugar de los diez principales riesgos en términos de impacto. Y ni siquiera se mencionó en la lista de los 10 mayores riesgos en términos de probabilidad. La bien reputada compañía de seguros Zurich, quien participó en la elaboración de este informe en 2019, no previó el riesgo de una pandemia a finales de año.
Además de identificar los riesgos e implementar acciones de respuesta, es muy importante verificar los puntos de control y monitorear los cambios periódicamente.
El objetivo de este análisis constante es ponderar cambios en las probabilidades de cada una de las variables de riesgo, que pueden ser muchas.
Para isso existem ferramentas para auxiliar os gestores a lidar com os riscos, relacioná-los e desenvolver estratégias mitigadoras.
En el mapa de arriba, por ejemplo, los riesgos de enfermedades infecciosas y ciberataques no están vinculados, pero el trabajo remoto puso en tela de juicio la correlación entre ambos riesgos, ya que ahora la información confidencial de la empresa no se concentra en un solo lugar donde pueda controlarse su difusión; al contrario, con el home office la información se dispersa y aumenta la probabilidad de pérdida o robo de datos, así como fraude cibernético.
¿Ves lo importante que es la revisión constante de riesgos? Por lo tanto, reforzamos: no basta enumerar los riesgos, necesitamos gestionarlos constantemente..
Gestión de riesgos eficiente en tiempos de pandemia
Cuando se trata de gestión de riesgos en tiempos de una pandemia, hay algunos aspectos específicos que debes tener en cuenta:
1. Hacer un mapeo de riesgos locales y globales a los que la organización puede estar expuesta
Es fundamental que busques entender qué problemas pueden, en menor o mayor medida, afectar a tu empresa a corto y largo plazo.
Después es necesario calcular la probabilidad de que estos riesgos se materializaren, y clasificarlos por intervalos de probabilidad.
Finalmente, calcula la magnitud del impacto en caso de que cada uno de estos riesgos afecten tu negocio.
2. Organiza equipos para tomar decisiones ágiles en situaciones de emergencia
Sabemos que, en la actualidad, las medidas de emergencia son habituales ante los esfuerzos requeridos para controlar la pandemia.
Su objetivo es buscar alternativas a corto plazo que permitan controlar la propagación del virus y reduzcan el impacto económico y social..
Por ello, es importante que organices uno o más equipos de toma de decisiones ágiles para responder rápidamente, por ejemplo, ante la decisión del gobierno local de limitar la circulación de personas, u obligar el cierre temporal de establecimientos, para sortear estos contratiempos de forma eficaz, evitando o minimizando el impacto negativo de estas medidas.
Además, la implementación de medidas de emergencia crea el escenario perfecto para mejorar el grado de respuesta de su organización a varios otros riesgos, tales como:
- Suspensión de derechos humanos o garantías individuales;
- Aumentos a la carga fiscal;
- Quiebra financiera de proveedores y clientes;
- Crisis alimentarias;
- Crisis económicas.
Por tanto, contar con el apoyo de un equipo exclusivo para afrontar este tipo de circunstancias te ayudará a ser más rápido en la búsqueda de respuestas más efectivas.
3. Implementa procesos flexibles y equipos autónomos
Lasempresas y los equipos deben tener habilidades de adaptación bien desarrolladas para minimizar los impactos causados por las crisis.
Por tanto, tener procesos configurados de forma que simplifiquen su flexibilidad es una ventaja competitiva a la hora de afrontar las dificultades.
Según un estudio de la Fundación Getulio Vargas, en Brasil, las empresas que han estructurado y los procesos que sean más flexibles, otorgan una mayor autonomía y colocan más confianza en sus equipos, que eran mucho más fáciles de adaptar y responder en este momento que vivimos. Esto se debe a que los propios empleados pudieron organizarse y proponer alternativas para seguir ejerciendo sus actividades en el nuevo contexto.
4. Comunica efectiva y apropiadamente
En este sentido, es importante compartir la información de manera adecuada.
De nada sirve tener un plan de acción muy bien elaborado si quienes lo van a llevar a cabo no saben cuáles son sus responsabilidades.
Es fundamental hacer que las instrucciones sean recibidas de forma comprensible, en el momento adecuado y sin ruido en la comunicación.
5. Presta atención a la salud física y mental de los empleados
Tu principal recurso cuando se está superando una crisis es el capital humano. ¡Cuídalo!
Una alta tasa de empleados enfermos tendrá un impacto directo en la productividad y el mantenimiento de los procesos de la empresa.
Por tanto, al gestionar riesgos es importante considerar la salud física y mental de los empleados.En situaciones de pandemia es muy importante evaluar la condición psicológica de los empleados debido a altos niveles de estrés, cambios en la rutina, miedo ante la incertidumbre, y duelo por la pérdida de un ser querido.
6. Ten siempre presente la relación con el cliente
Es fundamental planear cómo se comunicará a los clientes cada uno de los cambios en el modelo productivo de la empresa y considerarlo para optimizar los procesos..
Busca formas de reducir las molestias e impacto negativo y mejorar la eficiencia de su empresa en la entrega de productos o servicios.
7. Optimiza sus herramientas de gestión de riesgos: utiliza la tecnología a tu favor
La tecnología ha sido un facilitador para muchos gerentes al lidiar con de la gestión de riesgos en tiempos de la pandemia de covid-19.
Facilitar a los gerentes el monitoreo del desempeño comercial, integrando a las diferentes áreas, contribuye también a un diálogo más efectivo y cercano con los clientes.
El módulo Gestión de Riesgos de Actio , ayuda a las empresas a monitorear las amenazas que pueden comprometer los resultados comerciales, de manera práctica y eficiente, presentando en un solo menú la información que necesita para tomar decisiones. No por casualidad nuestra cartera de clientes aumentó desde el inicio de la pandemia.
Actio permite la identificación y registro de amenazas, creación de planes de acción para hacer frente a los riesgos planteados y, en caso de que existan riesgos residuales, controlarlos y gestionar su correcto seguimiento. Además, podrás crear y visualizar matrices de riesgos que facilitan la comprensión de data y permiten aplicar las mejores prácticas en la gestión de acciones preventivas y correctivas.
Conclusión
La gestión de riesgos en tiempos de pandemia es fundamental para controlar y reducir el impacto negativo que puedan sufrir las empresas durante esta crisis que aún no termina.
Por ello, es fundamental que las empresas inviertan en optimización de procesos con tecnología para definir los riesgos que rodean a cada negocio, anticipar su tratamiento, definir puntos de control y políticas adecuadas, realizar revisiones constantes y análisis de desviaciones para que su operación tenga más seguridad en vista de los eventos que pueden afectar a tu empresa directa o indirectamente.
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