La gestión de proyectos es una de las áreas que más crece en todo el mundo. Según datos del PMI – Project Management Institute, hasta 2020 el sector debe crecer aproximadamente un 30%, demandando más de 15 millones de profesionales.
Un segmento con tamaño potencial debería estar viviendo uno de sus mejores momentos en cuestión de resultados, sin embargo, 75% de los ejecutivos de Tecnología Informática consideran que sus proyectos ya nacen destinados al fracaso.
Los motivos para este tipo de pesimismo son los más diversos: desde subestimar los recursos necesarios para la ejecución de la empresa hasta una actitud de soberbia por parte del gerente de proyectos, principal responsable por el éxito o fracaso de cada iniciativa.
En este post, usted apreciará los 5 errores más graves que se cometen en la gestión de proyectos y cómo evitarlos:
Lo que encontrarás en este blog:
Toggle1. Un alcance mal definido
La definición del alcance del proyecto es una de las etapas más importantes de toda la gestión de proyectos, pues es donde usted identifica lo que estará contemplado en la ejecución y lo que no.
Cuando el alcance es muy abierto, sin enumerar las premisas y restricciones, el cliente tiene brechas para exigir cambios en todo momento, lo cual puede impactar tanto en los plazos como en el presupuesto.
La mala definición del alcance también puede resultar en un producto final que no refleje las necesidades del cliente, generando daños financieros e insatisfacción.
2. No obtener aprobación de todos los involucrados
Siempre que exista una iniciativa, procure documentar todos los encuentros, los elementos negociados, las fallas de los clientes y del equipo, la información repasada, todo.
Compile la información en documentos que deben ser verificados, aprobados y firmados por todos, para que no existan cuestionamientos posteriores.
Un director que no se sienta involucrado con el proyecto puede convertirse en una traba para la aprobación de presupuestos, contrataciones y adquisiciones, por ejemplo.
Por lo tanto, obtenga el aval de las principales partes interesadas del proyecto y mantenga a todos actualizados sobre el status de las actividades.
3. Fallas de comunicación
90% del tiempo del gerente de proyectos se dedica a la comunicación. Sea con el cliente, con el equipo o con cualquier otra parte interesada, él necesita promover un flujo de dos vías, donde sea posible enviar y recibir información de forma ágil y asertiva.
Si este flujo falla, alguien quedará fuera del proceso, podrá perder el momento justo para ejecutar una tarea o tomar una decisión, perjudicando el desarrollo del proyecto.
En este sentido, es esencial crear mecanismos que permitan el intercambio de conocimiento de manera rápida, como el uso de softwares de gestión de proyectos y aplicaciones móviles, los cuales permiten integrar personas dispersas geográficamente.
4. Estimar plazos incorrectamente
La creación del cronograma del proyecto debe realizarse basada en métodos precisos de evaluación, como el método de la ruta crítica. Hacer solo suposiciones puede ser muy arriesgado para la concreción del proyecto, pues muchos percances pueden subestimarse.
En el momento de definir el cronograma del proyecto, reúna a su equipo, converse con especialistas en cada área para determinar el menor y el mayor tiempo necesario para cada actividad. Inmediatamente, usted consigue estimar un plazo promedio, alcanzando un cronograma factible.
Una industria, por ejemplo, puede sufrir por la falta de una materia prima determinada y terminar con un proyecto entero parado por este tipo de acontecimiento. Una empresa de construcción civil puede ser impactada por las fuertes lluvias. Deje un margen para los imprevistos.
5. No estar listo para cambios
El ambiente mercadológico sufre cambios constantes y las empresas requieren estar listas para ellos, incluso en la gestión de proyectos. Si usted gerencia proyectos de forma rígida, sin flexibilidad, corre serios riesgos de ver su iniciativa finalizada mucho antes de lo esperado.
Procure implementar metodologías de gestión de proyectos, como metodología RACI – Responsible, Accountable, Consulted e Informed, Scrum, Prince (Project in Controlled Enviroment), MPMM (Project Management Methodology), entre otras, y su equipo aprenderá a lidiar mejor con los matices de cada iniciativa. ¡Contar con un sistema que automatice el control también puede ser de gran ayuda!
¿Usted ya cometió alguno de estos errores? ¡Déjenos sus comentarios!