Conozca algunos errores que las empresas hacen frecuentemente en sus presupuestos empresariales y sepa cómo evitarlos
Mejorar el desempeño económico de la organización mediante el aumento de los márgenes y reducción de los gastos es el objetivo de todo el sector financiero. Sin embargo, eso sólo es posible mediante la inversión de tiempo y energía en la elaboración y en el seguimiento del presupuesto, para que así sirva como soporte para la aplicación de la estrategia de la organización.
Para tener un presupuesto bien planificado y adecuado a la realidad de la empresa, es importante prestar atención a algunos factores clave que pueden eliminar errores bien comunes en las empresas. Seleccionamos cinco errores frecuentes que usted puede evitar. Ellos son:
- No ver el presupuesto como factor crítico de la organización. El presupuesto es una pieza clave para apoyar la planificación estratégica de la empresa y por tanto, debe ser visto como una misión crítica dentro de la empresa. De lo contrario, el presupuesto siempre será pobre, con perspectivas irreales y sin aceptación por parte de los líderes de la compañía. Se debe crear consciencia dentro en la organización de que hacer un buen presupuesto es fundamental para el éxito del negocio.
- Ignorar la comunicación en el momento de hacer el presupuesto. Para hacer un buen plan económico financiero, antes que nada, es necesario invertir en la comunicación interna para recopilar información, negociar prioridades, documentar acuerdos, hacer pruebas, notas explicativas, entre otros. La comunicación es fundamental para que el presupuesto represente la realidad de la empresa, sea adoptado por todos legítimamente y se dirija a la consecución de los objetivos estratégicos.
- Tratar a todas las personas de la compañía de la misma forma. Es necesario pensar que las diferentes áreas tienen diferentes necesidades y por lo tanto no se puede usar un único modelo presupuestario para todos los sectores. Es necesario tener flexibilidad a la hora de recopilar la información y negociar la disponibilidad de recursos.
- Hacer la planificación del presupuesto en Excel. Excel es una herramienta muy útil en el día a día de las empresas y satisface las diversas demandas dentro de una organización, pero no es la herramienta ideal para crear una base de datos, ni tampoco para desarrollar un sistema. Para esto, existen otras alternativas que pueden sistematizar la información, que crean control cruzado para cada gasto o ingreso, ya sea por su naturaleza o por su centro de costo. Además, Excel por ser una herramienta abierta, puede traer también otros errores de gestión, por ser alimentado manualmente.
- Pensar en el presupuesto sólo una vez al año. El proceso de creación y planificación del presupuesto puede no ser de los más fáciles de una organización y por lo tanto, es una tendencia entre las empresas sólo pasar por este proceso tan sólo una vez al año. Sin embargo, con un sistema que pueda apoyar este proceso de construcción del presupuesto, sin duda esta será una misión más sencilla y por lo tanto, puede (y debe) ser revisado con más frecuencia. Entre más actualizado esté el presupuesto, representará mejor las necesidades y posibilidades reales de la empresa, mejorando la calidad y la confiabilidad de la información, facilitando también la toma de decisiones de los gerentes.
Evitar que los errores presupuestarios impidan que su organización alcance los objetivos estratégicos es un gran paso para el éxito.
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