Los proyectos son dirigidos por personas responsables que necesitan saber claramente cuales son sus responsabilidades y funciones en el interior. Este es un principio fundamental, sin el cual ningún proyecto podrá ser realizado plenamente. Liderar el proceso de asignación de los recursos humanos en el proyecto, muchos equipos usan la metodología RACI, que en ingles significa Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
En cada uno de estos Ítems, son definidas las personas y como ellas deben actuar. En la categoría Responsible son definidos los responsables por cada actividad, Y puede haber más de una persona por tarea. En la categoría Accountable será escogido quien va presentar cuentas sobre aquella actividad. En ese caso se designa una persona para esta función, Para Consulted serán escogidos los consultores, personas con mas conocimiento sobre el tema, responsables por aportar información importante para la ejecución de la actividad. En esta función la comunicación es esencial. Y en esta última categoría Informed se asignan las personas que tienen que ser informadas sobre el estado y el rendimiento de cada tarea.
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Figura 1 – Matriz RACI [1].
Utilizando la metodología de esta matriz, hace mas evidente quienes son los responsables por el proyecto y quienes son las personas involucradas. Para obtener aun mas eficiencia es aconsejable disponer de una sola función para cada persona, a menos que la persona responsable por el proyecto es también el proveedor de cuentas. si necesita mas de una persona por cada actividad, considere dividir la actividad en dos tareas mas pequeñas.
Recomendación: Por lo menos tener una persona responsable y una persona ejecutora atribuidas para cada línea de la matriz.
La metodología RACI es muy eficiente en la planificación del proyecto, sin embargo, en la practica se pueden presentar algunas dificultades como: Si el ejecutor falta el día de la entrega de la actividad, Quien la conducirá? Por esta razón se recomienda una variación de la matriz RACI indicando sustitutos en el caso de una falta o de licencia.
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Figura 2 – Variación de la Matriz RACI [1]
Según Priscila Nogueira, Directora de Alianzas y Estratégicas de Stratec, la mejor forma de gestionar un proyecto de forma eficiente es definir claramente las responsabilidades de cada uno, negociando con cada uno individualmente. “La herramienta RACI ayuda a definir claramente las responsabilidades, lo que es fundamental para el proyecto y para reducir conflictos”, afirma.
Claudio Bastos, Gerente de Negocios y proyectos de Stratec, en una entrevista para otro articulo, llamo la atención sobre las causas de éxito de un proyecto. “Muchas organizaciones actualmente todavía se engañan a si mismos de que el éxito de un proyecto es entregar un conjunto de actividades para una persona con una “varita mágica” que se titula “Gerente de Proyecto”, sin tener que preocuparse si hay un planificación adecuada y un plan de seguimiento y control compatible con la complejidad del proyecto en cuestión, de manera que puedan ser identificados los riesgos y estos sean solucionados. Sin eso lo que resta es para culpar a la “varita mágica” mas como ella es un elemento imaginario, la culpa siempre recae sobre la persona que fue nombrada como “Director de Proyecto”, dice.
Priscila resalta que la principal ventaja de RACI es que permite identificar de forma bastante simple y directa quien debe ser involucrado en un proyecto o en una actividad específica. El principal desafío es como utilizarla en los planes de acción. Una vez que tengamos solo el campo del responsable “Mi sugerencia es que los planes de acción contengan acciones para garantizar la consulta o el levantamiento de información de las áreas (la “C” de RACI),el resultado de la validación de las acciones con las áreas o las personas que necesitan validar y divulgar en las áreas o personas que deben conocer el resultado de las acciones (el “I” del RACI). Es decir incluir las acciones de levantamiento, validación, y divulgación de los planes de acción, Otra cuestión es que para trabajar como responsable y ejecutor en el plan de acción ,por lo general aconsejo que el “qué ” contenga el nombre de la persona responsable (el “A” de RACI), y los “cómo ” tener el nombre del ejecutor (la ” R” RACI ) . Así que, de alguna manera, es evidente que la acción como un todo tiene un responsable, que responderá por el trabajo realizado por los demás “, dice Priscila.
Otro punto importante que la empresa debe tener en cuenta es la delegación de funciones en el proyecto y la colaboración entre las distintas áreas. De acuerdo con Priscilla, es importante no sólo para negociar con los líderes, sino también con sus jerarquías, por lo que hay una necesidad, las actividades del proyecto se priorizan dentro del área.
Por otra parte, es importante que exista una comunicación fluida entre los empleados. “Es esencial que todo el mundo conozca el proyecto y reciba información acerca de su progreso, que puede lograrse mediante la gestión de la vista de las reuniones de difusión, boletines internos, intranets y contactos personales. La comunicación debe ser parte de un programa de comunicación donde cada uno puede identificar los beneficios corporativos y personales con la ejecución del proyecto “, dice Priscila.
La Gestión Estratégica del software Stratec, permite el acompañamiento y gestión de proyectos de la organización. Dentro del software, puede supervisar los planes de acción, indicadores de los proyectos, y garantizar la transparencia de las empresas a medida que el software proporciona información crucial sobre el proyecto en el modelo de gestión a la vista. También hay un foro en el sistema, donde la gente puede intercambiar ideas y opiniones sobre lo que está sucediendo dentro de la organización o incluso ofrecer sugerencias para el proyecto. Por no hablar de la programación automática de las sesiones, que ayuda a recordar e invitar a todos los empleados necesarios para la reunión, así como al personal informando.
Estas y otras características del software que pueden aprender más por ver nuestros videos, o solicitar una presentación.
[1] ANGOTTI, Kleber. Matriz RACI. Disponível em <http://www.angotti.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=28:matriz-raci&catid=2:gp-informacoes&Itemid=2>. Acesso em 30 de Abril de 2012.