{"id":70696,"date":"2026-05-28T17:15:12","date_gmt":"2026-05-28T20:15:12","guid":{"rendered":"https:\/\/actiosoftware.com\/?p=70696"},"modified":"2026-05-28T17:15:13","modified_gmt":"2026-05-28T20:15:13","slug":"como-fazer-gestao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/actiosoftware.com\/es\/blog\/como-fazer-gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Como fazer gest\u00e3o de documentos em empresas com governan\u00e7a e rastreabilidade\u00a0"},"content":{"rendered":"

Entender como fazer gest\u00e3o de documentos<\/strong> deixou de ser uma quest\u00e3o restrita \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o de arquivos para se tornar essencial no processo de tomada de decis\u00f5es e controles internos. <\/p>\n\n\n\n

Por isso, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/strong><\/a> evoluiu de um amontoado de planilhas e vers\u00f5es paralelas para softwares robustos e eficientes. <\/p>\n\n\n\n

Na pr\u00e1tica, esses programas seguem as normas de gest\u00e3o<\/strong>, seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o de riscos. Neste artigo, vamos entender como fazer uma gest\u00e3o de documentos eficiente e quais programas podem te auxiliar. <\/p>\n\n\n\n

Como fazer gest\u00e3o de documentos na pr\u00e1tica? <\/h2>\n\n\n\n

Para fazer uma gest\u00e3o de documentos a empresa precisa mapear as documenta\u00e7\u00f5es cr\u00edticas<\/strong>, definir os respons\u00e1veis, classificar as informa\u00e7\u00f5es, controlar as vers\u00f5es e monitorar a ader\u00eancia de cada \u00e1rea. <\/p>\n\n\n\n

O objetivo de uma boa gest\u00e3o \u00e9 transformar documentos em ativos confi\u00e1veis para a opera\u00e7\u00e3o, como o POP<\/strong><\/a>, auditoria e tomada de decis\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n

Para que a gest\u00e3o de documentos seja realizada de acordo com as normas ser\u00e1 preciso seguir as defini\u00e7\u00f5es estabelecidas pela ISO 15489<\/strong><\/a>, que define os princ\u00edpios para cria\u00e7\u00e3o, gest\u00e3o de registro e processos de monitoramento. <\/p>\n\n\n\n

1. Diagnostique o acervo documental <\/h3>\n\n\n\n

Entenda quais documentos sustentam a opera\u00e7\u00e3o e a governan\u00e7a<\/strong>, sejam pol\u00edticas, normas internas, procedimentos, manuais, contratos, atas, evid\u00eancias de auditoria ou qualquer registro e documenta\u00e7\u00e3o sobre qualidade, seguran\u00e7a e regula\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n

De acuerdo con la ISO 9001<\/strong><\/a> toda informa\u00e7\u00e3o documentada deve ser tratada como um elemento necess\u00e1rio de apoio \u00e0 opera\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n

2. Defina pol\u00edticas, pap\u00e9is e ciclo de vida documental <\/h3>\n\n\n\n

Ap\u00f3s mapear todo o acervo, ser\u00e1 preciso estabelecer uma pol\u00edtica documental clara, definindo como os documentos s\u00e3o criados, revisados, aprovados, publicados e atualizados. <\/p>\n\n\n\n

Sem o ciclo completo de vida de um documento, indo da cria\u00e7\u00e3o at\u00e9 a publica\u00e7\u00e3o, atualiza\u00e7\u00e3o e, posteriormente, seu descarte, fica imposs\u00edvel entender<\/strong> quais documentos continuam v\u00e1lidos. <\/p>\n\n\n\n

3. Crie os crit\u00e9rios de classifica\u00e7\u00e3o <\/h3>\n\n\n\n

A classifica\u00e7\u00e3o deve ser consistente, sendo preciso organizar os documentos por tipo, \u00e1rea, processo, criticidade, confidencialidade, vig\u00eancia, objetivo ou risco associado. <\/p>\n\n\n\n

Essa classifica\u00e7\u00e3o reduz a depend\u00eancia de conhecimento individual <\/strong>e melhora a capacidade de localizar as informa\u00e7\u00f5es em auditorias e revis\u00f5es. <\/p>\n\n\n\n

4. Estabele\u00e7a controle de vers\u00f5es e vig\u00eancia <\/h3>\n\n\n\n

Em empresas com processos cr\u00edticos, usar um procedimento desatualizado pode gerar falhar graves na opera\u00e7\u00e3o<\/strong>, n\u00e3o conformidade jur\u00eddica e inconsist\u00eancias em auditorias. <\/p>\n\n\n\n

Por isso, cada documento precisa de um status claro e de uma defini\u00e7\u00e3o l\u00f3gica sobre quando ele precisa ser revisado, atualizado e qual o respons\u00e1vel por isso, sendo uma norma estabelecida pela ISO 9001. <\/p>\n\n\n\n

5. Estruture workflows de revis\u00e3o, aprova\u00e7\u00e3o e publica\u00e7\u00e3o <\/h3>\n\n\n\n

O ciclo de revis\u00e3o, aprova\u00e7\u00e3o e publica\u00e7\u00e3o deve ser estabelecido de acordo com a criticidade dos documentos<\/strong>, seguindo uma l\u00f3gica corporativa para cada caso. O importante aqui \u00e9 que o fluxo seja configur\u00e1vel e rastre\u00e1vel. <\/p>\n\n\n\n

Com isso, a organiza\u00e7\u00e3o deixa de reconstruir hist\u00f3rico a partir de e-mails e passa a contar com evid\u00eancias nativas: quem revisou, quem aprovou, quando aprovou, quais altera\u00e7\u00f5es foram realizadas e qual vers\u00e3o foi publicada. <\/p>\n\n\n\n

6. Integre documentos aos processos, riscos e auditorias <\/h3>\n\n\n\n

Uma boa gest\u00e3o documental \u00e9 aquela onde os documentos deixam de ser apenas registros para se conectarem \u00e0 execu\u00e7\u00e3o<\/strong>. Dito isso, normas e procedimentos precisam estar atrelados a processos, controles, riscos e planos de a\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n

Essa \u00e9 uma vis\u00e3o sustentada por diferentes normas, dentre elas a ISO 31000<\/strong><\/a>, que defende a integra\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de riscos \u00e0 governan\u00e7a, \u00e0 estrat\u00e9gia, ao planejamento e aos processos. <\/p>\n\n\n\n

Isso significa que os documentos cr\u00edticos precisam estar associados aos riscos que ajudam a mitigar e aos controles que precisam comprovar. <\/p>\n\n\n\n

7. Monitore indicadores e evid\u00eancias de ader\u00eancia <\/h3>\n\n\n\n

Por fim, uma boa gest\u00e3o documental precisa ser acompanhada por indicadores<\/strong>. Entre os mais relevantes podemos citar: documentos vencidos, pendentes de revis\u00e3o, n\u00famero de acessos, pend\u00eancias por \u00e1reas e n\u00e3o conformidades. <\/p>\n\n\n\n

Esse monitoramento sustenta uma gest\u00e3o baseada em evid\u00eancias. Em vez de depender da percep\u00e7\u00e3o das \u00e1reas, a lideran\u00e7a passa a enxergar onde h\u00e1 falhas, riscos de n\u00e3o conformidade e baixa ader\u00eancia. <\/p>\n\n\n\n

Gest\u00e3o de documentos como a base da governan\u00e7a <\/h2>\n\n\n\n

A gest\u00e3o de documentos \u00e9 a base da governan\u00e7a, pois \u00e9 ela que define como a empresa cria<\/strong>, controla, protege e atualiza as suas informa\u00e7\u00f5es. <\/p>\n\n\n\n

Sem ela, a empresa perde a previsibilidade da execu\u00e7\u00e3o dos processos e, consequentemente, a capacidade de melhor\u00e1-los de forma segura e transparente. <\/p>\n\n\n\n

Para uma empresa madura, os documentos n\u00e3o s\u00e3o apenas suporte administrativo<\/strong>, mas sim uma forma de materializar as decis\u00f5es, pol\u00edticas, crit\u00e9rios e evid\u00eancias, essenciais para toda e qualquer governan\u00e7a. <\/p>\n\n\n\n

Caso a empresa n\u00e3o tenha uma gest\u00e3o de documentos estruturada, fragilidades como exposi\u00e7\u00e3o de dados e pouca seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o podem ser fatais para a corpora\u00e7\u00e3o, pois v\u00e3o contra o que estabelece a LGPD <\/strong><\/a>y ISO\/IEC 27001<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Nessa perspectiva, a documenta\u00e7\u00e3o deixa de ser uma obriga\u00e7\u00e3o operacional e passa a compor a arquitetura de governan\u00e7a corporativa. <\/p>\n\n\n\n

Por isso, \u00e9 essencial que as empresas criem uma gest\u00e3o de documentos integrada,<\/strong> transparente e segura e, para isso, programas que auxiliam na gest\u00e3o documental simplificam todo o processo. <\/p>\n\n\n\n

Quando planilhas e e-mails deixam de ser suficientes? <\/h2>\n\n\n\n

Planilhas e e-mails deixam de ser suficientes na gest\u00e3o de documentos quando a empresa deixa de garantir vers\u00e3o vigente<\/strong>, comprovar ci\u00eancia, controlar acessos, localizar evid\u00eancias rapidamente ou integrar documentos aos processos. <\/p>\n\n\n\n

Geralmente, esses problemas aparecem em se\u00e7\u00f5es de auditorias ou quando h\u00e1 expans\u00e3o do neg\u00f3cio e mudan\u00e7as regulat\u00f3rias. <\/p>\n\n\n\n

O problema n\u00e3o \u00e9 a planilha em si<\/strong>, mas ao utiliz\u00e1-la como mecanismo de governan\u00e7a em ambientes que exigem rastreabilidade e seguran\u00e7a elas logo se mostram ineficientes. <\/p>\n\n\n\n

Isso porque elas podem at\u00e9 ser boas para controles pontuais, mas s\u00e3o fr\u00e1geis em todos os demais pontos, como podemos ver a seguir: <\/p>\n\n\n\n

Sinal de alerta<\/strong> <\/td>Risco gerencial<\/strong> <\/td>Caminho de evolu\u00e7\u00e3o<\/strong> <\/td><\/tr>
Documentos duplicados em diferentes pastas <\/td>Uso de vers\u00e3o incorreta <\/td>Reposit\u00f3rio \u00fanico com versionamento <\/td><\/tr>
Aprova\u00e7\u00f5es por e-mail <\/td>Hist\u00f3rico incompleto <\/td>Workflow formal com trilha audit\u00e1vel <\/td><\/tr>
Controle de vig\u00eancia manual <\/td>Documentos vencidos em uso <\/td>Alertas e status automatizados <\/td><\/tr>
Acessos sem crit\u00e9rio claro <\/td>Exposi\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis <\/td>Permiss\u00f5es por perfil, \u00e1rea e papel <\/td><\/tr>
Auditorias dependem de prints e buscas manuais <\/td>Alto esfor\u00e7o e baixa confiabilidade <\/td>Evid\u00eancias registradas no sistema <\/td><\/tr>
Documentos isolados da opera\u00e7\u00e3o <\/td>Baixa ader\u00eancia aos processos <\/td>Integra\u00e7\u00e3o com riscos, indicadores e planos <\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

Esses pontos s\u00e3o importantes para entender que, independentemente de como fazer gest\u00e3o de documentos em empresas, escolher um local seguro e transparente<\/strong> \u00e9 essencial para que a sua gest\u00e3o, de fato, funcione. <\/p>\n\n\n\n

O que avaliar em um software para gest\u00e3o de documentos? <\/h2>\n\n\n\n

Um bom software para gest\u00e3o de documentos precisa conter ferramentas de controle de vers\u00f5es<\/strong>, automatizar as aprova\u00e7\u00f5es, proteger acessos, registrar as evid\u00eancias e integrar os documentos aos processos e planos de a\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n

Para grandes empresas, o ponto central deve ser a governan\u00e7a e a vis\u00e3o gerencial, n\u00e3o apenas o armazenamento ou digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos. <\/p>\n\n\n\n

Na pr\u00e1tica, a escolha precisa considerar a maturidade <\/strong>da organiza\u00e7\u00e3o. Se o objetivo \u00e9 apenas guardar arquivos, um reposit\u00f3rio pode resolver parte do problema.  <\/p>\n\n\n\n

Mas se a empresa precisa comprovar conformidade, reduzir risco, padronizar processos e integrar documentos \u00e0 execu\u00e7\u00e3o, o sistema precisa ir al\u00e9m. <\/p>\n\n\n\n

Em organiza\u00e7\u00f5es que buscam modernizar a sua gest\u00e3o de documentos, transform\u00e1-los em OCR<\/strong><\/a> <\/strong>e armazen\u00e1-los em softwares de gest\u00e3o \u00e9 a forma mais segura para reduzir riscos, manter informa\u00e7\u00f5es atualizadas e padronizar os processos. <\/p>\n\n\n\n

Como a Actio apoia a Gest\u00e3o de Documentos? <\/h3>\n\n\n\n

A Actio apoia a gest\u00e3o de documentos ao oferecer uma solu\u00e7\u00e3o integrada<\/strong> que conecta os documentos, riscos, estrat\u00e9gias, auditorias e opera\u00e7\u00f5es em uma s\u00f3 plataforma. Ou seja, n\u00e3o h\u00e1 a necessidade de possuir m\u00faltiplos sistemas para gerir e colocar os processos em pr\u00e1tica. <\/p>\n\n\n\n

A solu\u00e7\u00e3o de Gest\u00e3o de Documentos da Actio<\/strong><\/a> \u00e9 uma plataforma completa, que centraliza os documentos, controla acessos, automatiza os fluxos e mant\u00e9m a rastreabilidade. <\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, ela ainda conta com IA integrada, que auxilia na revis\u00e3o dos documentos e compila as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para as auditorias. <\/p>\n\n\n\n

Claro, a plataforma segue todas as exig\u00eancias normativas<\/strong>, como a LGPD e os diferentes ISOs que estabelecem crit\u00e9rios de armazenamento e seguran\u00e7a para cada tipo de documento. <\/p>\n\n\n\n

Para entender como essa ferramenta pode auxiliar no processo de como fazer gest\u00e3o de documentos na sua empresa, fale com um de nossos consultores e agende uma avalia\u00e7\u00e3o gratuita do programa de Gest\u00e3o de Documentos da Actio<\/strong>. <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Aprenda como fazer gest\u00e3o de documentos com governan\u00e7a, rastreabilidade, seguran\u00e7a e integra\u00e7\u00e3o aos processos corporativos. 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