{"id":70696,"date":"2026-05-28T17:15:12","date_gmt":"2026-05-28T20:15:12","guid":{"rendered":"https:\/\/actiosoftware.com\/?p=70696"},"modified":"2026-06-02T21:02:15","modified_gmt":"2026-06-03T00:02:15","slug":"como-hacer-gestion-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/actiosoftware.com\/es\/blog\/como-fazer-gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo hacer gesti\u00f3n de documentos en empresas con gobernanza y trazabilidad\u00a0"},"content":{"rendered":"<p>Entender&nbsp;<strong>c\u00f3mo hacer gesti\u00f3n de documentos<\/strong>&nbsp;ha dejado de ser una cuesti\u00f3n restringida a la organizaci\u00f3n de archivos para convertirse en esencial en el proceso de toma de decisiones y controles internos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por ello, la&nbsp;<a href=\"https:\/\/actiosoftware.com\/es\/blog\/gestion-electronica-de-documentos-gobierno-corporativo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>gesti\u00f3n electr\u00f3nica de documentos<\/strong><\/a>&nbsp;evolucion\u00f3 de un mont\u00f3n de hojas de c\u00e1lculo y versiones paralelas a software robusto y eficiente.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>En la pr\u00e1ctica, estos programas<strong>&nbsp;siguen las normas de gesti\u00f3n<\/strong>, seguridad de la informaci\u00f3n y gesti\u00f3n de riesgos. En este art\u00edculo, entenderemos c\u00f3mo hacer una gesti\u00f3n de documentos eficiente y qu\u00e9 programas pueden ayudarte.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-como-fazer-gestao-de-documentos-na-pratica-nbsp\">\u00bfC\u00f3mo hacer gesti\u00f3n de documentos en la pr\u00e1ctica?&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Para hacer una gesti\u00f3n de documentos la empresa necesita&nbsp;<strong>mapear las documentaciones cr\u00edticas<\/strong>, definir los responsables, clasificar la informaci\u00f3n, controlar las versiones y monitorear la adherencia de cada \u00e1rea.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>El objetivo de una buena gesti\u00f3n es transformar documentos en activos confiables para la operaci\u00f3n, como el&nbsp;<a href=\"https:\/\/actiosoftware.com\/es\/blog\/como-hacer-un-procedimiento-operativo-estandar-en-la-practica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>M\u00c1S<\/strong><\/a>, auditor\u00eda y toma de decisiones.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para que la gesti\u00f3n de documentos se realice de acuerdo con las normas, ser\u00e1 necesario seguir las definiciones establecidas por&nbsp;<a href=\"https:\/\/committee.iso.org\/sites\/tc46sc11\/home\/projects\/published\/iso-15489-records-management.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>ISO 15489<\/strong><\/a>, que define los principios para la creaci\u00f3n, gesti\u00f3n de registros y procesos de supervisi\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-nbsp-diagnostique-o-acervo-documental-nbsp\">1. Diagnosticar el acervo documental&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Entienda qu\u00e9 documentos&nbsp;<strong>Sostienen la operaci\u00f3n y la gobernanza<\/strong>, ya sean pol\u00edticas, normas internas, procedimientos, manuales, contratos, actas, evidencias de auditor\u00eda o cualquier registro y documentaci\u00f3n sobre calidad, seguridad y regulaci\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>De acuerdo con la&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.iso.org\/home\/insights-news\/resources\/iso-9001-explained.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>ISO 9001<\/strong><\/a>&nbsp;toda la informaci\u00f3n documentada debe ser tratada como un elemento necesario de apoyo a la operaci\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-defina-politicas-papeis-e-ciclo-de-vida-documental-nbsp\">2. Defina pol\u00edticas, roles y ciclo de vida documental&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Tras mapear todo el acervo, ser\u00e1 preciso establecer una pol\u00edtica documental clara, definiendo c\u00f3mo los documentos son creados, revisados, aprobados, publicados y actualizados.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Sin el ciclo de vida completo de un documento, desde la creaci\u00f3n hasta la publicaci\u00f3n, actualizaci\u00f3n y, posteriormente, su descarte,&nbsp;<strong>se vuelve imposible entender<\/strong>&nbsp;qu\u00e9 documentos siguen siendo v\u00e1lidos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-3-crie-os-criterios-de-classificacao-nbsp\">Cree los criterios de clasificaci\u00f3n&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>La clasificaci\u00f3n debe ser coherente, siendo preciso organizar los documentos por tipo, \u00e1rea, proceso, criticidad, confidencialidad, vigencia, objetivo o riesgo asociado.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Esta clasificaci\u00f3n&nbsp;<strong>reduce la dependencia del conocimiento individual&nbsp;<\/strong>e mejora la capacidad de localizar las informaciones en auditor\u00edas y revisiones.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-4-estabeleca-controle-de-versoes-e-vigencia-nbsp\">4. Establecer control de versiones y vigencia&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>En empresas con procesos cr\u00edticos, usar un procedimiento desactualizado&nbsp;<strong>puede generar fallas graves en la operaci\u00f3n<\/strong>, no conformidad legal e inconsistencias en auditor\u00edas.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por eso, cada documento necesita un estado claro y una definici\u00f3n l\u00f3gica sobre cu\u00e1ndo necesita ser revisado, actualizado y qui\u00e9n es el responsable de ello, siendo una norma establecida por la ISO 9001.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-estruture-workflows-de-revisao-aprovacao-e-publicacao-nbsp\">5. Estructure flujos de trabajo de revisi\u00f3n, aprobaci\u00f3n y publicaci\u00f3n&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>El ciclo de revisi\u00f3n, aprobaci\u00f3n y publicaci\u00f3n debe establecerse de acuerdo con&nbsp;<strong>criticidad de los documentos<\/strong>, siguiendo una l\u00f3gica corporativa para cada caso. Lo importante aqu\u00ed es que el flujo sea configurable y rastreable.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Con esto, la organizaci\u00f3n deja de reconstruir el historial a partir de correos electr\u00f3nicos y pasa a contar con evidencias nativas: qui\u00e9n revis\u00f3, qui\u00e9n aprob\u00f3, cu\u00e1ndo aprob\u00f3, qu\u00e9 cambios se realizaron y qu\u00e9 versi\u00f3n se public\u00f3.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-6-integre-documentos-aos-processos-riscos-e-auditorias-nbsp\">6. Integre documentos a los procesos, riesgos y auditor\u00edas&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Una buena gesti\u00f3n documental es aquella donde los documentos dejan de ser solo registros para convertirse&nbsp;<strong>conectaremos a la ejecuci\u00f3n<\/strong>. Dicho esto, las normas y procedimientos deben estar vinculados a procesos, controles, riesgos y planes de acci\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Esta es una visi\u00f3n respaldada por diferentes normas, entre ellas la&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.iso.org\/standard\/65694.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>ISO 31000<\/strong><\/a>, que defiende la integraci\u00f3n de la gesti\u00f3n de riesgos a la gobernanza, a la estrategia, a la planificaci\u00f3n y a los procesos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Esto significa que los documentos cr\u00edticos necesitan estar asociados con los riesgos que ayudan a mitigar y con los controles que necesitan probar.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-7-monitore-indicadores-e-evidencias-de-aderencia-nbsp\">7. Monitorear indicadores y evidencias de cumplimiento&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Finalmente, una buena gesti\u00f3n documental&nbsp;<strong>debe ser acompa\u00f1ada por indicadores<\/strong>. Entre los m\u00e1s relevantes podemos citar: documentos vencidos, pendientes de revisi\u00f3n, n\u00famero de accesos, pendientes por \u00e1reas y no conformidades.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Este monitoreo sustenta una gesti\u00f3n basada en evidencias. En lugar de depender de la percepci\u00f3n de las \u00e1reas, el liderazgo pasa a ver d\u00f3nde hay fallos, riesgos de no conformidad y baja adherencia.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-gestao-de-documentos-como-a-base-da-governanca-nbsp\">Gesti\u00f3n de documentos como la base de la gobernanza&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n de documentos es la base de la gobernanza, ya que es ella la que define&nbsp;<strong>c\u00f3mo la empresa crea<\/strong>, controla, protege y actualiza tu informaci\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Sin ella, la empresa pierde la previsibilidad de la ejecuci\u00f3n de los procesos y, consecuentemente, la capacidad de mejorarlos de forma segura y transparente.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para una empresa madura, los documentos&nbsp;<strong>no son solo soporte administrativo<\/strong>, sino una forma de materializar las decisiones, pol\u00edticas, criterios y evidencias, esenciales para toda y cualquier gobernanza.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Si la empresa no tiene una gesti\u00f3n de documentos estructurada, debilidades como la exposici\u00f3n de datos y la poca seguridad de la informaci\u00f3n pueden ser fatales para la corporaci\u00f3n, ya que van en contra de lo que establece la&nbsp;<strong>LGPD&nbsp;<\/strong>y&nbsp;<strong>ISO\/IEC 27001<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Desde esta perspectiva, la documentaci\u00f3n deja de ser una obligaci\u00f3n operativa y pasa a formar parte de la arquitectura de gobierno corporativo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por eso, es esencial que las empresas&nbsp;<strong>Cree una gesti\u00f3n de documentos integrada,<\/strong>&nbsp;transparente y segura, y para ello, programas que ayudan en la gesti\u00f3n documental simplifican todo el proceso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-quando-planilhas-e-e-mails-deixam-de-ser-suficientes-nbsp\">\u00bfCu\u00e1ndo las hojas de c\u00e1lculo y los correos electr\u00f3nicos dejan de ser suficientes?&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Las hojas de c\u00e1lculo y los correos electr\u00f3nicos dejan de ser suficientes en la gesti\u00f3n de documentos cuando la empresa&nbsp;<strong>deja de garantizar versi\u00f3n vigente<\/strong>, comprobar ciencia, controlar accesos, localizar evidencias r\u00e1pidamente o integrar documentos a los procesos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Generalmente, estos problemas aparecen en secciones de auditor\u00edas o cuando hay expansi\u00f3n del negocio y cambios regulatorios.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>El problema no es la hoja de c\u00e1lculo en s\u00ed<\/strong>, pero al utilizarla como mecanismo de gobernanza en entornos que exigen rastreabilidad y seguridad pronto se muestran ineficientes.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Esto es porque pueden ser buenas para controles puntuales, pero son fr\u00e1giles en todos los dem\u00e1s puntos, como podemos ver a continuaci\u00f3n:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Se\u00f1al de alerta<\/strong>&nbsp;<\/td><td><strong>Riesgo gerencial<\/strong>&nbsp;<\/td><td><strong>Camino de evoluci\u00f3n<\/strong>&nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Documentos duplicados en diferentes carpetas&nbsp;<\/td><td>Uso de versi\u00f3n incorrecta&nbsp;<\/td><td>Repositorio unico con control de versiones&nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Aprobaciones por correo electr\u00f3nico&nbsp;<\/td><td>Historial incompleto&nbsp;<\/td><td>Flujo de trabajo formal con rastro auditable&nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Control de validez manual&nbsp;<\/td><td>Documentos vencidos en uso&nbsp;<\/td><td>Alertas y estados automatizados&nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Accesos sin criterio claro&nbsp;<\/td><td>exposici\u00f3n de informaci\u00f3n sensible&nbsp;<\/td><td>Permisos por perfil, \u00e1rea y rol&nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Las auditor\u00edas dependen de capturas de pantalla y b\u00fasquedas manuales.&nbsp;<\/td><td>Alto esfuerzo y baja confiabilidad&nbsp;<\/td><td>Evidencias registradas en el sistema&nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Documentos aislados de la operaci\u00f3n&nbsp;<\/td><td>Baja adherencia a los procesos&nbsp;<\/td><td>Integraci\u00f3n con riesgos, indicadores y planes&nbsp;<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>Estos puntos son importantes para entender que, independientemente de c\u00f3mo hacer gesti\u00f3n de documentos en empresas,&nbsp;<strong>elegir un sitio seguro y transparente<\/strong>&nbsp;es esencial para que su gesti\u00f3n, de hecho, funcione.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-o-que-avaliar-em-um-software-para-gestao-de-documentos-nbsp\">\u00bfQu\u00e9 evaluar en un software de gesti\u00f3n documental?&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Un buen software de gesti\u00f3n de documentos&nbsp;<strong>debe contener herramientas de control de versiones<\/strong>, automatizar las aprobaciones, proteger accesos, registrar las evidencias e integrar los documentos a los procesos y planes de acci\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para grandes empresas, el punto central debe ser la gobernanza y la visi\u00f3n gerencial, no solo el almacenamiento o digitalizaci\u00f3n de documentos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>En la pr\u00e1ctica, la elecci\u00f3n<strong>&nbsp;precisa considerar a maturidade&nbsp;<\/strong>de la organizaci\u00f3n. Si el objetivo es solo guardar archivos, un repositorio puede resolver parte del problema.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Pero si la empresa necesita probar conformidad, reducir riesgo, estandarizar procesos e integrar documentos a la ejecuci\u00f3n, el sistema necesita ir m\u00e1s all\u00e1.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>En las organizaciones que buscan modernizar su gesti\u00f3n documental, transformarlos en&nbsp;<a href=\"https:\/\/actiosoftware.com\/es\/blog\/que-es-ocr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>OCR<\/strong><\/a><strong>&nbsp;<\/strong>y almacenarlos en softwares de gesti\u00f3n es la forma m\u00e1s segura de reducir riesgos, mantener la informaci\u00f3n actualizada y estandarizar los procesos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-como-a-nbsp-actio-nbsp-apoia-a-gestao-de-documentos-nbsp\">\u00bfC\u00f3mo apoya Actio la Gesti\u00f3n Documental?&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Actio apoya la gesti\u00f3n de documentos al ofrecer una<strong>&nbsp;soluci\u00f3n integrada<\/strong>&nbsp;que conecta los documentos, riesgos, estrategias, auditor\u00edas y operaciones en una sola plataforma. Es decir, no hay la necesidad de poseer m\u00faltiples sistemas para gestionar y poner los procesos en pr\u00e1ctica.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>La soluci\u00f3n de&nbsp;<a href=\"https:\/\/actiosoftware.com\/es\/gestion-documental\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Gesti\u00f3n de Documentos de Actio<\/strong><\/a>&nbsp;es una plataforma completa, que centraliza los documentos, controla accesos, automatiza los flujos y mantiene la trazabilidad.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, todav\u00eda cuenta con IA integrada, que auxilia en la revisi\u00f3n de los documentos y compila la informaci\u00f3n necesaria para las auditor\u00edas.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Claro, la plataforma&nbsp;<strong>sigue todos los requisitos normativos<\/strong>, como la LGPD y las diferentes ISO que establecen criterios de almacenamiento y seguridad para cada tipo de documento.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para entender c\u00f3mo esta herramienta puede ayudar en el proceso de c\u00f3mo hacer gesti\u00f3n de documentos en su empresa, hable con uno de nuestros consultores y agende una evaluaci\u00f3n gratuita del programa de&nbsp;<strong>Gesti\u00f3n de Documentos de Actio<\/strong>.&nbsp;<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Aprenda c\u00f3mo hacer gesti\u00f3n de documentos con gobernanza, trazabilidad, seguridad e integraci\u00f3n a los procesos corporativos. 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