Hacer una correcta gestión de KPIs es el camino para mejorar la toma de decisiones y la adopción de acciones correctivas cuando son necesarias, además de la implementación de una cultura de mejora continua en los procesos que están siendo desarrollados.
Trabajar con indicadores de rendimiento no es una práctica nueva, pero muchas empresas todavía no saben exactamente cómo implementar la gestión de sus KPI en el día a día de la organización.
La sigla KPI viene del término Key Perfomance Indicator y se refiere a los datos que son relevantes para medir el desempeño de un proceso y de los involucrados en el mismo.
Los indicadores sirven para que los responsables puedan medir lo que está funcionando bien o no en todos los procesos dentro de la empresa y puedan conocer los problemas y establecer soluciones para optimizar el trabajo.
Establecer un sistema de gestión de KPI también permite rastrear el cumplimiento de las metas de los colaboradores y los ayuda en la priorización de tareas y en la comprensión de sus responsabilidades dentro de la organización.
Lea También: “¿Cómo crear una cultura de seguimiento de KPI?”
Si usted reconoce las ventajas de implementar esta gestión en su empresa, pero no sabe cómo hacerlo, siga a continuación algunos pasos para lograrlo.
Alinee los indicadores con la planificación estratégica
Es fundamental que toda empresa posea una planificación estratégica orientando sus acciones para alcanzar determinados objetivos. Es por medio de esta que los colaboradores comprenden sus papeles y se define cómo los procesos agregarán valor a los productos y/o servicios ofrecidos por la organización.
En la gestión de KPI, es necesario entender completamente los objetivos estratégicos para que sean traducidos en metas alineadas a ellos.
Defina metas realistas
Las metas basadas en la planificación estratégica deben ser relevantes para el negocio, mensurables y realistas, de modo que sea posible establecer un tiempo para que sean alcanzadas y, a partir de ahí, elegir los KPI que serán monitoreados.
Seleccione los KPI
Después de tener metas establecidas, es necesario saber cómo medir si la empresa está caminando hacia el éxito o no. Los indicadores de desempeño tienen por función medir el desempeño del proceso al que se refiere cada meta.
La principal sugerencia para orientar la elección de los indicadores es que no pueden ser difíciles de medir. Vale recordar que ellos deben enfocarse en las tareas que agregan más valor a la cadena productiva.
No se recomienda definir un número exagerado de KPI, como máximo cinco para cada proceso. También es importante indicar quién es el responsable del desempeño de los KPI, sea una persona o un departamento.
Vea También: “Los indicadores de éxito que no puede perder de vista al administrar sus proyectos”
Monitoree los procesos
El siguiente paso es seguir el rendimiento de los procesos para comprobar si el rendimiento está dentro de lo esperado. Los KPI necesitan ser medidos y monitoreados constantemente, de modo que eventuales desviaciones sean percibidas y se tomen medidas correctivas.
Corrija las fallas en su gestión de KPI
Un KPI por debajo de la meta es señal de que una intervención necesita ser hecha para que el rendimiento vuelva al nivel deseado. Para ello, es necesario evaluar las causas para que la corrección se haga en la raíz del problema.
Busque mejorar continuamente
Uno de los principales propósitos de la gestión de KPI debe ser la mejora continua en los procesos, aunque la meta de desempeño esté siendo alcanzada.
Investigar la ocurrencia de retrasos, cuellos de botella y desperdicios es una forma de optimizar los procesos y alcanzar niveles de desempeño cada vez más altos.
Es importante recordar que los KPI necesitan ser auténticos, sobre la base de datos confiables para dirigir a la empresa a una mejor toma de decisiones. La idea es que la empresa no se mantenga estática, pero que dé pasos adelante con la implementación de su gestión.
Dependiendo del tipo de organización, los KPI deben estar alineados con normas como ISO 9001 y PBQP-H, entre otras. Esto quiere decir que la tarea no será tan simple como parece.
De hecho, implementar la cultura de monitorear los KPIs manualmente requiere bastante trabajo, lo que implica la creación de fórmulas y gráficos, un proceso de recolección de datos, además de poner en riesgo la confiabilidad de los mismos. Sin embargo, actualmente existen programas específicos en el mercado que facilitan esta implementación.
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