La gestión de una empresa implica monitorear métricas y resultados con frecuencia, ¿no es así? Es más que eso, es fundamental que los gestores evalúen constantemente sus procesos para garantizar el alcance de sus objetivos estratégicos.
La cuestión es que nadie puede medir los procesos durante su implementación, es necesario que estos estén funcionando desde hace algún tiempo para que sea posible la recolección de datos suficientes para determinar su efectividad y decidir formas de mejora.
Al final, ¿cómo se puede hacer esta evaluación y cómo medir el éxito de los procesos organizacionales? En este artículo, aclaramos lo que necesita ser evaluado y apuntamos buenos indicadores para esa tarea. ¡Continuemos!
Variables de resultado X Variables de ejecución del proceso
Después de la implementación de un proceso, algunas cuestiones pueden ser planteadas, como:
· ¿Qué variables se pueden utilizar para medir la calidad y la cantidad de insumos del proceso?
· ¿Qué variables de ejecución son capaces de interferir en el resultado final?
· ¿Cómo se puede gestionar el impacto de cada variable?
· ¿Qué variables de resultado representan la productividad del proceso?
· ¿Cuáles variables representan la calidad del resultado obtenido?
Para facilitar su resolución, vamos a entender mejor de qué tipos de variables estamos hablando:
Variables de Resultado
La finalidad básica de un proceso es conducir a un equipo en la ejecución de actividades específicas con el propósito de alcanzar un resultado. Sin medir el proceso, es imposible saber si el resultado está siendo alcanzado.
Cada empresa tiene su forma de medir los resultados finales de sus procesos, pues los objetivos pueden ser diferentes en cada caso, pudiendo ser, por ejemplo, nuevos clientes, ganancias o unidades producidas.
Después de medir el resultado, es importante llegar a informaciones como: cantidad de lo que fue producido, calidad de la entrega y tiempo utilizado.
Variables de ejecución del proceso
Las variables de resultado son datos provenientes del funcionamiento del proceso y en ellas no es posible hacer una interferencia directa. Por lo tanto, una forma de garantizar que el resultado final esté de acuerdo con las expectativas iniciales o para que sea posible interferir en él, es fundamental que se haga la gestión de los elementos que lo afectan.
De esta forma, es posible predecir el resultado y analizar cómo una o más variables de ejecución pueden impactar en las variables de resultado, lo que exige que se mida y controle todo lo que puede afectar el resultado final.
Indicadores para medir procesos internos
Para que una organización pueda perfeccionar sus procesos internos, es esencial elegir buenos indicadores que puedan medir si lo que se está haciendo funciona bien o si necesita hacer cambios. La elección de los indicores depende de su objetivo, y algunos de ellos son:
Eficacia del proceso
La idea es medir el rendimiento del proceso para los requisitos específicos de los clientes. Como el proceso necesita tener un propósito que presente una propuesta de valor para el cliente, es esencial que tenga bien definido quién es el cliente, cuál es su problema y cuál es la manera específica del proceso para resolverlo. Cumplir ese propósito es lo que hace que el proceso sea eficaz.
Eficiencia del proceso
Aquí la propuesta es medir los insumos y recursos consumidos por el proceso, de acuerdo con estándares previamente establecidos, lo que permite verificar si la empresa es rentable. Medir la eficiencia del proceso es medir características como confiabilidad y valor agregado.
Las empresas menos eficientes son aquellas que operan en desventaja competitiva, es decir, practican costos más elevados y ofrecen servicios y productos menos confiables o con tiempo de respuesta más lento.
Eficacia del proveedor
Esto mide el rendimiento de un proveedor según los requisitos de proceso especificados, es decir, comprueba si cumple con las necesidades del proceso. Para evitar problemas en este sentido, la empresa necesita especificar adecuadamente qué procesos dependen de sus proveedores para que sea posible atender al cliente en sus propias proposiciones de valor.
Unidades en proceso
Este indicador mide cantidades unitarias de entradas y salidas, que representan la cantidad de lo que está inacabado, o sea, está contenido en el proceso del proveedor al cliente. Esta respuesta es útil para que se tenga una noción real sobre el saldo de oferta y demanda del proceso.
Costo del producto
La propuesta es medir el costo total necesario para la producción y entrega de un resultado, lo que debe incluir entradas, procesamientos y costos de recursos. El costo de un bien vendido, se refiere a costo de los insumos, de la transformación del proceso y costos de soporte que permiten procesar para ejecutar su finalidad.
Es fundamental para la empresa que un proceso retorne el capital invertido, para que esto signifique un resultado financiero exitoso.
Productividad de los recursos
Aquí se mide la proporción entre los resultados producidos por el proceso y los recursos consumidos por este, desde los referentes a equipos e instalaciones a los que se refieren a personas involucradas y tecnología de la información.
Todo activo adquirido por una empresa tiene el propósito de producir beneficios para la misma, por lo que se debe medir si las salidas de recursos consumidos en la ejecución del proceso corresponden a la utilización de los activos de forma productiva.
Tiempo de ciclo del proceso
En este caso, lo que se mide es el tiempo necesario desde el suministro de entrada hasta la entrega de la salida. Se debe evaluar el tiempo desde la solicitud de un pedido al proveedor, hasta la entrega del producto terminado al cliente.
Alineación del proceso
Este indicador mide cuánto corresponden la demanda del cliente, las salidas del proceso y las entradas del proveedor. Un proceso alineado puede proyectar la salida de acuerdo con la capacidad de entradas, para que se cumpla la demanda del cliente en el plazo deseado por este.
¿Y entonces? Con base en estos indicadores, ¿Será más fácil evaluar su gestión de procesos? Comparta con nosotros su opinión en los comentarios.
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