¿Su empresa realiza reuniones de revisión de resultados? ¿Cuál es la frecuencia? ¿Son funcionales? Sugerimos algunas rutinas que ayudarán a mantener el enfoque y a aumentar la productividad.
Continuemos:
No es raro que una empresa se salga un poco de sus estrategias trazadas cuando el momento es de crisis o cuando es necesario «apagar algún incendio». La presión para alcanzar los objetivos financieros y aumentar los ingresos obliga a las organizaciones a poner mucha atención en problemas a corto plazo y acaba dejando de lado todo lo que se ha establecido previamente.
Por eso, las reuniones de revisión de resultados son fundamentales para mantener viva, en la mente de los colaboradores, la necesidad de no cometer desviaciones. De hecho, no estamos hablando de su compañía para ignorar las pendencias diarias, pero es fundamental tomar decisiones informadas y pautadas en la estrategia macro. Así, juntamos ambos conceptos: organización (estrategia) con objetivos (ejecución).
Preparación para la reunión de resultados
En general, la función de la reunión de revisión es exactamente mantener el seguimiento de los resultados, validar las hipótesis y realizar cualquier ajuste necesario para que las operaciones continúen funcionando de forma alineada con lo establecido.
Las reuniones, para que sean productivas, deben involucrar al equipo de operaciones, a los líderes sectoriales y a todos los colaboradores que tengan un papel clave. De esta forma, todos los sectores de la organización estarán representados y las informaciones y resoluciones podrán ser compartidas con el resto de los equipos
En primer lugar, es importante definir quién va a participar en el evento. Citamos algunos cargos anteriormente, pero, fundamentalmente, debe considerar invitar a los siguientes involucrados: director general, director ejecutivo, directores de cada área y los representantes de los equipos. Si es necesario, otros miembros pueden ser invitados. Lo importante es que los decisores tengan papel y lugar en este tipo de encuentro.
En segundo lugar, definir la fecha de la reunión y la pauta. Sobre la fecha, es importante anticipar los encuentros en al menos una semana. De esta forma, todos tendrán tiempo para reunir información, actualizarse sobre el estado actual de los procesos y participar en base a datos concretos. Levantamientos, KPI, informes y todo lo demás debe ser asimilado y estar a disposición en el momento
Sobre el Pauta, informar a los participantes acerca de lo que será visto ayuda a mantener el enfoque durante las reunionesy no cambiar de asunto. La pauta debe ser clara y objetiva. Su equipo puede, por ejemplo, considerar: acciones correctivas para revertir los marcos de los objetivos no alcanzados, aprobar o rechazar sugerencias de modificación en las iniciativas relacionadas con la estrategia, revisar los KPIs y más.
Conducción de la Reunión
La reunión de revisión de resultados no debe confundirse con un momento de briefing de procesos. De hecho, los participantes pueden actualizar a otros sobre las condiciones del avance de los procesos o la ejecución de tareas, pero la reunión no debe enfocarse en fallas por área o en la búsqueda de «culpables». No siempre es tan sencillo obtener respuestas y resultados rápidos, especialmente en las instituciones más complejas
Por lo tanto, una reunión eficiente necesita involucrar a todo el equipo para que las soluciones se encuentren y los problemas se resuelvan juntos. De esta forma, el líder tiene un papel activo en la participación de todos los ejecutivos, siempre buscando generar un clima apropiado. La conducción debe llevar el evento de forma que la responsabilidad sea un sentido estimulado y que los logros y pérdidas sean compartidos.
La reunión también tiene que ser objetiva. Sugiera que los teléfonos móviles sean guardados durante la duración de la misma, desmotive las conversaciones paralelas que no tengan que ver con lo que se debate en la reunión y, en caso de que surja algo pertinente, pero que no se tenga el tiempo necesario, anote como un nuevo ítem para incluir en la agenda de la próxima reunión.
Por último, pero no menos importante, el responsable por la convocatoria y el seguimiento de las acciones deberá consolidar las decisiones y deliberaciones documentando todo en un Acta.
Periodicidad de la reunión de resultados
Las reuniones de seguimiento de resultados pueden tener periodicidades variables con pautas estándar preestablecidas. Cada empresa encuentra la mejor manera de trabajar.
Sin embargo, identificamos que las organizaciones que realizan las reuniones en dos ciclos: uno más corto, denominado monitoreo y control; y otro más largo, denominado aprendizaje estratégico, suelen alcanzar mejores resultados. Los ciclos más cortos pueden ser mensuales y los más largos, trimestrales.
Dejando la reunión de resultados más práctica
Para hacer que su reunión de revisión de los resultados sea más práctica, sugerimos algunas rutinas que ayudarán a mantener el enfoque y aumentar productividad. Estas son:
1. Proyectar los resultados de una de las áreas jerárquicamente subordinadas;
2. Verificar si hay metas no alcanzadas en el área. Si las hay, discutir cuáles son las acciones correctivas para que el resultado negativo no vuelva a repetirse. También es importante verificar las causas por las cuales no fueron alcanzadas y sus justificaciones.
3. – Verificar el cronograma de los proyectos del área – Si hay problemas en el progreso del proyecto, insertar nuevas actividades en el proyecto como tal para corregir el progreso
4. Repetir los pasos 1 a 3 para todas las áreas, siguiendo el orden de jerarquía, es decir, colocando primero las áreas más importantes para el negocio.
¿Su empresa realiza reuniones de revisión de resultados? ¿Con qué frecuencia? ¿Son funcionales? Pues bien, las reuniones de este tipo desempeñan un papel fundamental en la organización de las empresas, el desarrollo de procesos y el seguimiento, tanto sectorial como global de la compañía.
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