Aprenda sobre las novedades en el software GE y cómo usted puede tomar ventaja de las nuevas características Con el objetivo de seguir ayudando a los gestores en la ejecución de su estrategia de negocio, el software de Gestión Estratégica incluye más mejoras para la gestión de proyectos: La bandera de las acciones en atraso. Con esta mejora, los administradores pueden ver si una determinada fecha prevista para la acción no se ha iniciado. Si se supera la fecha de inicio, el software indica inmediatamente con un semáforo en rojo, la acción que la persona responsable debe comenzar a ejecutar inmediatamente. Sin embargo, esta característica sólo funciona cuando la activa el administrador del sistema. Para que se active la alarma, deberá solicitarlo haciendo clic en la casilla “Mostrar el semáforo de las acciones en rojo si la fecha de inicio prevista se excede y no se ha iniciado la acción”. Para activar esta opción, basta con acceder al Menú> Registro> Configuraciones>Pestaña acciones. La casilla de verificación está justo debajo del encabezado “Cálculo del semáforo”. La sugerencia de esta mejora proviene de la empresa RTM, una empresa que funciona como un canal de comunicación en el sector financiero brasileño, que conecta cerca de 500 instituciones y más de 25 proveedores de información, así como servicios en un entorno de nube privada. El responsable de la planificación estratégica, los procesos de negocio y los riesgos de RTM, Luciene Reis, comentó que lo que sucedía en el software antes de sugerir el cambio, es que si el usuario no decía el punto de partida en la acción prevista, el software no enviaba una alerta, ni una recopilación para el usuario hasta la fecha límite de la acción. Así, los gerentes no tenían ni idea si el usuario no había comenzado la actividad. “Por no ser obligados a registrar el inicio de la actividad, siempre nos enfrentamos a la cuestión de si los responsables habían comenzado a tomar medidas. Y sin avisar, a veces, recibíamos la advertencia cuando se debería haber finalizado la acción y de hecho ni siquiera habíamos comenzado”, comentó. La mejora que se ha sugerido para apoyar a RTM por el equipo de soporte de Stratec, se inaugurará en la próxima actualización de software en la versión 6.04, que entrará en vigor el 30 de junio de este año. En resumen, cuando un proyecto está cerrado con atraso, el sistema mostrará la fecha límite y la fecha prevista, lo que indica de manera diferente si el proyecto se terminó a tiempo o no. “Actualmente, el software no compara la fecha prevista con la fecha de vencimiento. Cuando finalice el proyecto, incluso tarde, recibe una pequeña bola azul, como si se hubiera terminado en el momento adecuado. Así que solicita una señalización. Esto diferenciado para advertir que se completó el proyecto, pero con retraso”, comentó Luciene. Según Neidson Silva, Coordinador de Soporte y Homologación de Stratec, la nueva versión del software permitirá visualizar cuando el proyecto se termine tarde y se marcará con una luz roja y azul, lo que indicará el retraso. Con el objetivo de satisfacer mejor las demandas de las personalizaciones en el sistema, Stratec ha implementado recientemente un nuevo proceso de recepción y procesamiento de dichas demandas. A partir de ahora, el cliente envía una sugerencia para la mejora de la zona de soporte, que se remitirá a un Comité de Evaluación para ser aprobado. Luego, el cliente recibe la respuesta de aprobación con el plazo definido. Por lo tanto, las mejoras serán planeadas y desarrolladas. “Recibimos sugerencias diarias. El volumen es a veces muy grande y no todos los indicios de mejora son viables “, explica el Coordinador. Luciene también comentó que el software en RTM se utiliza no sólo para el seguimiento de proyectos, sino también para la aplicación y seguimiento de la gestión estratégica. “En la planificación estratégica, se puede implementar y monitorear metas a través de ventanas en el software. El sistema funciona bien y en relación con él, no tenemos ningún problema “, concluyó.

La nueva funcionalidad del software GE permite que la información estratégica de las organizaciones sea compartida entre los empleados y las partes interesadas. Dentro de las organizaciones, ya sean privadas o públicas, la comunicación es un factor esencial de la motivación y la integración. Es a través de la comunicación, que se crea un sentimiento de unidad y armonía en la empresa. Entre más empleados son vistos como socios y están bien informados acerca de los valores, las metas y estrategias de la empresa, se sienten más involucrados con los objetivos de la organización. Cuando el empleado se siente parte de un todo, entiende la importancia de su trabajo y se esfuerza por cumplir con sus tareas. Para mejorar la comunicación en las empresas, Stratec lanzó una nueva función en la versión 6.1.29 del software de Gestión Estratégica: Una “Consulta Externa”, que permite a los administradores proporcionar pantallas del software con la información estratégica que se presentará en la intranet o en la página web. Según Guilherme Barbassa, Director Ejecutivo de Stratec, el objetivo de esta herramienta es dar transparencia a la gestión estratégica y servir como herramienta de comunicación en las instituciones. “En las empresas privadas esto puede ser una herramienta de comunicación para transmitir cómo es la estrategia de la empresa para los accionistas y empleados. Es posible colocar en la intranet un tablero que muestre los resultados de cada área y los indicadores, haciendo que el rendimiento de la empresa sea conocida por todos”. Además, él comenta que para los organismos públicos tal funcionalidad también puede ser útil, ya que proporcionará transparencia a la actuación de la institución y presenta la justificación de la asignación de los recursos públicos. Cristiano Meireles, Analista de Pruebas y Soporte de Stratec, asegura que la herramienta puede ser utilizada para mejorar la imagen externa de la empresa y da un ejemplo: “Supongamos que un hospital tiene un gráfico que acompaña a la tasa de infección en todo el año. Con esta herramienta, se puede proporcionar el gráfico en el sitio web, de modo que aquellos que acceden a él vean cómo está siendo la evolución mes a mes”, comentó. La característica “Consulta Externa” fue sugerida por un cliente de Stratec, Claudio Oliveira, Coordinador de la Gestión Estratégica de la TRT de la 10 ª Región. Según él, la necesidad de un nombre de usuario y contraseña para acceder a la información del software estaba obstaculizando la difusión de información. “Queríamos trabajar la cultura de gestión resultante trayendo formas de acceso a todos los miembros de la corte, los indicadores y los resultados, creando así posibilidades de monitorización, mejoramiento o buscar procedimientos de corrección con el fin de mejorar el rendimiento de las unidades de la institución”. Según él, la sugerencia fue pensada para ampliar aún más los medios de acceso para ayudar a crear una cultura de mejora continua con la posibilidad de intercambiar experiencias entre las unidades. Stratec siempre incentiva a sus compañeros a enviar propuestas de mejora para el software, ya que considera que una buena idea puede ayudar a la gestión de muchas otras compañías. “La postura de las iniciativas de apoyo de Stratec para ampliar la gestión estratégica de los tribunales del trabajo, ha sido una gran diferencia en el proceso de desarrollo institucional”, comenta Oliveira. La funcionalidad ya está disponible para todos los usuarios que actualicen el sistema a la nueva versión. Para aprender más sobre el software de Gestión Estratégica, vea nuestros videos o solicite una presentación. Para aprender más sobre el software de Gestión Estratégica, vea nuestros videos o solicite una presentación.